A contratação de um novo funcionário é seguida de uma sequência de documentos pessoais e exames que precisam ser validados pelo time de RH/ DP, de acordo com cada organização. As equipes internas precisam lidar com a coleta, verificação e arquivamento de uma série de arquivos, de acordo com as normas da CLT
E o que fazer quando o volume de contratação é grande e as equipes são enxutas? A missão do gestor é sempre melhorar a eficiência e cumprir os prazos, sempre apertados.
Quando a análise de documentos admissionais é feita de forma manual, o processo será lento e pode levar alguns dias para validação de um ou mais candidatos. Se o volume de contratação for alto, a etapa de validação pode consumir semanas.
A legislação trabalhista brasileira exige agilidade e conformidade no processamento desses documentos. O registro em carteira, por exemplo, deve ser realizado em até 48 horas, conforme o artigo 29 da CLT. Além disso, não se pode reter versões originais por mais de cinco dias, segundo a Lei 5.553/68.
O descumprimento dessas regras pode gerar sanções legais e comprometer a credibilidade da empresa, além de criar gargalos operacionais nos processos de admissão. A automação é uma boa forma de agilizar a realização deste trabalho.
A tecnologia oferece rapidez e precisão, elimina falhas e garante conformidade com a legislação. Além de aliviar a carga operacional, o uso da inteligência artificial para validar documentos admissionais permite liberar as equipes de RH para atividades estratégicas, melhorando a produtividade e a experiência dos novos contratados.
O que é automação de documentos admissionais?
O fluxo de trabalho dentro do RH é complexo e interfere diretamente no andamento dos negócios. Após conduzir um processo seletivo, o setor receberá uma lista de documentos e precisa auditar cada arquivo para cumprir os prazos e liberar o trabalhador para atuação.
Quando falamos em automação nesta tarefa, nos referimos ao uso da tecnologia para receber, processar e validar informações essenciais, sem necessidade da intervenção humana. Em casos complexos, o sistema emitirá uma notificação para que um colaborador analise a situação.
A automação para documentos admissionais criada pela Dynadok usa um conjunto de tecnologias, dentre elas o IDP e IA, para interpretar, extrair e validar informações de documentos em diversos formatos, como PDFs e imagens. Na prática, isso elimina a necessidade de revisão manual, reduz o tempo de processamento e minimiza erros.
É possível, por exemplo, que o candidato aprovado submeta os documentos em um ambiente virtual e o sistema fará o reconhecimento das informações. Caso algo não esteja de acordo, o usuário receberá um alerta e terá que enviar outro material.
Da mesma forma, a ficha de registro, contrato de trabalho e atestado de saúde ocupacional são anexados ao processo. Em seguida, a IA fará o cruzamento de informações essenciais para liberar o funcionário para atuação.
Conforme estudo da Deloitte, a automação de processos administrativos pode reduzir os custos em até 30% e aumentar a produtividade. “Conseguimos reduzir em até 95% o tempo gasto nas análises de documentos admissionais. O trabalho que antes demorava horas ou dias agora é feito em segundos”, afirma Willian Valadão, CEO da Dynadok.
Quais são os benefícios da automação para o RH?
Acima, já falamos sobre a redução de erros e aumento da produtividade quando citamos o uso da automação para validar documentos admissionais. Abaixo, veja mais detalhes sobre estes benefícios.
Redução do tempo de análise
Se, por um lado, a operação manual pode levar dias, com a tecnologia da Dynadok, a análise é concluída em algumas horas. O sistema recebe cada documento e já inicia a extração dos dados importantes.
Se necessário, é possível localizar informações complementares em outros documentos e cruzar os dados. Um exemplo deste uso é quando um contratado envia dados do RG, CPF e comprovante escolar. Na outra ponta, um especialista encaminha o exame admissional. Neste caso, a IA avalia o documento médico para ver se o profissional foi aprovado.
Em termos práticos, isso significa que, em períodos de contratações em massa, empresas podem integrar novos colaboradores com muito mais rapidez.
Eliminação de erros humanos
Os processos manuais estão sujeitos a falhas como perda de documentos ou preenchimento incorreto. Só para ilustrar, estudos apontam que até 23% das falhas administrativas são causadas pela exaustão dos colaboradores.
Neste sentido, a automação para validar documentos admissionais é uma solução eficiente. A tecnologia da Dynadok identifica inconsistências nos arquivos e sinalizam problemas imediatamente, garantindo maior precisão na operação.
Agilidade em auditorias e conformidade
Setores regulados, como mineração e indústria, exigem conformidade rigorosa com legislações trabalhistas e ambientais. Por exemplo, o eSocial e o FGTS precisam ser auditados regularmente.
“As mineradoras contratam muitas empresas terceirizadas para suas obras e projetos. Para garantir que esses fornecedores estejam em dia com suas obrigações, é necessário conferir uma alta quantidade de documentos todos os meses,” explica Valadão.
Imagina fazer isso de forma manual e ainda ter que localizar milhares de documentos que têm dados relacionados entre si. É um trabalho que demanda várias semanas e pode ser otimizado com o uso da tecnologia.
Com a Dynadok, essa auditoria é automatizada, reduzindo os riscos de multas e atrasos.
Setores que se beneficiam da automação para validar documentos admissionais
Embora as vantagens da automação abranjam todas as áreas, alguns setores, em particular, levam vantagem com o uso da tecnologia. Conheça abaixo!
Recursos Humanos
Empresas que enfrentam picos sazonais de contratação agilizam a integração de novos colaboradores com o auxílio da tecnologia. A Dynadok automatiza a análise de documentos, liberando a equipe de RH para se concentrar em atividades estratégicas, como formação dos novos funcionários.
Educação
Instituições de ensino, sobretudo universidades, lidam com altos volumes de contratos e certificados para professores, alunos e funcionários. A automação simplifica esse processo, o que melhora a agilidade e a conformidade.
Indústria e mineração
De acordo com o Instituto Brasileiro de Mineração (Ibram), o setor de mineração criou mais de 218 mil empregos diretos em 2024. Empresas da área precisam lidar com documentos como PCMSO, PGR e ASO, além de relatórios mensais sobre tributos e seguros.
“Com a Dynadok, mineradoras economizam tempo e garantem que fornecedores e colaboradores estejam devidamente regularizados,” destaca Valadão.
Administração pública
Órgãos públicos também lidam com grandes volumes de admissões e precisam garantir conformidade com legislações trabalhistas. A automação reduz burocracias e acelera os processos admissionais, promovendo eficiência no serviço público.
Diga adeus aos processos manuais e traga agilidade para a sua operação. Com a solução inovadora da Dynadok, seu time ficará livre para ações mais estratégicas. Entre em contato, agende uma demonstração e veja como a IA vai automatizar a validação dos documentos admissionais da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Por que automatizar a validação de documentos?
A automação da validação de documentos é crucial para empresas que lidam com grandes volumes de documentos, como atestados de saúde ocupacional e PCMSO. Entre os motivos: maior eficiência, precisão e organização.
Qual é o impacto da adoção de IA na validação de documentos nas empresas?
A implementação de IA na validação de documentos pode reduzir o tempo de análise em até 90%, otimizando processos internos e aumentando a segurança.
Como automatizar a análise de documentos?
A automação da validação de documentos é realizada através da implementação de tecnologias como Inteligência Artificial (IA) e Processamento Inteligente de Documentos (IDP). Soluções especializadas, como a Dynadok, utilizam IA para validação rápida e precisa.
Quais são os benefícios de automatizar a validação de documentos?
A automação da validação de documentos oferece múltiplos benefícios, incluindo: escalabilidade, redução de erros, agilidade, velocidade e segurança jurídica.
Em quais setores a automação da validação de documentos é mais vantajosa?
Setores que processam grandes volumes de documentos, como construção civil, mineração, indústria e saúde, obtêm vantagens significativas com a automação. Ela garante precisão e conformidade, independentemente da quantidade de páginas analisadas.
