Validar documentos, independente do setor de atuação, é um processo complexo e que exige muita atenção. Se as informações precisam ser cruzadas entre vários arquivos, o processo fica ainda mais complexo, não é mesmo?
Se você atua na construção civil, já parou para listar quantos dados precisa lidar todos os dias? Muitos, certo? A checagem e validação de laudos e licenças interfere no funcionamento da empresa e pode afetar o funcionamento de outros setores quando todo o trabalho é feito de forma manual.
Logo, é comum que surja um questionamento sobre como fazer uma conferência automatizada na construção civil.Isso já é possível?
A automação para validação de documentos, impulsionada pela inteligência artificial (IA), pode revolucionar essa conferência e gerar resultados melhores, proporcionar mais agilidade, precisão e eficiência.
“A Inteligência Artificial (IA) já se tornou uma ferramenta essencial para a otimização de processos de trabalho, e uma de suas aplicações mais promissoras é analisar e validar documentos. Essa tecnologia permite realizar tarefas de forma rápida e eficiente,” afirma Willian Valadão, CEO da Dynadok.
Veja também: Use a tecnologia para validar documentos da saúde do trabalhador
Quais documentos podem ter conferência automatizada na construção civil?
A princípio, uma vasta gama de dados podem passar pela conferência automatizada neste segmento. Por exemplo:
- contratos e aditivos contratuais: análise de cláusulas, prazos e assinaturas;
- documentos trabalhistas: folhas de ponto, recibos de pagamento e comprovantes de treinamento de segurança;
- laudos técnicos e ambientais: atestados de inspeções, medições e avaliações ambientais exigidos por órgãos reguladores;
- licenças e autorizações: licenças de construção, alvarás e certificados de habite-se;
- relatórios e atas: registros de reuniões de obra, controle de cronogramas e relatórios de progresso.
É possível automatizar a análise de diversos documentos e direcionar o trabalho humano para tarefas mais complexas. Com o sistema desenvolvido pela Dynadok, a inteligência artificial lê imagens e pdfs para extrair dados e validar as informações obrigatórias em pouco tempo.
“Atualmente, a maior parte das tecnologias de validação documental utiliza o Robotic Process Automation (RPA), que apresenta um resultado inferior ao Intelligent Document Processing (IDP). Essa nova tecnologia de IA traz maior precisão e agilidade, sendo uma escolha estratégica para setores como a construção civil,” explica Willian.
Como referência, aqui estão alguns documentos que podem ter sua conferência automatizada:
PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos
É o documento que identifica, avalia e controla os riscos ocupacionais presentes no ambiente de trabalho, visando a prevenção de acidentes e doenças.
PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
Documento em que são estabelecidas medidas para monitorar e preservar a saúde dos trabalhadores, incluindo a realização de exames médicos admissionais, demissionais e periódicos.
ASO – Atestado de Saúde Ocupacional
Documento que comprova a aptidão do trabalhador para exercer determinada função, emitido após a realização dos exames médicos previstos no PCMSO.
CNDT – Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
Este documento comprova a inexistência de débitos trabalhistas da empresa, sendo exigida em licitações e outras situações.
Cartão de ponto do trabalhador
Dentre os documentos que podem ter sua conferência automatizada na construção civil está o arquivo utilizado para registrar os horários de entrada e saída do trabalhador.
Ficha de EPI – Ficha de Entrega de Equipamento de Proteção Individual
Documento que registra a entrega dos equipamentos de proteção individual aos trabalhadores, garantindo a segurança no trabalho.
CNPJ – Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica
Cadastro que identifica as empresas e outras entidades, contendo informações como nome empresarial, atividade econômica e endereço.
Contrato Social de clientes e fornecedores
Documento que estabelece as regras e condições da relação entre a empresa e seus clientes ou fornecedores.
GFD – Guia FGTS Digital + Comprovante de Pagamento
Documento que comprova o recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) dos trabalhadores.
DCTFWeb – Documento de Arrecadação (DARF) + Comprovante de Pagamento
Documento utilizado para declarar e recolher tributos federais, como o Imposto de Renda e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
NR-10 – Certificado de Capacitação de Eletricista (NR-10 – Segurança em Instalações e Serviços com Eletricidade)
Certificado que comprova a capacitação do eletricista para trabalhar com segurança em instalações e serviços elétricos.
CND Federal – Certidão Negativa de Débitos Federais
Documento que comprova a inexistência de débitos da empresa com a Receita Federal e outros órgãos federais.
CND Municipal – Certidão Negativa de Débitos Municipais
Comprova a inexistência de débitos da empresa com a prefeitura do município onde está localizada.
CND Estadual – Certidão Negativa de Débitos Estaduais
Comprova a inexistência de débitos da empresa com o governo do estado onde está localizada.
CRF FGTS – Certificado de Regularidade do FGTS
Certificado que comprova a regularidade da empresa em relação ao recolhimento do FGTS dos seus trabalhadores.
Além de fazer a conferência individual de cada arquivo, com o uso da tecnologia, é possível cruzar dados entre eles e fazer a validação documental de uma forma completa, mais rápida e com menos erros. Desta forma, sua operação ganha em agilidade.
Como funciona a conferência automatizada de documentos?
De forma bem resumida, vamos supor que você tenha que analisar um contrato de um prestador de serviço, e ele tenha informações que estão em um orçamento inicial feito pelo setor de compras.
O cruzamento de dados entre arquivos diferentes vai exigir um trabalho manual complexo, que demanda muita concentração. Além disso, qualquer dificuldade de localizar um dos documentos pode tornar o processo ainda mais lento.
Quando você configura uma tecnologia para automatizar a validação de documentos, o trabalho inicial envolve a programação dos dados que serão checados. Depois disso, é necessário ensinar a IA como lidar em casos de dados divergentes ou ausentes.
Depois de programado, o sistema receberá cada documento e iniciará a sua validação de forma automatizada. Trabalhos complexos que poderiam consumir dias da sua equipe podem ser concluídos em poucas horas.
Além de dispensar a intervenção manual de analistas, a automação reduz o tempo de processamento e, principalmente, a possibilidade de erros na conferência de documentos.
Quais são os benefícios da automatização documental?
Sabia que 35% do tempo dos profissionais da engenharia se perdem em tarefas improdutivas, incluindo a busca de informações? Pois bem, as vantagens de automatizar a conferência de documentos já começam aí. Este tipo de medida libera recursos humanos para atividades mais estratégicas, como planejamento e inovação.
Além disso, ao implementar a conferência automatizada na construção civil, minimizam-se erros decorrentes da exaustão ou distração humana. Isso garante maior confiabilidade nos processos, inclusive por facilitar o acesso, organização e rastreamento de informações importantes.
Por fim, a automação documental identifica dados inconsistentes ou incompletos antes de serem submetidos a órgãos reguladores. Isso se dá principalmente por ser uma solução avançada que se adapta às necessidades específicas do setor.
“De acordo com a DataIntelo, o mercado de Intelligent Document Processing (IDP) deve crescer 37,5% apenas entre 2024 e 2027. Isso reforça o papel fundamental que essa tecnologia terá no futuro da gestão documental e na transformação digital de setores como a construção civil,” destaca Valadão.
Com a automação da validação de documentos e conferência na construção civil, você pode transformar a gestão, assegurar eficiência, precisão e conformidade legal, enquanto libera tempo e energia para construir o futuro.
Fundada em 2024, a Dynadok é responsável pela validação automatizada de documentos em setores como educação, medicina e construção civil. As empresas recorrem a nossa tecnologia para agilizar processos, reduzir custos e eliminar os erros manuais na análise de dados.
Diga adeus à conferência manual. Agende uma demonstração e veja, na prática, como automatizar a análise de documentos em sua operação.
