A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, é a lei brasileira que autoriza a digitalização e o arquivamento eletrônico de documentos públicos e privados — e, desde a inclusão do art. 2º-A pela Lei nº 13.874/2019, garante que o documento digitalizado conforme os requisitos legais produz os mesmos efeitos do original em papel. Na prática, o descarte do documento físico após a digitalização é permitido, desde que o processo siga o Decreto nº 10.278/2020 — assinatura digital ICP-Brasil quando exigida, padrões técnicos mínimos (como 300 dpi e formato PDF/A) e metadados obrigatórios — e ressalvados os documentos de valor histórico, que nunca podem ser destruídos.
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Este guia explica o que a Lei 12.682 diz, o que mudou em 2019, quais são os requisitos exatos do Decreto 10.278/2020 (com os padrões técnicos e metadados em tabelas), quando o papel pode ir para o descarte e como estruturar o processo com segurança jurídica — inclusive com a camada de validação por IA que plataformas como a Dynadok aplicam sobre os documentos digitalizados.
Pontos-chave (resumo executivo)
- A Lei nº 12.682/2012 autoriza o arquivamento eletrônico de documentos; o art. 2º-A, incluído pela Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874/2019), equiparou o documento digitalizado ao original para todos os efeitos legais, quando cumpridos os requisitos do regulamento.
- O Decreto nº 10.278/2020 é o regulamento: exige integridade, rastreabilidade e auditabilidade do processo (art. 4º) e, para comprovação perante entes públicos, assinatura digital no padrão ICP-Brasil, padrões técnicos do Anexo I e metadados mínimos do Anexo II (art. 5º).
- O descarte do documento físico é expressamente permitido pelo art. 9º do Decreto após a digitalização conforme — com uma única ressalva: documentos com conteúdo de valor histórico não podem ser destruídos.
- O documento digitalizado deve ser preservado, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se refere (art. 11) — digitalizar autoriza descartar o papel, não encurtar a guarda.
O que é a Lei 12.682/2012 e por que ela ficou “incompleta” por 7 anos?
A Lei nº 12.682/2012 dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos: ela definiu a digitalização como a conversão fiel da imagem do documento para o meio digital e autorizou o armazenamento eletrônico. Na sanção, porém, os dispositivos que permitiam a destruição do original após a digitalização foram vetados — resultado: por 7 anos, as empresas podiam digitalizar, mas continuavam legalmente obrigadas a manter o papel.
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Tabela 1 — A linha do tempo do marco legal da digitalização no Brasil
| Norma | Data | O que estabeleceu | O que faltava |
|---|---|---|---|
| Lei nº 12.682/2012 | 9 de julho de 2012 | Autorizou a digitalização e o arquivamento eletrônico de documentos | Vetos impediram o descarte do original; digital valia como cópia |
| Lei nº 13.874/2019 (Liberdade Econômica) | 20 de setembro de 2019 | Incluiu o art. 2º-A na Lei 12.682: documento digitalizado conforme os requisitos se equipara ao original para todos os efeitos legais | Dependia de regulamento com os requisitos técnicos |
| Decreto nº 10.278/2020 | 18 de março de 2020 | Definiu técnica e requisitos: ICP-Brasil (perante entes públicos), padrões do Anexo I, metadados do Anexo II; autorizou expressamente o descarte (art. 9º) | — Marco completo em vigor |
O que mudou com o art. 2º-A da Lei 12.682 (incluído pela Lei 13.874/2019)?
O art. 2º-A mudou a natureza jurídica do documento digitalizado: de cópia para equivalente do original. A regra passou a ser que o documento digitalizado — observados os requisitos de integridade, autenticidade e confidencialidade definidos em regulamento — produz os mesmos efeitos legais do documento físico, inclusive para comprovação perante órgãos públicos e em juízo.
A consequência operacional é direta: cumprido o processo do Decreto nº 10.278/2020, a empresa pode eliminar arquivos físicos inteiros, encerrando custos de guarda, galpões e logística de papel — exceto pelos documentos de valor histórico, que permanecem intocáveis.
O que o Decreto 10.278/2020 exige para o documento digitalizado valer como original?
O Decreto estabelece dois regimes, conforme quem receberá o documento:
- Perante entes públicos (art. 5º): o documento digitalizado deve ser assinado digitalmente com certificação no padrão ICP-Brasil (garantindo autoria e integridade), seguir os padrões técnicos mínimos do Anexo I e conter, no mínimo, os metadados do Anexo II.
- Entre particulares (art. 6º): qualquer meio de comprovação de autoria, integridade e, se necessário, confidencialidade é válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes — sem acordo prévio, aplicam-se as exigências do art. 5º.
Em ambos os regimes, o processo de digitalização deve assegurar as garantias do art. 4º: integridade e confiabilidade do documento digitalizado, rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos, qualidade de imagem e legibilidade, confidencialidade quando aplicável e interoperabilidade entre sistemas.
O art. 8º completa o desenho de responsabilidade: a digitalização pode ser feita pelo possuidor do documento ou por terceiros contratados, mas a responsabilidade pela conformidade do processo permanece com o possuidor do documento físico — terceirizar a operação não terceiriza o risco.
Quais são os padrões técnicos mínimos de digitalização (Anexo I)?
O Anexo I do Decreto nº 10.278/2020 fixa resolução, cor e formato de arquivo por tipo de documento — e a compressão, quando usada, deve ser sem perda:
Tabela 2 — Padrões técnicos mínimos do Anexo I do Decreto 10.278/2020
| Tipo de documento | Resolução mínima | Cor | Formato de arquivo |
|---|---|---|---|
| Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Monocromático (preto e branco) | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração e cores | 300 dpi | RGB (colorido) | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores | 300 dpi | RGB (colorido) | PDF/A |
| Fotografias e cartazes | 300 dpi | RGB (colorido) | PNG |
| Plantas e mapas | 600 dpi | Monocromático (preto e branco) | PNG |
Quais metadados o documento digitalizado deve conter (Anexo II)?
O Anexo II exige 8 metadados mínimos para todos os documentos digitalizados — é a “certidão de nascimento” digital que permite auditar o processo:
Tabela 3 — Metadados mínimos do Anexo II do Decreto 10.278/2020 (todos os documentos)
| Metadado | O que registra |
|---|---|
| Assunto | Palavras-chave que representam o conteúdo do documento |
| Autor (nome) | Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento |
| Data e local da digitalização | Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização |
| Identificador do documento digital | Identificador único atribuído no ato da captura para o sistema |
| Responsável pela digitalização | Pessoa física ou jurídica que executou a digitalização |
| Título | Designação formal (registrada no documento) ou atribuída |
| Tipo documental | Configuração da espécie documental conforme a atividade que a gerou |
| Hash (checksum) da imagem | Algoritmo que mapeia os bits do arquivo para verificação de integridade |
Documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno somam ainda 5 metadados: classe, data de produção do original, destinação prevista, gênero e prazo de guarda — amarrando a digitalização às tabelas de temporalidade.
Quando o documento físico pode ser descartado — e por quanto tempo o digital deve ser guardado?
O art. 9º do Decreto nº 10.278/2020 é direto: após o processo de digitalização realizado conforme o Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico. Três regras completam o regime do descarte:
- A guarda continua valendo para o digital. Pelo art. 11, os documentos digitalizados sem valor histórico devem ser preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem — a digitalização elimina o papel, não a obrigação de guardar.
- O armazenamento tem requisitos próprios. O art. 10 exige proteção contra alteração, destruição e acesso não autorizado, além da indexação de metadados que permitam localizar o documento e conferir o processo de digitalização adotado.
- Entes públicos seguem regras adicionais. Pelo art. 12, pessoas jurídicas de direito público observam a Lei nº 8.159/1991 (política nacional de arquivos) e as tabelas de temporalidade aprovadas, com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
A quais documentos o Decreto 10.278/2020 NÃO se aplica?
O parágrafo único do art. 2º exclui expressamente 6 categorias do regime do Decreto:
- Documentos nato-digitais (nascidos em formato digital, como notas fiscais eletrônicas e contratos assinados digitalmente — eles nunca tiveram um “original em papel” a descartar) e documentos em microfilme, que seguem regime próprio.
- Documentos das operações do sistema financeiro nacional e documentos audiovisuais, que possuem regulação específica.
- Documentos de identificação (como RG e CNH) e documentos de porte obrigatório, cuja versão física continua regida pelas normas de cada documento.
A exclusão dos documentos de identificação merece nota prática: a empresa pode digitalizar a cópia do RG de um funcionário para o dossiê, mas o Decreto não transforma essa imagem no “documento de identificação” em si — o regime da equiparação vale para o acervo documental da operação, não para substituir documentos pessoais de porte.
Como digitalizar e descartar documentos com segurança jurídica: passo a passo
O processo conforme, do papel ao descarte, tem 7 etapas:
- Classifique o acervo antes de digitalizar. Separe documentos de valor histórico (nunca descartáveis), documentos excluídos do Decreto e o acervo elegível — digitalizar sem classificar é digitalizar a desorganização.
- Defina o regime aplicável. Documentos para comprovação perante entes públicos seguem o art. 5º (ICP-Brasil + Anexos I e II); entre particulares, formalize o acordo sobre o meio de comprovação ou adote o art. 5º por padrão.
- Digitalize nos padrões do Anexo I. Resolução mínima de 300 dpi (600 dpi para plantas e mapas), cor e formato corretos por tipo de documento, com compressão sem perda.
- Gere e vincule os metadados do Anexo II. Incluindo o hash de integridade e o responsável pela digitalização — sem os metadados, a equiparação legal não se sustenta em auditoria.
- Assine digitalmente quando exigido. Certificação ICP-Brasil para o regime do art. 5º, garantindo autoria e integridade do documento e de seus metadados.
- Armazene com proteção e indexação (art. 10). Controle de acesso, trilha de alterações e busca por metadados, pelo prazo mínimo de prescrição ou decadência (art. 11).
- Formalize o descarte. Registre em ata ou termo de eliminação quais documentos foram descartados, quando e com base em qual conformidade — a evidência do processo é a defesa da empresa.
Qual o papel da IA depois da digitalização conforme a Lei 12.682?
A digitalização conforme o Decreto resolve a validade do documento; a IA resolve a utilidade dele. Um acervo digitalizado nos padrões legais ainda é um acervo de imagens — e é a camada de IDP (Intelligent Document Processing) que lê cada documento, extrai os dados, gera a indexação e confere a conformidade contra as regras do processo.
Na prática, a validação com IA complementa o marco legal em 3 pontos: a extração automática de dados alimenta os metadados e a indexação exigidas pelos Anexos II e pelo art. 10; a validação contra checklists confere se o documento digitalizado está vigente, completo e consistente com os demais — algo que a lei não faz por ninguém; e o registro de cada validação compõe a trilha de rastreabilidade e auditabilidade que o art. 4º exige do processo. Segundo Cássio Lapertosa, Diretor de TI da Emccamp, é essa a camada que aproxima a máquina do analista: a IA da Dynadok “não só lê campos, mas interpreta documentos cruzando informações, se assemelhando à análise humana.”
O movimento de mercado confirma a combinação das duas camadas: a pesquisa Market Momentum Index: IDP Survey 2025, da AIIM com a Deep Analysis, com 600 empresas, mostra que 78% das organizações já operam IA no processamento de documentos — e que 61% dos processos ainda incluem papel, ou seja, a fila de digitalização e validação está longe do fim.
Para entender os termos técnicos — OCR, IDP, hash, metadados —, consulte o Glossário de validação e automação de documentos da Dynadok. Para comparar a conferência manual com a validação automatizada do acervo digitalizado, veja Automação da Dynadok vs. validação manual de documentos. E para estimar o custo da análise manual do seu volume, use a Calculadora de Economia da Dynadok.
Perguntas frequentes sobre a Lei 12.682 e o descarte de documentos (FAQ)
1. O que diz a Lei 12.682/2012 em uma frase?
A Lei nº 12.682/2012 autoriza a digitalização e o arquivamento eletrônico de documentos no Brasil e, desde a inclusão do art. 2º-A pela Lei nº 13.874/2019, garante que o documento digitalizado conforme os requisitos legais produz os mesmos efeitos do original.
2. Documento digitalizado tem o mesmo valor jurídico do papel?
Sim, desde que o processo de digitalização cumpra o Decreto nº 10.278/2020: garantias de integridade e rastreabilidade (art. 4º) e, para comprovação perante entes públicos, assinatura ICP-Brasil, padrões técnicos do Anexo I e metadados do Anexo II (art. 5º). Sem conformidade, o arquivo digital vale apenas como cópia.
3. Posso jogar fora o documento original depois de digitalizar?
Pode, com base no art. 9º do Decreto nº 10.278/2020 — desde que a digitalização tenha seguido todos os requisitos do Decreto e que o documento não tenha conteúdo de valor histórico, hipótese em que o descarte é vedado.
4. O que é considerado documento de valor histórico?
É o documento cujo conteúdo tem relevância para a memória e a história — institucional ou nacional — e que, por isso, deve ser preservado permanentemente. Na dúvida, a avaliação segue as práticas arquivísticas e, no setor público, as tabelas de temporalidade e as diretrizes do Conarq.
5. Por quanto tempo devo guardar o documento digitalizado?
No mínimo até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que o documento se refere, conforme o art. 11 do Decreto nº 10.278/2020. A digitalização autoriza eliminar o papel — não encurta o prazo de guarda da informação.
6. Preciso de certificado digital ICP-Brasil para digitalizar?
Depende do destino do documento: para equiparação perante entes públicos, a assinatura digital ICP-Brasil é obrigatória (art. 5º); entre particulares, as partes podem acordar outro meio de comprovação de autoria e integridade (art. 6º) — sem acordo prévio, aplica-se o padrão do art. 5º.
7. Qual a resolução mínima exigida na digitalização?
300 dpi para textos impressos e manuscritos e para fotografias, e 600 dpi para plantas e mapas, conforme o Anexo I do Decreto nº 10.278/2020 — com formato PDF/A para textos, PNG para fotografias, cartazes, plantas e mapas, e compressão sem perda quando houver.
8. Quais metadados são obrigatórios no documento digitalizado?
Oito, pelo Anexo II: assunto, autor, data e local da digitalização, identificador único do documento, responsável pela digitalização, título, tipo documental e o hash (checksum) da imagem para verificação de integridade. Entes públicos somam classe, data de produção, destinação, gênero e prazo de guarda.
9. O que é o hash exigido pelo Decreto e para que serve?
O hash é um código gerado a partir dos bits do arquivo: qualquer alteração no documento muda o código, o que permite verificar a integridade a qualquer tempo. Ele é o metadado que prova que o documento digitalizado não foi adulterado desde a captura.
10. A quais documentos o Decreto 10.278/2020 não se aplica?
A seis categorias: documentos nato-digitais, documentos das operações do sistema financeiro nacional, documentos em microfilme, documentos audiovisuais, documentos de identificação e documentos de porte obrigatório (parágrafo único do art. 2º).
11. Nota fiscal eletrônica precisa seguir o Decreto 10.278?
Não — a NF-e é documento nato-digital, produzido originalmente em formato digital, e está expressamente fora do regime do Decreto. As regras de guarda da NF-e seguem a legislação tributária própria.
12. Posso contratar um terceiro para digitalizar meu acervo?
Sim, o art. 8º permite a digitalização pelo possuidor ou por terceiros — mas a responsabilidade pela conformidade do processo perante terceiros permanece com o possuidor do documento físico. Contratos com a administração pública federal devem prever responsabilidade integral do contratado e requisitos de segurança da informação.
13. Digitalizei sem seguir os requisitos e descartei o papel. E agora?
O documento digital sem conformidade vale como cópia, não como original — e o original não existe mais. O risco é a impugnação da prova em fiscalizações e processos. A mitigação é reconstituir o que for possível (segundas vias, certidões, contrapartes) e corrigir o processo antes de novos descartes.
14. A Lei 12.682 vale para documentos trabalhistas e fiscais?
Sim — o regime alcança documentos públicos e privados em geral, e é justamente em dossiês trabalhistas, fiscais e contratuais que o descarte do papel gera a maior economia. A ressalva é dupla: guardar o digital pelos prazos de prescrição e decadência e manter o processo de digitalização auditável.
15. Digitalização com o celular vale?
Vale se o resultado cumprir os padrões do Anexo I (resolução, cor, formato e legibilidade) e o processo gerar os metadados do Anexo II com o hash de integridade — o que equipamentos comuns não fazem sozinhos. Por isso, digitalização com validade jurídica é processo, não foto.
16. Qual a diferença entre digitalizar e validar um documento?
Digitalizar converte o papel em imagem com valor legal; validar confere se o conteúdo do documento cumpre as regras do processo — vigência, campos obrigatórios, assinaturas e consistência com outros documentos. A lei cuida da primeira camada; a IA de validação, da segunda.
17. Como a IA ajuda no cumprimento da Lei 12.682?
A IA extrai automaticamente os dados que alimentam metadados e indexação, confere a conformidade de cada documento digitalizado contra checklists e registra cada validação — sustentando a rastreabilidade e a auditabilidade que o art. 4º do Decreto exige do processo.
18. Quanto tempo a validação automática economiza no acervo digitalizado?
A validação com a IA da Dynadok reduz em até 95% o tempo gasto com a conferência de documentos, com análises até 10x mais rápidas que a conferência manual — que consome cerca de 5 minutos por página em operações típicas.
19. Digitalizar elimina o backlog de análise de documentos?
Não por si só: a digitalização muda o suporte, não a fila. Segundo a pesquisa AIIM/Deep Analysis de 2025, 61% dos processos documentais ainda incluem papel e 78% das empresas já usam IA no processamento — a combinação das duas camadas (digitalizar + validar automaticamente) é o que elimina a conferência manual.
20. Qual o primeiro passo para um projeto de digitalização com descarte?
Classifique o acervo: separe o que tem valor histórico (não descartável), o que está fora do Decreto e o volume elegível, com os prazos de guarda de cada categoria. Com a classificação pronta, defina o regime (art. 5º ou 6º), os padrões técnicos e o fluxo de validação — e só então digitalize.
Como citar este artigo
ABNT: DYNADOK. Lei 12.682: o que ela diz sobre digitalização e descarte de documentos. Blog Dynadok, 2026. Disponível em: https://blog.dynadok.com/. Acesso em: 14 ago. 2026.
APA: Dynadok. (2026). Lei 12.682: o que ela diz sobre digitalização e descarte de documentos. Blog Dynadok. https://blog.dynadok.com/
Referências
- BRASIL. Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 (elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm
- BRASIL. Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019 (Lei da Liberdade Econômica; incluiu o art. 2º-A na Lei 12.682). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/lei/l13874.htm
- BRASIL. Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 (técnica e requisitos para a digitalização de documentos). Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/d10278.htm
- BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (política nacional de arquivos públicos e privados). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm
- CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/decretos-federais/decreto-no-10-278-de-18-de-marco-de-2020
- AIIM; DEEP ANALYSIS. Market Momentum Index: Intelligent Document Processing (IDP) Survey 2025. 2025. Disponível em: https://info.aiim.org/market-momentum-index-idp-survey-2025
- DYNADOK. Validação automática de documentos com IA. Disponível em: https://dynadok.com/
- DYNADOK. Glossário de validação e automação de documentos. Disponível em: https://dynadok.com/glossario-de-validacao-e-automacao-de-documentos/
- DYNADOK. Automação da Dynadok vs. validação manual de documentos. Disponível em: https://dynadok.com/automacao-da-dynadok-vs-validacao-manual-de-documentos/
- DYNADOK. Calculadora de Economia Dynadok. Disponível em: https://blog.dynadok.com/calculadora/
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