A gestão eficiente dos documentos do SESMT é essencial para garantir a conformidade das empresas e, sobretudo, a segurança dos trabalhadores. No entanto, muitas organizações enfrentam desafios significativos nesse processo devido ao alto volume de papéis, exigências regulatórias complexas e a necessidade de aprovação rápida.
De modo geral, empresas de médio e grande porte lidam com um volume massivo de documentos do Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT) como:
A questão é que todos estes documentos precisam ser atualizados e gerenciados continuamente. Neste sentido, a falta de uma gestão eficaz pode resultar em multas, passivos trabalhistas e riscos para os trabalhadores.
Só para ilustrar, segundo a Organização Internacional do Trabalho (OIT), aproximadamente 2,3 milhões de pessoas morrem anualmente por causa de acidentes e doenças ocupacionais. Isso reforça a importância de uma gestão rigorosa e eficiente dos documentos relacionados à Segurança do Trabalho.
O problema é que uma validação manual pode comprometer a precisão e a agilidade do processo, levando a atrasos críticos na aprovação de documentos essenciais para auditorias e fiscalizações. O que fazer nestes casos?
A solução está na automação que pode otimizar a gestão e aprovação dos documentos do SESMT, reduzir erros e garantir conformidade legal. Continue a sua leitura e descubra como isso é possível!
A atuação do SESMT e sua importância
O Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT) tem como objetivo prevenir acidentes e doenças ocupacionais. Assim, garante a segurança e saúde dos colaboradores.
Sua atuação, portanto, é obrigatória conforme a NR-4, norma emitida pelo Governo Federal que define a composição do serviço. Segundo o texto, a equipe do SESMT deve contar profissionais como engenheiros de segurança, técnicos de segurança, médicos do trabalho e enfermeiros.
Essa estrutura acima, a princípio, vai depender do porte e quantidade de funcionários da organização. Em suma, as principais funções do SESMT abrangem:
- identificar e avaliar riscos ocupacionais;
- implementar programas como o PGR e PCMSO;
- investigar acidentes de trabalho;
- treinar e conscientizar colaboradores.
Sendo assim, quando o serviço opera de forma satisfatória, são emitidos vários documentos que registram suas ações, bem como dados importantes sobre o corpo funcional. Neste sentido, a gestão eficiente do SESMT reduz custos com afastamentos, multas e aumenta a produtividade. Mas, acima de tudo, protege os trabalhadores.
Principais desafios da gestão de documentos do SESMT
A importância da atuação dos SESMT é inquestionável, mas apesar disso, a gestão dos documentos que registram seus trabalhos envolve uma série de desafios. Questões estas que, inevitavelmente, podem impactar negativamente a organização.
Entre os principais deles, podemos elencar:
- alto volume documental: empresas de grande porte gerenciam milhares de documentos como PPRA, PCMSO, CAT e ordens de serviço;
- atrasos na aprovação: a dependência de múltiplos setores para essa conferência manual de documentos e gestão pode gerar gargalos operacionais;
- erros manuais: processos manuais são propensos a falhas, inclusive pelo volume de trabalho, comprometendo a precisão das informações;
- conformidade legal: a falta de controle pode resultar em multas e sanções dos órgãos fiscalizadores.
Mas, então, qual seria a solução para mitigar os riscos decorrentes da gestão indevida e, em vez disso, melhorar a aprovação dos documentos do SESMT? Automatizar o recebimento, leitura e validação de arquivos em pdf ou imagem.
Como automatizar a aprovação dos documentos do SESMT?
Seja qual for o porte da organização, o processamento manual de documentos gera grandes desafios, riscos que a sua empresa não precisa mais correr. Para sanar a questão, a Dynadok dispõe de uma solução de automação baseada em Inteligência Artificial (IA) que pode otimizar esse processo.
Validação automática de documentos
A tecnologia criada pela Dynadok permite automatizar a análise de documentos como ASOs e PCMSO, reduzindo drasticamente o tempo gasto com verificações manuais. Dessa forma, as empresas podem processar grandes volumes de dados com eficiência, garantindo que nenhum detalhe importante seja perdido.
Eliminação de erros
Com a automação, inconsistências nos documentos são identificadas com maior precisão, o que garante que apenas dados corretos e completos sejam aprovados. Isso reduz significativamente as chances de problemas legais e operacionais decorrentes de erros humanos.
Rastreabilidade e conformidade
Os documentos são armazenados de forma segura e organizada, com histórico detalhado de acessos e alterações. Isso garante conformidade com as exigências das NRs e facilita a apresentação em auditorias e fiscalizações.
Escalabilidade
Automatizar a conferência de documentos permite que empresas de qualquer porte gerenciem um grande volume de dados sem comprometer a qualidade. Assim, o crescimento da operação não se torna um obstáculo para a gestão eficiente dos materiais do SESMT.
Torne a gestão dos documentos do SESMT mais eficiente
Em suma, a automação documental é a chave para uma gestão mais ágil e precisa do SESMT, garantindo conformidade e segurança no ambiente de trabalho. Diante da importância legal e operacional do serviço, é preciso sanar os desafios enfrentados a partir do excesso de arquivos.
Por isso, não deixe a gestão documental ser um obstáculo para a segurança da sua empresa. Entre em contato com a Dynadok e descubra como usar a automação na análise de documentos para transformar sua operação!
