Ao pensar em processos empresariais, existe uma atividade indispensável para empresas de diversos setores. A agilidade na obtenção de preços, a precisão na comparação de propostas e a capacidade de negociação são fatores determinantes para a competitividade no mercado.

Dependendo do fluxo de informações, a operação pode ter atrasos e comprometer a eficiência operacional. Por isso, é importante entender como automatizar o processo de orçamentos e cotações para acelerar este trabalho.

Quando esse processo é realizado manualmente, pode se tornar demorado, suscetível a erros e altamente burocrático. Imagine você, no papel de um consumidor, solicitando um orçamento de um serviço. Do outro lado, a operação lenta ou a falta de clareza nas informações transmite insegurança e dificilmente o negócio será fechado.

Em operações maiores, em que orçamentos e cotações para clientes e fornecedores são feitos em grande volume, se a operação ficar comprometida, além de transmitir falta de profissionalismo, pode impactar direta ou indiretamente os custos e a produtividade. Ou seja, elementos que interferem na gestão financeira do negócio.

Felizmente, a automação é uma solução para reduzir prazos, eliminar falhas e otimizar a tomada de decisões. Deste modo, é possível gerar orçamentos mais rápidos, precisos e alinhados às suas necessidades.

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O que é o processo de orçamentos e cotações?

De forma resumida, essa operação representa o fluxo que abrange a solicitação, análise e aprovação de preços para produtos ou serviços. Logo, é fundamental para negociações com clientes e fornecedores.

Logo, para avaliar as informações recebidas, é importante saber como automatizar o processo de orçamentos e cotações e as diversas situações que podem acontecer. Por exemplo:

• empresas que desejam comprar insumos e materiais para produção;
• clientes que solicitam orçamentos antes de fechar uma compra;
• prestadores de serviço definindo valores para projetos personalizados;
• seguradoras precificando apólices para diferentes perfis de clientes.

Seja qual for a área de atuação, trata-se de um processo que influencia diretamente os custos operacionais e a competitividade da empresa. Afinal, uma cotação precisa e ágil permite melhores negociações e maior eficiência no planejamento financeiro.

Como as empresas ainda fazem cotações manuais?

O método tradicional de orçamentos e cotações é altamente manual, assim, demanda múltiplas etapas que acabam por comprometer a agilidade e a eficiência do processo. Mas, como isso é feito? 

A princípio, as etapas manuais incluem:

1. solicitação de orçamento: o cliente ou setor interno faz um pedido de cotação;
2. pesquisa de preços: a equipe consulta fornecedores ou analisa preços internos;
3. coleta e organização de propostas: as informações são registradas em planilhas ou e-mails;
4. análise e comparação: os preços, prazos e condições são revisados individualmente;
5. negociação e aprovação: o orçamento final é ajustado e aprovado antes de ser enviado.

Pode até não parecer tantas etapas, mas o fluxo pode levar dias ou semanas, dependendo do volume de solicitações e da complexidade das cotações. Além disso, a falta de padronização nas propostas pode dificultar a análise e a tomada de decisão.

Logo, organizações que ainda realizam cotações de forma manual enfrentam desafios que afetam sua eficiência e lucratividade. Por exemplo, a demora na obtenção de preços, além da já citada falta de padronização. Outro problema ainda mais grave está nos erros manuais, uma vez que uma simples digitação incorreta de valores pode resultar em perdas financeiras ou retrabalho.

A solução para este caso é o uso da tecnologia para automatizar todo o processo, assim como é feito na atualização cadastral de funcionários.

Como automatizar o processo de orçamentos e cotações?

A automação resolve os desafios dos procedimentos manuais ao criar um fluxo estruturado, inteligente e conectado aos demais processos da empresa. Deste modo, a tecnologia permite a validação de orçamentos e cotações com mais rapidez, precisão e transparência.

Além disso, a tecnologia reduz o tempo gasto com tarefas repetitivas, melhora a análise de preços e facilita a negociação. Isso é possível devido às tecnologias aplicadas no processo.

Ao abrir um processo para captar cotações e receber orçamentos, sua empresa receberá uma série de arquivos, cada um em um padrão diferente. Para avaliar tais documentos e cruzar os dados com o pedido original, um analista gastará várias horas do dia.

Imagine empresas que fazem milhares de cotações e lidam com vários fornecedores, como são os casos das grandes construtoras? O fluxo alto de trabalho manual pode gerar várias falhas.

Como automatizar o processo de orçamentos e cotações para estes casos? Assim que o sistema recebe as informações do fornecedor ou do solicitante, a IA desenvolvida pela Dynadok localiza os dados prioritários, estejam eles em um PDF ou em JPG, estrutura tudo e faz a verificação automatizada dos documentos.

Vamos ver como funciona na prática? Uma construtora que solicitava cotações manualmente para materiais de 10 fornecedores, por exemplo, implementou automação nesta tarefa. No seu dia a dia, reduziu o tempo de análise de preços de três dias para apenas duas horas, garantindo negociações mais estratégicas e eficientes.

Este processo automático já é usado, inclusive, na gestão de contratos na construção civil.

Como implementar a automação para orçamentos e cotações?

Ainda que a automação seja, de fato, benéfica, sua implementação e a consequente transição para tarefas automatizadas demanda planejamento. Neste sentido, é importante que a organização siga um roteiro de etapas simples, porém indispensáveis: 

1. mapeie o processo atual: primeiramente, identifique os principais gargalos e oportunidades de melhoria em seu ciclo de validação de orçamentos e cotações;
2. escolha as ferramentas adequadas: utilize sistemas de ERP, IA e plataformas de cotação automatizada para integrá-los aos demais processos internos;
3. digitalize os documentos: encontre um fornecedor de processamento inteligente de documentos para que o sistema faça a extração de informações de propostas enviadas por fornecedores de forma automatizada;
4. treine a equipe e faça testes: certifique-se de que os colaboradores compreendem o novo fluxo de trabalho. Ajuste as configurações com base nos primeiros resultados da automação e faça revisões no futuro para melhorar o funcionamento da tecnologia.

Empresas que entenderam rápido como automatizar o processo de orçamentos e cotações aumentaram a eficiência, reduziram custos e tomam decisões mais rápidas e estratégicas. A Dynadok oferece soluções inovadoras para empresas que buscam digitalizar, automatizar e otimizar a validação de documentos.

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