A terceirização já faz parte da rotina de empresas de todos os portes. Segundo a CNI, cerca de 80% das companhias brasileiras adotam o modelo em pelo menos um setor. Em 2023, mais de 4,3 milhões de profissionais atuaram como terceirizados, com destaque para serviços de limpeza, segurança, tecnologia e RH.

O modelo apresenta agilidade operacional, mas também aumenta os riscos jurídicos e trabalhistas quando existe falha na gestão de documentos de terceiros. Na prática, a área deve cuidar da análise e validação de contratos, certidões, ASO, fichas de EPI, comprovantes de pagamento e laudos de segurança, dentre outros.

Toda essa documentação deve cumprir prazos e estar em conformidade com a legislação. Só que, com a alta demanda, muitas empresas podem sobrecarregar os analistas e ter falhas na conferência das informações. Uma solução viável para ganhar agilidade e reduzir erros é a automação com uso de Inteligência Artificial (IA).

Neste artigo, você vai entender quais são os documentos obrigatórios, os riscos da gestão manual e como a automação pode reduzir falhas, garantir compliance e transformar a operação. Leia com atenção!

Por que a gestão de documentos de terceiros é um ponto crítico para sua empresa?

Controlar corretamente a documentação de terceiros é, de fato, uma exigência legal. Desde a aprovação da Lei nº 13.429/2017, que regulamenta a terceirização no Brasil, a contratante passou a ter responsabilidade subsidiária sobre os encargos trabalhistas dos prestadores de serviço.

Sendo assim, caso a empresa terceirizada não cumpra com suas obrigações, quem contratou pode ser acionado judicialmente para responder por salários, encargos sociais, indenizações e outros débitos. Por isso, falhas na gestão de documentos de terceiros abrem brechas para diferentes riscos, por exemplo:

• trabalhistas: ações judiciais por falta de pagamento de direitos, como FGTS e INSS;
• jurídicos: multas e penalidades por ausência de comprovação legal;
• reputacionais: danos à imagem da empresa em casos de acidentes, denúncias ou irregularidades.

São impactos que, sem dúvidas, comprometem a confiança de clientes, parceiros e investidores. Além de afetar contratos importantes. Ademais, a legislação exige que a contratante mantenha controle sobre documentos-chave, como:

• contratos detalhados com cláusulas de segurança e obrigações legais;
• folhas de pagamento, guias de INSS e FGTS quitadas;
• ASO, laudos de saúde, fichas de EPI, PCMSO e PGR.

Todos esses documentos precisam ser monitorados de forma contínua, pois fiscalizações do Ministério do Trabalho, da Receita Federal e de auditorias externas são frequentes. E não para por aí! Decisões recentes do STF reforçam que a contratante só se isenta de responsabilidade se conseguir provar que fiscalizou adequadamente.

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Quais são os documentos mais importantes na gestão de terceiros?

A fim de garantir conformidade legal e segurança nas operações terceirizadas, é fundamental que a contratante exija e mantenha sob controle um conjunto mínimo de documentos. Esses registros comprovam o cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e de segurança por parte da prestadora e de seus colaboradores.

De modo geral, a gestão de documentos de terceiros pode ser dividida em três blocos. Explicaremos melhor abaixo!

Documentos da empresa prestadora

São registros que atestam a regularidade jurídica e fiscal da contratada, como:

• CNPJ ativo e atualizado;
• contrato social ou estatuto;
• certidões negativas de débitos (INSS, FGTS, Receita Federal, estadual e municipal);
• alvará de funcionamento e licenças específicas, quando aplicável.

Documentos dos funcionários terceirizados

São as comprovações de vínculo e cumprimento das obrigações trabalhistas, por exemplo:

• contrato de trabalho individual;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• holerite e comprovantes de recolhimento de encargos;
• ficha de entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), assinada.

Documentos de Saúde e Segurança do Trabalho

Essenciais para garantir a integridade física dos trabalhadores e o cumprimento da legislação, abrangendo:

• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
• certificados de treinamentos obrigatórios, como os previstos nas NRs (ex: NR-6, NR-10, NR-35).

Muita coisa, não é mesmo? Apesar do volume, manter esse conjunto documental atualizado e acessível reduz significativamente os riscos de passivos trabalhistas e autuações. Logo, evita interrupções operacionais em caso de auditorias ou fiscalizações.

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O que sua empresa perde com a gestão manual de documentos de terceiros?

A gestão manual destes documentos costuma envolver planilhas, e-mails, pastas físicas ou digitais desorganizadas. Quando se trata de uma empresa de pequeno porte, o modelo pode até funcionar. Entretanto, à medida que o negócio cresce, o procedimento dificulta o controle eficiente, o que abre espaço para uma série de falhas operacionais e legais:

• erros humanos: falhas na inserção de dados, documentos trocados ou incompletos;
• prazos vencidos: ausência de alertas automáticos pode resultar em documentos expirados sem renovação;
• documentos extraviados: arquivos armazenados de forma descentralizada comprometem a rastreabilidade;
• dificuldade de auditoria: localizar comprovantes e registros em inspeções pode consumir tempo e gerar não conformidades.

Tantos problemas impactam diretamente a eficiência da equipe e aumentam o custo operacional. Ocorre que há um ponto ainda mais crítico: o custo oculto da não conformidade. É o caso de uma multa por descumprimento de norma trabalhista. Ou, a responsabilização subsidiária em um processo judicial e a perda de uma certificação.

Fatores que certamente geram prejuízos altos e recorrentes. Por isso, automatizar a gestão de documentos de terceiros é uma decisão estratégica que pode otimizar toda a sua operação.

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Como a automação com IA transforma a gestão dos documentos de terceiros?

Ao substituir tarefas manuais repetitivas, a implementação de uma solução de automação com inteligência artificial (IA) deixa a gestão de documentos de terceiros mais segura, rápida e escalável. De modo geral, a tecnologia é capaz de processar os arquivos e extrair dados automaticamente de guias, laudos e certificados. Isso elimina a digitação manual.

Além disso, os documentos são validados com base em regras personalizadas, ajustadas às exigências de cada operação, como prazos de validade, tipos de arquivo aceitos e obrigações específicas por setor. A automação documental também envia alertas automáticos para materiais vencidos ou ausentes e centraliza as informações.

Ao usar a solução de processamento inteligente de documentos criada pela Dynadok, a gestão tem visão completa do status de conformidade de cada fornecedor. A automação entrega ganhos diretos em vários pontos da operação, por exemplo:

• redução de riscos legais com validações constantes e documentação atualizada;
• agilidade em auditorias e processos de fiscalização, com dados organizados e acessíveis;
• ganho operacional, com menos retrabalho e equipes focadas em tarefas de maior valor;
• padronização e centralização das informações, eliminando falhas por dispersão de dados.

Com o uso de algoritmos avançados, é possível analisar e homologar documentos com alta precisão, de forma automática e sem interrupções no fluxo de trabalho. O processo é adaptado às regras específicas de cada operação, com validações configuráveis conforme exigências legais e internas.

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