Ações extensionistas aparecem com muita frequência entre os processos universitários e consomem horas de trabalho dos coordenadores dos cursos para validar cada plano e as suas respectivas etapas. As atividades conectam o conhecimento acadêmico com a sociedade e promovem impactos positivos na comunidade.

Porém, a validação dos documentos relacionados a essas atividades frequentemente se torna um obstáculo para gestores e coordenadores, que, devido ao processo manual, precisam lidar com etapas burocráticas e lentas. Como agilizar este trabalho?

Com o avanço da tecnologia e a integração da inteligência artificial (IA), esse cenário está mudando. É possível automatizar a validação de documentos das atividades extensionistas e simplificar o trabalho dos gestores.

Continue a leitura para entender como isso é possível e quais são os benefícios dessa tecnologia para as instituições de ensino.

Os desafios da validação manual

A validação de documentos relacionados a atividades extensionistas é uma tarefa que envolve minúcia e atenção. Comprovantes de participação, certificados de extensão, relatórios e outros registros precisam ser verificados com precisão para garantir que todos os requisitos legais e institucionais sejam cumpridos.

Isso se traduz em:

• sobrecarga de trabalho: o grande volume de documentos a serem analisados, especialmente em instituições com muitas atividades, sobrecarrega a equipe, levando à lentidão nos processos e à possibilidade de erros;
• risco de erros humanos: a natureza repetitiva e o grande número de informações a serem verificadas aumentam a chance de falhas, comprometendo a precisão dos dados;
• custos elevados: a alocação de recursos humanos valiosos, como são os casos de professores e coordenadores universitários, para a validação manual de documentos resulta em custos significativos para a instituição, além de desviar a atenção de atividades mais estratégicas.

Esses desafios não apenas sobrecarregam os gestores e suas equipes, mas também podem causar atrasos na aprovação das atividades, o que impacta a efetividade dos programas extensionistas. Neste desafio, o uso da tecnologia é a melhor alternativa!

• Como implementar automação na validação de despesas corporativas?

Como a IA transforma a validação de documentos?

A Dynadok desenvolveu uma solução baseada em Inteligência Artificial, que utiliza Processamento Inteligente de Documentos (IDP) para ler, interpretar e validar os arquivos automaticamente. A ferramenta lê PDFs e imagens!

“A nossa automação consegue reduzir em 95% o tempo gasto nas análises documentais”, explica Willian Valadão, CEO da Dynadok.

De acordo com o relatório da Market US, mais de 50% das escolas e universidades americanas já usam essa tecnologia para tarefas administrativas, permitindo que gestores de universidades e coordenadores de curso dediquem seu tempo a atividades finais relacionadas à educação. Chegou o seu momento de evoluir!

Benefícios da automação com IA para atividades extensionistas

Ao usar a inteligência artificial para validar os documentos de atividades extensionistas, mudanças significativas vão acontecer nas rotinas das universidades. Veja alguns dos principais benefícios que a tecnologia de IDP da Dynadok oferece:

• redução de tempo e custo: o IDP permite que documentos sejam validados em segundos, enquanto o processo manual poderia levar dias ou semanas. Isso resulta em uma economia de tempo e recursos financeiros;
• eliminação de erros humanos: a IA é precisa e confiável. Ela reduz a possibilidade de erros e garante que os documentos estejam em conformidade com as exigências institucionais sem as falhas que ocorrem devido ao cansaço humano;
• escalabilidade: a ferramenta IDP permite processar grandes volumes de documentos, independentemente da quantidade. Ou seja, a tecnologia pode ser usada em universidades de diferentes tamanhos, sem comprometer a qualidade da validação.

Aplicações práticas da ferramenta de IDP na extensão universitária

A automação desenvolvida pela Dynadok pode ser aplicada em diversos tipos de documentos relacionados às atividades extensionistas. Por exemplo, no processamento de certificados, a IA é capaz de verificar automaticamente se todos os requisitos foram atendidos. Isso evita a emissão para quem não cumpriu os requisitos.

Já em relatórios de atividades extensionistas, a IA pode comparar as informações fornecidas e verificar se estão alinhadas com os objetivos e regulamentações da universidade. Tudo isso ocorre em poucos minutos, acelerando os processos internos.

Essas aplicações simplificam a rotina das equipes responsáveis pelas validação manual das atividades extensionistas, permitindo que os colaboradores foquem em atividades mais estratégicas. Sua equipe pode focar os esforços na promoção de novos projetos e no desenvolvimento de parcerias com a comunidade, por exemplo.

• IA simplifica a validação de documentos da Segurança do Trabalho

Impacto da automação na gestão de cursos e extensão

Para gestores e coordenadores de curso, a introdução do IDP da Dynadok representa uma transformação na administração das atividades extensionistas. Com a automação, o tempo dedicado a essas tarefas é reduzido drasticamente..

A inteligência artificial melhora a qualidade do processo, garantindo que apenas documentos adequados sejam aprovados, o que aumenta a credibilidade e a eficácia das atividades. Outro impacto importante é a capacidade de escalar programas de extensão sem a preocupação com o aumento proporcional de trabalho burocrático.

À medida que mais atividades são adicionadas ao calendário acadêmico, o sistema autônomo consegue se adaptar rapidamente. A resposta está na IA. “O trabalho que antes demorava horas ou dias agora é feito em segundos”, diz o CEO da Dynadok, Willian Valadão.

Melhore a experiência dos estudantes

Os benefícios da implementação da IA na validação documental não são só sentidos pelos gestores e coordenadores de curso, mas também pelos estudantes. Com a emissão de certificados e a validação de suas participações de forma mais ágil, isso elimina atrasos que poderiam impactar negativamente em suas trajetórias acadêmicas.

Essa rapidez na validação e emissão de documentos traz uma experiência mais satisfatória. Além disso, a ação garante a conformidade e a transparência necessárias para que os alunos confiem nos processos da universidade.

Sobre a Dynadok

A Dynadok é uma startup brasileira que desenvolveu uma solução única para automatizar a validação de documentos de atividades extensionistas. A tecnologia aumenta a precisão nos dados avaliados e acelera os processos.

Os resultados são claros: universidades e outras instituições educacionais já estão colhendo os benefícios dessa tecnologia. A automação traz maior eficiência e segurança ao processo.

Com benefícios como a redução de erros, economia de tempo e otimização de recursos, a solução da Dynadok torna-se uma aliada indispensável para a gestão educacional. Agende uma demonstração e diga adeus à validação manual das atividades extensionistas!