Gerenciar o reembolso de despesas corporativas é uma daquelas tarefas que consome muito tempo e pode se transformar em um pesadelo para profissionais de RH e gestores de custos. A jornada fica ainda mais lenta quando os comprovantes não seguem um padrão.

Além do excesso de tempo gasto pelo profissional envolvido na operação manual, a sua organização pode perder milhares de reais todos os anos com falhas neste processo. Um estudo feito pela Chrome River Technologies indicou que fraudes em despesas causam prejuízos de US$ 1,9 bilhão por ano às empresas americanas.

Sabemos que toda a operação de receber documentos sem padrão, verificar cada recibo, cruzar os dados e garantir que todas as despesas estejam de acordo com as políticas da empresa é um trabalho minucioso. Quando feito de forma manual, é possível que o processo tenha vários erros.

Logo, é natural que surja o questionamento: como a tecnologia pode ajudar a otimizar o tempo usado na validação de despesas corporativas e tornar o processo mais assertivo?

A resposta está na inteligência artificial (IA). “O trabalho que antes demorava horas ou dias agora é feito em segundos”, diz o CEO da Dynadok, Willian Valadão. A tecnologia desenvolvida é capaz de reduzir em 95% o tempo gasto nas análises documentais. Em empresas que já utilizam a IA da startup, a produtividade aumentou em até 30%.

O desafio da validação manual de reembolso de despesas

Se você já teve que revisar os reembolsos corporativos manualmente, sabe como o trabalho é desafiador. É comum encontrar recibos mal escaneados, valores que não batem, itens que estão fora da política da empresa ou até mesmo documentos faltando.

Além disso, quando o volume de solicitações é grande, o processo se torna ainda mais lento. E não para por aí: cada erro que passa despercebido pode representar um prejuízo financeiro significativo para a empresa, como explicamos na introdução.

Processos manuais podem provocar gastos extras quando não são auditados. Como consequência, é comum que a pressão aumente para os gestores de custos e profissionais de RH.

Veja também: Automatize a validação de documentos de Segurança do Trabalho com IA

Como a IA revoluciona a análise de reembolsos corporativos?

Criamos a nossa tecnologia para receber, processar e validar documentos corporativos em diversos setores da indústria. Contudo, uma experiência pessoal permitiu usá-la para reduzir o tempo da validação de reembolso de despesas corporativas.

Em um almoço de negócios, uma gerente de custos nos perguntou se seria possível usar a inteligência artificial para processar os documentos enviados pelos colaboradores, coletar as informações essenciais e validar ou recusar comprovantes. Com a automação, o que antes levava horas – ou até dias – agora pode ser feito em segundos.

A IA analisa automaticamente os recibos, cruza dados com as políticas da empresa e verifica se o pedido de reembolso está de acordo. Quando o material enviado não cumpre os requisitos, o colaborador é comunicado e deve providenciar as correções.

A tecnologia de processamento inteligente de documentos (IDP), que a Dynadok utiliza, vai ainda além. Ela não só verifica os documentos enviados, mas também aprende com os erros e padrões que encontra, tornando o processo cada vez mais eficiente.

E como ressalta o CEO da Dynadok, Willian Valadão: “Com a nossa tecnologia, conseguimos reduzir em até 95% o tempo de validação de documentos, sem comprometer a precisão”.

Isso significa que, enquanto o sistema trabalha, o time de RH pode focar em outras tarefas mais estratégicas, reduzindo assim o tempo gasto na validação de reembolso de despesas corporativas.

Benefícios da automação para o setor de RH e gestão de custos

Quando falamos em automação, os benefícios vão muito além da agilidade. A inteligência artificial oferece uma precisão que simplesmente não é possível com o trabalho manual.

Ao cruzar automaticamente os dados enviados por diversos colaboradores, ela elimina os erros que acontecem por desatenção ou cansaço, como a aprovação de despesas indevidas ou a perda de prazos importantes. Além disso, o sistema pode processar milhares de documentos ao mesmo tempo, o que não seria possível sem a tecnologia.

E não é só isso. Com a automação dos reembolsos, sua empresa colhe vários benefícios, tais como:

• economia de tempo: processos que antes levavam dias podem ser feitos em minutos;
• redução de erros: a inteligência artificial identifica discrepâncias nos documentos que, no olhar humano, poderiam passar despercebidas;
• mais controle: todos os reembolsos corporativos são validados dentro das regras da empresa, sem que alguém precise ficar conferindo cada detalhe.

Além de tudo, ao configurar o sistema, você pode classificar as despesas de acordo com as regras próprias. No futuro, é possível criar relatórios que facilitem a vida dos gestores financeiros, para que saibam os usos mais comuns e possam promover ajustes.

Ah, não podemos esquecer da auditoria. Este processo manual, que é feito para identificar possíveis falhas, fraudes ou documentos imprecisos, agora pode ser automatizado. Além de reduzir o tempo usado na validação de reembolso de despesas corporativas, a inteligência artificial torna as auditorias muito mais simples e rápidas.

Dynadok: a IA que otimiza a validação de reembolsos

A Dynadok é uma startup que provoca mudanças no mercado corporativo. Com a tecnologia de processamento inteligente de documentos (IDP), ela oferece uma solução que não só acelera o processo de validação de reembolsos, mas também garante que tudo seja feito com precisão.

Para empresas que lidam com um grande volume de reembolsos, essa automação é mais do que bem-vinda. Afinal, sua empresa está cansada de gastar horas conferindo recibos e cruzando dados. Com a IA, essa tarefa fica por conta da tecnologia, e os profissionais podem focar no que realmente importa.

Mais eficiência e redução de custos operacionais

Usar a inteligência artificial para validar reembolsos corporativos vai além da simples economia de tempo. Quando você elimina erros e otimiza o processo, o impacto no orçamento da empresa é direto. Cada despesa aprovada corretamente e cada erro evitado representa uma economia real de recursos.

Além disso, a automação permite que a equipe seja mais enxuta, sem comprometer a eficiência. Em vez de aumentar o time para lidar com o volume crescente de reembolsos, a IA faz o trabalho pesado, o que garante que a empresa continue operando com eficiência máxima.

Se sua empresa ainda aprova manualmente cada reembolso, agora é o momento de tornar esse processo mais eficaz e seguro. Agende uma demonstração e veja como a Dynadok está pronta para ajudá-lo a otimizar a sua operação.