A gestão de documentos trabalhistas é uma das atividades mais desafiadoras para os departamentos de Recursos Humanos. A análise e validação de acordos coletivos, checagem de contratos e o controle de exames médicos periódicos são processos que exigem tempo, precisão e conformidade com as normas legais.
Com a crescente complexidade das exigências trabalhistas, muitas empresas enfrentam dificuldades para manter todos os arquivos atualizados, o que pode resultar em atrasos, multas e outros problemas. A automação acelera os processos do RH, sendo uma solução prática para garantir agilidade e conformidade na gestão de documentos.
Por isso, é importante estruturar os processos dentro do RH para identificar quais documentos são recebidos, avaliados e validados, quais dados são checados e estruturar um processo com inteligência artificial para que esta operação seja otimizada. É possível, por exemplo, automatizar a leitura de contratos, controle de férias e exames periódicos.
Por que automatizar os processos do RH na gestão de documentos trabalhistas?
Essa é uma abordagem estratégica que permite às empresas reduzir o tempo gasto com tarefas repetitivas e burocráticas, além de minimizar erros humanos. Por exemplo, quanto tempo um analista leva para validar os documentos para contratação de um funcionário? E se a demanda for maior, para aprovar a entrada de 100 novos empregados?
O uso da automação para fazer o processamento inteligente de documentos garante mais precisão na validação dos arquivos, o que aumenta a eficiência operacional e garante o cumprimento das obrigações legais. Além disso, libera o time para situações mais críticas que exigem uma abordagem mais humana.
Em suma, os principais benefícios da automação na gestão de documentos trabalhistas abrangem:
- redução do tempo de análise e validação de documentos, permitindo que a equipe de RH foque em atividades estratégicas;
- diminuição de erros humanos na conferência dos arquivos, o que assegura conformidade com normas trabalhistas;
- armazenamento seguro e centralizado, facilitando o acesso e a auditoria;
- alertas automáticos para vencimentos e prazos legais, prevenindo penalidades.
Mas, como isso se dá na prática? Ou seja, quais os impactos reais do uso da automação para melhorar o trabalho de conferência de documentos dentro do RH e na rotina da empresa?
1. Validação de acordo coletivo
Acordos coletivos são instrumentos jurídicos fundamentais que estabelecem condições de trabalho específicas, sendo estas negociadas entre empregadores e sindicatos. No Brasil, cada unidade da federação pode ter sindicatos locais, o que deixa a gestão documental ainda mais complexa.
Imagine então a seguinte situação: sua construtora contrata mão de obra em um estado e executa um projeto em outro. Além disso, para suprir uma demanda urgente, o RH seleciona novos colaboradores no local do projeto.
No cenário acima, sua equipe estará vinculada a dois sindicatos, com acordos coletivos específicos. Administrar isso de forma manual pode gerar falhas no controle de horas trabalhadas, custo por hora extra e desacordo em benefícios. Ou seja, sua empresa corre sérios riscos legais.
Como a automação para acelerar o processo de análise e validação de documentos do RH ajuda:
- verificação automática das cláusulas e conformidade com as regras estabelecidas;
- comparação de versões anteriores para garantir atualizações corretas;
- notificações automáticas para acompanhamento das renovações e cumprimento de prazos.
Com a automação, as empresas garantem que os acordos estejam sempre atualizados e em conformidade com a legislação, reduzindo o risco de disputas trabalhistas. Tudo isso sem gerar atrasos no andamento dos projetos por demora na conferência de documentos admissionais.
2. Checagem de contratos
A gestão de contratos dos empregados é um processo crítico que envolve o controle de prazos, cláusulas específicas e obrigações legais. Qualquer erro ou documento não atualizado pode resultar em passivos trabalhistas.
A automação na gestão de documentos trabalhistas contratuais ajuda em:
- análise rápida e precisa para acelerar a validação dos contratos para garantir a conformidade com leis trabalhistas;
- criação de fluxos de aprovação de documentos trabalhistas de forma automatizada, reduzindo o tempo de espera;
- centralização dos contratos em uma plataforma segura e de fácil acesso.
A conferência automatizada de documentos trabalhistas reduz o tempo de análise e minimiza erros, garantindo que todas as obrigações contratuais sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos. Com a ajuda da inteligência artificial, a sua equipe será liberada para tarefas mais estratégicas e processos que necessitem de uma interpretação mais humanizada.
3. Exames médicos periódicos
O controle de exames médicos, como é o caso do atestado de saúde ocupacional, é essencial para garantir a saúde e segurança dos trabalhadores. A legislação exige que essas avaliações sejam realizadas em períodos específicos e que seus registros sejam mantidos organizados.
Automatizar a análise e validação de exames médicos ocupacionais facilita a vida do RH da seguinte forma:
- monitoramento de prazos de exames periódicos com alertas automáticos;
- armazenamento seguro de atestados e laudos médicos, acessíveis em tempo real;
- relatórios de conformidade para auditorias internas e externas.
A automação na gestão de documentos trabalhistas garante que nenhum exame médico fique pendente. Isso evita problemas legais e assegura um ambiente laboral mais seguro para todos.
4. Gestão de férias
Administrar as férias pode ser um desafio para o RH, especialmente em empresas com um grande número de colaboradores. O controle manual pode levar a erros de cálculo e conflitos de agenda.
Usar a IA para automatizar a análise de férias dos trabalhadores traz benefícios como:
- planejamento automatizado com base nas regras da CLT e políticas internas;
- cálculo preciso de períodos aquisitivos e concessivos;
- integração com folha de pagamento para processamento eficiente.
Ao automatizar a validação das férias dos colaboradores, o RH terá uma gestão mais ágil e poderá cumprir os prazos legais, evitando conflitos e sobrecargas de trabalho.
5. Convenções Coletivas de Trabalho (CCT)
Acima, falamos sobre os acordos coletivos, processo que é feito entre o sindicato e uma determinada empresa. Contudo, este não é o único documento que pode garantir benefícios específicos para uma determinada categoria profissional.
As Convenções Coletivas de Trabalho (CCT) são acordos firmados entre sindicatos de empregados e empregadores, estabelecendo condições que devem ser seguidas por todas as empresas de uma determinada categoria. Estes documentos podem ser nacionais ou estaduais, o que gera uma complexidade para o RH controlar no dia a dia.
Ao automatizar análise de Convenções Coletivas de Trabalho, o RH é beneficiado em:
- análise automática das regras previstas na CCT para cada categoria de colaboradores;
- notificação sobre mudanças e prazos de renovação;
- organização centralizada das convenções por categoria e validade.
Usar a IA para automatizar a análise e validação das convenções coletivas facilita o cumprimento das normas estabelecidas nas convenções, reduzindo riscos de não conformidade e possíveis sanções.
Transforme a gestão do seu RH com automação inteligente
Como demonstramos acima, processos como a validação de acordos coletivos, checagem de contratos, controle de exames médicos periódicos, gestão de férias e acompanhamento de convenções coletivas podem ser complexos e suscetíveis a erros quando realizados manualmente. Você não precisa mais correr tais riscos!
Com a automação na validação documental criada pela Dynadok, sua empresa garante uma gestão eficiente, segura e ágil, reduz riscos trabalhistas, minimiza erros operacionais e aumenta a produtividade da equipe. Entre em contato, solicite uma demonstração do nosso sistema e descubra como podemos ajudar a reduzir burocracias em seu RH.
