Grandes empresas recebem, diariamente, milhares de notas fiscais. Este tipo de arquivo pode sobrecarregar o time de gestão financeira, já que cada arquivo deve ser analisado com cuidado, verificando valores, datas, fornecedores e conformidade fiscal, etc.
Como este é um processo contínuo e, quando feito de forma manual, exige muita atenção de uma equipe competente. Contudo, ele não está livre de falhas por sobrecarga. Afinal, a rotina se torna exaustiva, trazendo o risco de erros que podem resultar em sérios prejuízos financeiros.
Além de consumir tempo (que muitas vezes não se tem), o método manual custa caro e é ineficiente, pois aumenta as chances de inconsistências que podem passar despercebidas na validação de notas fiscais. Basta uma falha para que um arquivo incorreto seja registrado. Consequentemente, gera retrabalho e compromete o compliance da empresa.
Diante deste cenário, é comum que gestores da área busquem soluções de automação para reduzir e neutralizar riscos. Pensando nisso, a Dynadok desenvolveu uma aplicação, utilizando a tecnologia de Processamento Inteligente de Documentos (IDP), para validar notas fiscais em segundos com inteligência artificial.
“Com a nossa solução, grandes empresas conseguem reduzir em até 95% o tempo gasto em análises de notas fiscais, o que permite uma gestão muito mais eficaz do tempo e dos recursos, sem contar a redução de erros decorrentes de falhas manuais”, destaca Willian Valadão, CEO da Dynadok.
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Problema: validação manual é demorada e suscetível a erros
A validação manual de documentos é um processo minucioso que exige atenção constante e consome muito tempo das equipes de gestão financeira. Isso se dá sobretudo em setores com alto volume de transações, como acontece nas grandes empresas brasileiras.
Contudo, devido aos prazos apertados e equipes sobrecarregadas, o risco de erros humanos é significativo, afetando diretamente o compliance e a eficiência do time. A validação manual de notas fiscais apresenta os seguintes riscos:
- conformidade comprometida: erros na validação de NFs podem levar a problemas de compliance, multas e riscos legais;
- prejuízos financeiros: informações incorretas afetam diretamente o orçamento, com registros errados de impostos e valores;
- atrasos nos processos: erros exigem retrabalho e atrasam a aprovação dos documentos, impactando o fluxo de caixa e o planejamento financeiro;
- danos à reputação: falhas contínuas podem prejudicar a confiança de fornecedores e clientes, além de comprometer a imagem da empresa no mercado.
Por que validar notas fiscais com a inteligência artificial?
Notas fiscais são documentos essenciais para comprovar transações comerciais, uma vez que registram impostos, valores e descrição de produtos ou serviços vendidos. Para empresas, a validação destes arquivos é fundamental para assegurar a conformidade fiscal, evitar problemas legais e garantir que as informações registradas estejam corretas.
Esse controle é importante para evitar erros que podem resultar em prejuízos financeiros e comprometer a credibilidade da organização.
O que muda com a leitura de documentos por IA?
A tecnologia de Processamento Inteligente de Documentos (IDP) da Dynadok automatiza a análise de documentos, extraindo dados com precisão em segundos, mesmo em arquivos PDF ou imagens. Ao configurar os requisitos e dados que devem ser checados em sua operação, a IA faz a validação e otimiza o tempo do seu time.
Se a nota fiscal recebida não estiver com as informações corretas ou exigidas, a inteligência artificial recusa o arquivo e o emissor é avisado. Além disso, é possível cruzar as informações com contratos ou outros documentos, de acordo com os processos que o seu time precisa.
Principais vantagens da automação na validação de notas fiscais
Acima, já detalhamos vários benefícios que a sua operação pode ter ao implementar um sistema de validação de notas fiscais com inteligência artificial. Veja mais alguns:
- agilidade: a análise, que antes levava horas, agora é realizada em minutos, acelerando o fluxo de trabalho;
- redução de erros: com alta precisão, a inteligência artificial minimiza a necessidade de verificação manual;
- redução de custos: automatizar a validação de notas fiscais permite redirecionar recursos humanos para atividades de maior valor;
- compliance garantido: assegura a conformidade com normas fiscais e regulamentações, reduzindo riscos;
- versatilidade: a tecnologia da Dynadok identifica e extrai informações de documentos em formatos variados, de imagens a PDFs.
Profissionais que se beneficiam com a automação
A validação de notas fiscais com inteligência artificial atende, principalmente, profissionais que lidam com processos de auditoria, compliance e gestão de documentos financeiros. Isso inclui gestores financeiros, auditores e analistas de documentos. Com o recurso, eles realizam suas tarefas de forma mais rápida, precisa e com menos sobrecarga.
Assim, os profissionais ficam livres para focar em estratégias e análises de maior valor, enquanto o sistema cuida da validação das notas fiscais. Além disso, áreas como controladoria, contabilidade e equipes de compliance se beneficiam, já que os documentos passam por análise rigorosa que reduz o risco de multas e outras penalidades.
Ao delegar os trabalhos repetitivos para os computadores, a empresa segue todas as normas regulatórias sem sobrecarregar o time com atividades repetitivas. Isso se traduz em maior segurança e uma rotina mais fluida. Como resultado, erros são reduzidos e processos de auditoria são facilitados.
Sobre a Dynadok
A Dynadok revoluciona a forma de validação documental dentro das empresas. Criada em 2024, a startup brasileira criou uma tecnologia própria que facilita a automação em áreas que necessitam checar diversos conteúdos diariamente.
Com o uso de Processamento Inteligente de Documentos (IDP), integrado a Machine Learning (ML), IA generativa e processamento de linguagem natural (NLP), oferecemos um portfólio diverso com eficácia nos mais variados setores. Nossa solução já está presente em algumas das maiores empresas brasileiras.
Empresas de setores como saúde, engenharia e educação já têm colhido os frutos dessa automação, beneficiando-se da rapidez no processamento de matrículas e na verificação de documentos de saúde.
Agende uma demonstração e melhore a validação de notas fiscais como a inteligência artificial.
