Background check: limites legais e documentos que a empresa pode pedir

Background check é a verificação de antecedentes de um candidato antes da contratação, e no Brasil ele só é lícito quando cada informação pedida tem finalidade ligada à vaga. A empresa pode conferir identidade, formação, experiência e registros exigidos por lei, mas a Lei 9.029/1995, a LGPD e a tese do TST no IRR 243000-58.2013.5.13.0023 proíbem exigências discriminatórias e limitam a certidão de antecedentes criminais a funções específicas.

Pontos-chave

• O Tribunal Superior do Trabalho fixou, no IRR 243000-58.2013.5.13.0023 (DEJT de 21/09/2017), que exigir certidão de antecedentes criminais sem justificativa legal, de natureza do ofício ou de fidúcia especial gera dano moral in re ipsa.
• A Lei 9.029/1995 define como crime a exigência de teste, exame ou atestado relativo a esterilização ou estado de gravidez, com pena de detenção de um a dois anos e multa.
• A mesma Lei 9.029/1995 prevê multa administrativa de dez vezes o maior salário pago pelo empregador, elevada em 50% na reincidência.
• A LGPD limita o tratamento de dados ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III) e permite multa de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50.000.000,00 por infração (art. 52, II).
• No 2026 Trust in Hiring Report da GCheck, 93% de 1.500 candidatos nos Estados Unidos admitiram ao menos uma forma de exagero ou falsificação no processo seletivo.
• A certidão de antecedentes criminais da Polícia Federal é gratuita, sai online em até 30 minutos e vale 90 dias.

O que é background check e o que ele pode verificar no Brasil?

Background check (verificação de antecedentes) é o conjunto de checagens que a empresa faz sobre um candidato antes de contratá-lo: identidade, formação, histórico profissional, referências e, em casos específicos, registros criminais. No Brasil, não existe uma lei única sobre background check, então o limite vem da combinação de Constituição, CLT, Lei 9.029/1995, LGPD e jurisprudência trabalhista.

A Constituição Federal estabelece a base. O art. 5º, X, declara invioláveis “a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas”, com direito a indenização por dano material ou moral. O art. 7º, XXX, proíbe diferença de critério de admissão por motivo de sexo, idade, cor ou estado civil, e o inciso XXXI proíbe discriminação nos critérios de admissão da pessoa com deficiência.

O que separa verificação legítima de investigação invasiva?

A verificação legítima confere se o que o candidato declarou é verdadeiro e se ele cumpre requisitos objetivos da vaga. Um diploma exigido para o cargo, um registro profissional obrigatório, uma CNH para motorista e a identidade civil são exemplos de checagem ligada à função. A investigação invasiva busca informações que não têm relação com o trabalho, como vida familiar, religião, convicção política, saúde ou gravidez.

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018) dá o critério prático para essa separação. O art. 6º exige finalidade (“propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular”), adequação e necessidade, definida como a “limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades”. Cada item do background check precisa responder: para que a empresa precisa dessa informação nesta vaga?

Background check é o mesmo que análise de documentos admissionais?

Não. A análise de documentos admissionais acontece depois da aprovação, para registrar o empregado, e segue obrigações legais como a anotação na CTPS. O art. 29 da CLT dá ao empregador o prazo de 5 dias úteis para anotar a data de admissão, a remuneração e as condições especiais. O background check vem antes, durante a seleção, e confere a veracidade do que o candidato apresentou. A lista dos documentos obrigatórios na contratação está no guia sobre quais documentos pedir na admissão de um funcionário.

Por que o background check virou pauta do RH?

O background check virou pauta porque a distância entre o currículo declarado e o histórico real é grande e pouco verificada. O 2026 Trust in Hiring Report da GCheck ouviu 1.500 adultos empregados em tempo integral nos Estados Unidos, entre 14 e 22 de fevereiro de 2026, e 93% admitiram ao menos uma forma de exagero ou falsificação. Apenas 26% dos que exageraram disseram que alguém conferiu as informações e encontrou a discrepância.

Os números mostram que o problema não está só no exagero de habilidades. Um quarto dos respondentes da GCheck admitiu formação acadêmica falsa, e 27% admitiram referências falsas. Uma pesquisa da resume.io com 600 profissionais norte-americanos, divulgada pela CPA Practice Advisor em 22 de julho de 2026, encontrou 21,5% que mentiram no currículo no último ano.

Fonte: GCheck, 2026 Trust in Hiring Report (2026); resume.io, via CPA Practice Advisor (2026).

Os dois estudos são norte-americanos e não devem ser lidos como retrato do mercado brasileiro, mas indicam o tipo de falha que o background check precisa cobrir. A GCheck também registrou que 33% pediram a um colega que se passasse por gestor numa referência, e 27% usaram IA durante uma entrevista ao vivo.

O que a lei permite e proíbe no background check?

A lei brasileira permite verificar informações ligadas à função e proíbe qualquer prática discriminatória no acesso ao emprego. O art. 1º da Lei 9.029/1995 diz que “É proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho”, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, “entre outros”. A expressão final deixa a lista aberta.

Quando a empresa pode pedir certidão de antecedentes criminais?

A empresa pode pedir certidão de antecedentes criminais quando houver previsão legal, quando a natureza do ofício justificar ou quando o cargo exigir grau especial de fidúcia. Essa é a tese do Tribunal Superior do Trabalho no IRR 243000-58.2013.5.13.0023, com DEJT disponibilizado em 21/09/2017. A tese lista como exemplos empregados domésticos, cuidadores de crianças, idosos ou pessoas com deficiência, motoristas rodoviários de carga, bancários e afins, trabalhadores com substâncias tóxicas, entorpecentes e armas, e quem lida com informações sigilosas.

Fora dessas hipóteses, o item III da tese do TST diz que a exigência “caracteriza dano moral in re ipsa, passível de indenização”, independentemente de o candidato ter sido admitido. Dano in re ipsa é o dano presumido, que dispensa prova de sofrimento. Segundo o Migalhas, a Subseção I de Dissídios Individuais (SDI-1) deliberou por quatro horas, com relatoria do ministro Augusto César e redação das teses pelo ministro João Oreste Dalazen.

A decisão não foi unânime. O ministro Aloysio Corrêa da Veiga, um dos três votos contrários ao dano moral, ponderou que “só há dano moral se as certidões forem usadas para propósitos ilegais”, segundo o Migalhas. A maioria, porém, fixou a tese vinculante.

O que a LGPD exige de quem faz background check?

A LGPD exige base legal, transparência e limite de uso para cada dado do candidato. O art. 7º permite o tratamento para cumprimento de obrigação legal (inciso II) e para procedimentos preliminares relacionados a contrato a pedido do titular (inciso V). Dados sensíveis, como saúde, origem racial, religião e biometria, seguem as hipóteses mais restritas do art. 11. O art. 20 garante revisão de decisões tomadas “unicamente com base em tratamento automatizado”, o que inclui perfis profissionais.

Fonte: elaboração própria com base na Constituição Federal (1988), Lei 9.029/1995, Lei 13.709/2018 e TST (2017).

Quais documentos a empresa pode pedir ao candidato e quais não pode?

A empresa pode pedir documentos que comprovem identidade, requisitos da vaga e informações declaradas pelo candidato. Isso inclui documento de identificação com foto, CPF, comprovantes de formação quando o cargo exige formação, registro em conselho profissional quando a profissão é regulamentada, CNH para funções de direção e cartas ou contatos de referência fornecidos pelo próprio candidato.

A certidão de antecedentes criminais entra apenas nas hipóteses da tese do TST. Quando cabível, a certidão da Polícia Federal é a opção mais simples: é gratuita, sai online com espera de até 30 minutos e vale 90 dias, segundo o portal gov.br. Para fins civis, essa certidão só considera condenações com trânsito em julgado.

A empresa não pode pedir teste ou atestado de gravidez, laudo de esterilização ou qualquer declaração sobre planejamento familiar, porque a Lei 9.029/1995 trata essa exigência como crime. Também não deve pedir informação sobre religião, filiação sindical, opinião política, orientação sexual ou situação familiar, que não têm relação com a capacidade de trabalho e, em vários casos, são dados sensíveis pela LGPD.

Consulta de crédito, investigação de redes sociais e pesquisa de processos judiciais ficam numa zona que exige justificativa caso a caso. A tese do TST trata apenas da certidão criminal, mas a lógica é a mesma: se a informação não serve à função, ela não deve ser coletada. Dado público continua sendo dado pessoal sob a LGPD.

Como o background check é feito hoje e onde falha?

O background check costuma ser feito por e-mail, planilha e conferência visual de PDFs enviados pelo candidato. O analista de RH recebe arquivos de formatos diferentes, abre um a um, compara com o currículo e anota o resultado. Em seleção de volume, a etapa vira gargalo.

• A conferência visual não detecta adulteração: um diploma ou uma carta de referência editada passa pelo olho do analista quando a montagem é bem feita, e a fraude só aparece depois da contratação.
• O pedido padronizado ignora a vaga: o mesmo pacote de documentos, com certidão criminal incluída, vai para todos os cargos, o que contraria a tese do TST e cria passivo de dano moral.
• Os dados ficam espalhados: cópias de documentos ficam em e-mails, pastas compartilhadas e celulares, sem controle de acesso, contrariando o dever de segurança do art. 46 da LGPD.
• Não há prazo de descarte: documentos de candidatos não aprovados permanecem guardados sem finalidade, quando o art. 16 da LGPD determina a eliminação após o término do tratamento.
• As referências não são confirmadas na origem: o RH liga para o número indicado pelo candidato, sem conferir se ele pertence à empresa citada, o que abre espaço para o falso gestor.
• O critério não fica registrado: sem registro de quais documentos foram pedidos e por quê, a empresa não consegue demonstrar necessidade se for questionada pelo candidato, pela Justiça do Trabalho ou pela ANPD.

Como montar um background check dentro da lei, passo a passo?

O background check dentro da lei começa pela vaga e termina no descarte dos dados.

1. Mapeie as vagas e o que cada uma exige. Liste os cargos e, para cada um, os requisitos objetivos: formação, registro profissional, CNH, acesso a valores ou a informações sigilosas.
2. Defina o pacote de documentos por cargo. Monte um checklist diferente para cada grupo de vagas, e inclua a certidão de antecedentes criminais só nos cargos que se encaixam na tese do TST. Registre no checklist o fundamento: previsão legal, natureza do ofício ou fidúcia especial.
3. Informe o candidato antes de coletar. Explique quais documentos serão pedidos, para que serão usados, por quanto tempo serão guardados e quem terá acesso, como exige o art. 9º da LGPD. Faça isso por escrito, antes da coleta.
4. Colete por um canal único e seguro. Substitua e-mail e mensagens por um portal ou formulário com controle de acesso. Isso atende ao art. 46 da LGPD.
5. Confira autenticidade e coerência. Valide se o documento é íntegro, se os dados batem com o currículo e com os demais documentos, e se certidões e registros podem ser confirmados na fonte oficial. Para referências, confirme o contato pelo canal oficial da empresa citada.
6. Garanta revisão humana nas reprovações. Se alguma etapa for automatizada, mantenha um analista responsável pela decisão final e registre o motivo. O art. 20 da LGPD assegura ao titular a revisão de decisões tomadas unicamente por tratamento automatizado.
7. Descarte o que não for mais necessário. Defina prazo de guarda para candidatos não aprovados e elimine os documentos ao fim do processo, salvo obrigação legal. Mantenha só o registro de que a verificação foi feita.

O cuidado com o tratamento dos arquivos depois da coleta está detalhado no guia de LGPD e documentos com dados pessoais na empresa.

Como escolher entre verificação manual, empresa terceirizada e IA?

A escolha depende do volume de contratações, do tipo de vaga e da capacidade de demonstrar conformidade. A verificação manual funciona para poucas contratações por mês, mas não escala e deixa pouco rastro. A empresa terceirizada de background check traz método, mas transfere dados do candidato a um operador, o que exige contrato com cláusulas de proteção de dados.

Fonte: elaboração própria com base na Lei 13.709/2018 (arts. 20, 37 e 46).

Qualquer que seja o modelo, a responsabilidade pela escolha do que pedir continua com a empresa contratante, que é a controladora dos dados. Segundo a Convergência Digital, a tomada de subsídios da ANPD sobre decisões automatizadas recebeu 124 contribuições, com consenso sobre revisão humana em decisões de alto risco, como crédito e emprego.

Quais erros no background check geram processo trabalhista ou multa?

Os erros mais caros no background check são os que transformam a verificação em discriminação ou em tratamento excessivo de dados.

• Pedir certidão de antecedentes criminais para todas as vagas: fora das hipóteses do TST, a exigência gera dano moral in re ipsa, e cada candidato que forneceu a certidão pode pedir indenização, contratado ou não.
• Exigir teste ou atestado de gravidez: a Lei 9.029/1995 trata a prática como crime, com detenção de um a dois anos e multa, além da multa administrativa de dez vezes o maior salário pago.
• Usar o histórico criminal como filtro automático: a recusa sem análise da função contraria a tese do TST e, se feita por sistema, ainda abre o direito de revisão do art. 20 da LGPD.
• Pesquisar a vida pessoal do candidato em redes sociais: coletar religião, opinião política ou vida familiar viola a intimidade protegida pelo art. 5º, X, da Constituição e pode revelar dados sensíveis sem base no art. 11 da LGPD.
• Guardar documentos de reprovados por tempo indeterminado: a retenção sem finalidade descumpre o art. 16 da LGPD e expõe a empresa a sanções de até 2% do faturamento, limitadas a R$ 50.000.000,00 por infração.
• Dispensar um empregado com base em informação discriminatória obtida no background check: o art. 4º da Lei 9.029/1995 garante reparação por dano moral e a opção entre reintegração com ressarcimento integral ou remuneração em dobro do período de afastamento.

O risco de fraude documental, por outro lado, é o que justifica fazer a verificação. Como os golpes com diplomas e comprovantes adulterados seguem padrões conhecidos, vale treinar a equipe nos sinais descritos no guia sobre recrutamento em volume e validação de documentos de candidatos.

Como a Dynadok apoia o background check documental no RH?

A Dynadok é uma plataforma de IA que identifica, extrai e valida documentos em vários formatos e layouts, de imagens a PDFs. No background check, a plataforma recebe os documentos do candidato por envio direto, aplica checklists configurados por tipo de documento e cruza as informações entre eles, sinalizando divergências para o analista de RH. Segundo a Dynadok, a validação automática “reduz até 95% do tempo gasto com validação manual”.

O desenho por checklist ajuda a cumprir a tese do TST e a LGPD, porque o pacote de documentos de cada cargo fica definido e registrado. A Dynadok informa que consulta ou emite 27 certidões e verificações diretamente em fontes governamentais e internacionais, o que permite confirmar documentos na origem em vez de confiar em cópias.

Em depoimento no site da Dynadok, Chrystiano Mincoff, diretor executivo de Experiência e Permanência, relata 90% de assertividade, com 9 de cada 10 cadastros validados pela IA sem ajuda humana.

Leia também no blog da Dynadok:

• LGPD e segurança da informação na validação documental com IA: guia completo
• Como automatizar a conferência da CTPS digital e dos documentos admissionais
• 5 benefícios do uso da IA na admissão digital. Automatize o seu RH
• Como montar um checklist de validação para cada tipo de documento
• Tecnologia acelera a análise de documentos admissionais e facilita a vida do RH

Perguntas frequentes sobre background check

Background check é permitido no Brasil?

Sim, o background check é permitido no Brasil, desde que cada verificação tenha relação com a vaga e não seja discriminatória. Não há lei específica sobre a prática, então os limites vêm da Constituição, da Lei 9.029/1995, da LGPD e da tese do TST sobre certidão de antecedentes criminais.

O candidato precisa autorizar o background check?

O candidato precisa ser informado sobre o background check, mesmo quando a base legal não for o consentimento. O art. 9º da LGPD garante acesso facilitado a informações sobre finalidade, forma e duração do tratamento. A empresa deve comunicar por escrito o que será verificado.

A empresa pode exigir certidão de antecedentes criminais de todos os candidatos?

Não. A tese do TST no IRR 243000-58.2013.5.13.0023 só admite a certidão de antecedentes criminais com previsão legal, por natureza do ofício ou por grau especial de fidúcia. Exigida de todos os candidatos, sem distinção de cargo, a certidão gera dano moral presumido.

Quais cargos justificam pedir certidão de antecedentes criminais?

A tese do TST cita como exemplos empregados domésticos, cuidadores de crianças, idosos ou pessoas com deficiência, motoristas rodoviários de carga, trabalhadores da agroindústria com ferramentas perfurocortantes, bancários e afins, quem atua com substâncias tóxicas, entorpecentes e armas, e quem lida com informações sigilosas. A lista é exemplificativa.

Qual o valor da indenização por exigir certidão criminal indevidamente?

A tese do TST não fixa valor para a indenização por exigência indevida de certidão de antecedentes criminais. O item III diz apenas que o dano moral é in re ipsa, ou seja, presumido, e que existe mesmo que o candidato tenha sido contratado. O valor é definido pelo juiz em cada caso.

Onde o candidato emite a certidão de antecedentes criminais?

A certidão de antecedentes criminais federal é emitida pela Polícia Federal no portal gov.br, de graça. O atendimento online é imediato, com espera de até 30 minutos. Em caso de homonímia ou divergência no CPF, o candidato vai a uma unidade da Polícia Federal, e o documento fica pronto em até 15 dias.

Qual a validade da certidão de antecedentes criminais da Polícia Federal?

A certidão de antecedentes criminais da Polícia Federal vale 90 dias, segundo o portal gov.br. Se a seleção passar desse prazo, a empresa pode pedir nova emissão, desde que a vaga justifique a exigência.

Processo criminal em andamento aparece na certidão da Polícia Federal?

Não para fins civis. A certidão da Polícia Federal considera apenas condenações com trânsito em julgado e informa “NADA CONSTA” quando não há condenação definitiva. Isso segue o art. 5º, LVII, da Constituição, que presume a inocência até o trânsito em julgado da sentença penal condenatória.

A empresa pode pedir teste de gravidez na admissão?

Não. O art. 2º, I, da Lei 9.029/1995 define como crime a exigência de teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativa a esterilização ou estado de gravidez. A pena é detenção de um a dois anos e multa, além das sanções administrativas do art. 3º da mesma lei.

A empresa pode consultar o CPF do candidato em birôs de crédito?

A consulta de crédito só se sustenta quando a função envolve gestão de valores ou fidúcia especial, e mesmo assim precisa de finalidade informada. A tese do TST trata da certidão criminal, mas o princípio da necessidade da LGPD vale para qualquer dado. Para a maioria das vagas, a consulta é excessiva.

A empresa pode investigar as redes sociais do candidato?

A empresa pode olhar o perfil profissional público ligado à vaga, mas não deve coletar informações sobre religião, opinião política, vida familiar ou orientação sexual. Esses dados violam a intimidade protegida pela Constituição e, em vários casos, são dados sensíveis pela LGPD, com hipóteses de tratamento restritas.

Checar referências com ex-empregadores é permitido?

Sim, a checagem de referências é permitida quando se limita a confirmar cargo, período e desempenho profissional. O cuidado é confirmar o contato pelo canal oficial da empresa citada: no estudo da GCheck de 2026, 33% dos candidatos admitiram pedir a um colega que se passasse por gestor.

O que fazer com os documentos de candidatos não aprovados?

Os documentos de candidatos não aprovados devem ser eliminados ao fim do processo seletivo, salvo obrigação legal de guarda. O art. 16 da LGPD determina a eliminação após o término do tratamento.

Quem responde se a empresa terceirizada errar no background check?

A empresa contratante responde como controladora dos dados, porque é ela que define quais informações são buscadas e para quê. O fornecedor de background check atua como operador. O contrato deve fixar finalidade, segurança e prazo de guarda.

Qual a multa da ANPD por violar a LGPD no recrutamento?

A multa simples prevista no art. 52, II, da LGPD chega a 2% do faturamento da empresa no Brasil no último exercício, excluídos os tributos, limitada a R$ 50.000.000,00 por infração. As sanções aplicadas pela ANPD são publicadas no Portal da Transparência, segundo a própria autoridade.

A IA pode reprovar um candidato sozinha no background check?

A IA pode sinalizar divergências, mas a reprovação deve ter revisão humana. O art. 20 da LGPD dá ao titular o direito de pedir revisão de decisões tomadas unicamente por tratamento automatizado, inclusive as que definem perfil profissional. A Nota Técnica nº 12/2025 da ANPD registrou convergência sobre supervisão humana para mitigar discriminação.

O background check pode verificar dados de saúde do candidato?

Não no background check. Dados de saúde são sensíveis pelo art. 5º, II, da LGPD e só podem ser tratados nas hipóteses do art. 11. A avaliação de aptidão para o trabalho é feita pelo exame médico ocupacional, conduzido por médico, e não por pesquisa do RH.

Mentir no currículo é comum?

Sim, segundo pesquisas norte-americanas. A resume.io ouviu 600 profissionais e encontrou 21,5% que mentiram no currículo no último ano. No relatório da GCheck de 2026, com 1.500 candidatos, 25% admitiram formação acadêmica falsa e 45% admitiram alterar datas de emprego.

Como verificar se um diploma apresentado pelo candidato é verdadeiro?

O diploma é verificado em duas frentes: integridade do arquivo, para detectar edição ou montagem, e confirmação na origem, junto à instituição de ensino. A análise deve comparar nome, curso e datas com o currículo.

Discriminar candidato no background check gera quais sanções além da indenização?

A Lei 9.029/1995 prevê multa administrativa de dez vezes o valor do maior salário pago pelo empregador, elevada em 50% em caso de reincidência, e proibição de obter empréstimo ou financiamento em instituições financeiras oficiais. Essas sanções se somam à indenização por dano moral devida ao candidato.

Conclusão

O background check é lícito no Brasil quando cada documento pedido tem ligação com a vaga, quando o candidato sabe o que está sendo verificado e quando os dados são descartados ao fim do processo. A tese do TST no IRR 243000-58.2013.5.13.0023 limita a certidão criminal a funções específicas, a Lei 9.029/1995 pune a discriminação com multa de dez vezes o maior salário pago, e a LGPD exige o mínimo necessário. Para conferir documentos de candidatos em escala, com checklist por cargo e revisão humana, solicite uma demonstração da Dynadok.

Como citar este artigo

ABNT: DYNADOK. Background check: limites legais e documentos que a empresa pode pedir. Blog Dynadok, 16 out. 2026. Disponível em: https://blog.dynadok.com/departamento-pessoal/background-check-limites-legais/. Acesso em: 16 out. 2026.

APA: Dynadok. (2026, 16 de outubro). Background check: limites legais e documentos que a empresa pode pedir. Blog Dynadok. https://blog.dynadok.com/departamento-pessoal/background-check-limites-legais/

Referências

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BRASIL. Lei nº 9.029, de 13 de abril de 1995. Proíbe a exigência de atestados de gravidez e esterilização, e outras práticas discriminatórias. Brasília: Presidência da República, 1995. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9029.htm. Acesso em: 16 out. 2026.

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BRASIL. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (texto compilado). Brasília: Presidência da República. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709compilado.htm. Acesso em: 16 out. 2026.

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