Imagine a seguinte situação: uma transportadora precisa liberar um caminhão com carga urgente. Para isso, a equipe deve, claro, revisar documentos e notas fiscais de transporte. Agora, quem atua com grandes frotas, com processos manuais, o trabalho é lento e com maiores chances de erros.
Neste cenário, a tecnologia é um agente facilitador. Por isso, apresentaremos alguns dos benefícios da automação documental na logística.
Atrasos na conferência de documentos ou falhas na checagem dos dados podem provocar atrasos significativos, que impactam toda a cadeia de distribuição. Apesar de hipotético, este exemplo mostra um cenário real (e comum) que mostra a importância da automação documental.
De modo geral, processos manuais de gerenciamento e conferência de documentos consomem, de forma substancial, o tempo produtivo de uma equipe. Além disso, a alta repetitividade das tarefas aumenta o risco de falhas humanas como informações incompletas ou erros de digitação.
Esta situação gera multas, atrasos e prejuízos para a sua empresa. A boa notícia é que a automação documental pode eliminar esses problemas. Continue a leitura para saber mais!
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Principais desafios da validação manual de documentos na logística
A logística é, sem dúvidas, uma das áreas críticas para que uma empresa tenha sucesso operacional. Mas, não se trata apenas de fazer com que as entregas sejam feitas corretamente ou da organização das rotas. A verdade é que, por trás de toda essa operação, está a necessidade de uma gestão documental eficiente.
Ao ler sobre os benefícios da automação documental na logística, processo que reduz erros e colabora com a melhor utilização da frota, sua empresa terá processos mais ágeis e precisos. Chegou o momento de abandonar a validação manual.
Perda de tempo e eficiência
De modo geral, equipes que fazem todo o processo de validação manualmente podem levar horas ou até dias para finalizar determinadas tarefas, sobretudo quando há grandes volumes de documentos. Imagine quanta papelada uma operação de transporte internacional, por exemplo, envolve?
Como já mencionamos, o trabalho repetitivo pode levar ao erro. Como consequência, qualquer preenchimento incorreto de uma declaração aduaneira resulta na retenção de mercadorias. Isso fatalmente atrasa a entrega por semanas.
Não à toa, um relatório da PwC apontou que a logística corresponde a 39% dos processos de automação nas empresas.
Risco de erros humanos
Este tema merece mais aprofundamento antes de mencionar os benefícios da automação documental na logística. De modo geral, a validação manual exige alto nível de concentração.
No entanto, estamos falando de equipes que, naturalmente, já lidam com volume alto de tarefas diárias.
Neste sentido, a repetitividade só aumenta a probabilidade de erros. É o caso de um analista que confere manualmente centenas de notas fiscais por dia. As chances de inserir um número incorreto são grandes.
Por mais compreensível que seja, esse erro gera consequências sérias como: inconsistências no estoque, multas fiscais e a perda de clientes.
Eleva os custos operacionais
A revista Business-it, de Portugal, apresentou um relatório em que aponta que 48% das empresas ainda fazem a maior parte de seus processos de forma manual. Os motivos podem até variar, mas o resultado é um só: equipes inteiras dedicadas exclusivamente à validação de documentos sai caro.
Afinal, cada colaborador precisa ser treinado e remunerado, e a produtividade costuma não acompanhar o aumento da demanda. Por outro lado, com os benefícios da automação documental na logística, além de proporcionar análises mais precisas, você libera recursos para investimentos estratégicos.
Escalabilidade limitada
Por fim, à medida que a empresa cresce e o volume de operações aumenta, os processos manuais não conseguem acompanhar a nova demanda. Por exemplo, uma empresa de ecommerce assiste ao aumento nas vendas durante a Black Friday.
No entanto, se não houver um sistema de automação documental, as vendas sobrecarregam as equipes responsáveis pela validação de documentos de transporte. Daí, os atrasos e gargalos tornam-se inevitáveis, prejudicando toda a cadeia logística.
Conheça os benefícios da automação documental na logística
Diante de tudo que falamos, já sabemos que, com tecnologias baseadas em inteligência artificial, agilizamos os processos. E como estas ferramentas podem gerar resultados dentro da área da logística? É isso que explicaremos abaixo!
Redução de custos
Soluções de automação, como a criada pela Dynadok, eliminam a necessidade de equipes numerosas dedicadas a tarefas manuais repetitivas, o que reduz os custos operacionais. A economia surge com a diminuição do retrabalho e da redistribuição de funcionários para atividades mais estratégicas.
Aumento da eficiência
Um dos benefícios da automação documental na logística é a agilidade. Atividades que antes levavam horas podem ser concluídas em segundos. Empresas de e-commerce, por exemplo, podem automatizar a validar comprovantes de entrega durante picos de vendas.
Isso garante que os prazos sejam cumpridos, mesmo com o aumento exponencial no volume de pedidos.
Elimina erros
Falhas humanas em determinados processos podem ter consequências graves, desde multas fiscais até atrasos na entrega. Um sistema de automação pensado para sua empresa consegue manter a conformidade com regulamentos aduaneiros e evitar custos adicionais.
Escalabilidade
Por fim, entre os benefícios da automação documental na logística, podemos citar que esse processo permite que as operações cresçam sem que o custo com pessoal aumente na mesma proporção. Isso ocorre porque a organização pode processar documentos e contratos de forma ágil e escalável, atendendo às demandas de mercado.
Com o uso de IDP, integrado a Machine Learning (ML), IA generativa e processamento de linguagem natural (NLP), a Dynadok oferece uma variedade de aplicações para a sua tecnologia. Empresas de setores como saúde e educação já colhem frutos dessa automação.
