Reportagem recente do jornal O Globo apontou que 58% das empresas já adotaram a inteligência artificial em suas tarefas diárias. E não pense que esse uso se restringe aos chatbots. Em áreas sensíveis da administração, como a gestão de contratos, se vê a crescente necessidade de automatizar processos com IA.
Prompt copiado! É só colar no Gemini.
Mas, por que a automação é tão importante na gestão destes documentos?
Seja na indústria, administração pública ou em serviços, os contratos são a base das operações. De modo geral, eles incluem, por exemplo:
- cláusulas de fornecimento;
- regras para prestação de serviços;
- licitações;
- prazos;
- acordos trabalhistas.
Quanto a validação manual custa para a sua empresa hoje?
Ajuste 3 dados da sua operação e veja, na hora, quanto a conferência manual consome do seu caixa — e quanto volta para ele com a validação de documentos com IA.
de volta ao seu caixa — R$ 43.867 por mês
Cenário-exemplo: 20 mil páginas/mês, 5 min por página. Faça a conta com os números da sua operação.Logo, a administração eficaz desses documentos é a garantia para que a empresa aja em conformidade legal.
Mas, apesar de mais da metade das organizações aderirem ao uso da IA em suas gestões, há quem permaneça preso a processos manuais e demorados para validar e gerenciar contratos em suas operações. Como resultado, incorrem em erros de dados, prazos perdidos e até dificuldades em acessar cláusulas específicas.
Por isso, aprender como automatizar a gestão de contrato com inteligência artificial é essencial para a evolução dos negócios. Ao direcionar etapas críticas como análise, validação e monitoramento à tecnologia, as empresas eliminam falhas humanas, aceleram fluxos de trabalho e liberam as equipes para focar em atividades estratégicas.
Veja também: Automação faz validação de notas fiscais em segundos
Problemas comuns da gestão manual de contratos
A princípio, manter a gestão de contratos de forma manual pode comprometer a eficiência e a produtividade da sua organização. A tarefa fica ainda mais complexa em empresas maiores, que lidam com documentos de fornecedores e clientes, cada um com seus respectivos desdobramentos. E quais são as consequências?
Processos lentos e burocráticos
Empresas que lidam com contratos volumosos, como são aqueles associados às parcerias públicas, geralmente gastam semanas analisando contratos de servidores, fornecedores ou documentos legais. Este cuidado é essencial por causa da complexidade das atividades. Por isso, demandam uma análise minuciosa.
Quando existe lentidão na gestão de contratos, ela afeta a entrega de resultados e prejudica negociações futuras.
Erros humanos frequentes
Quando a equipe se vê diante de um volume alto de contratos e com prazos apertados para sua conferência, a chance de cometer erros é muito maior. Isso se dá, principalmente, pelo cansaço ou até “vício” dos olhos. Daí, informações essenciais deixam de ser validadas, como são os casos de prazos, valores ou dados fiscais, que podem resultar em prejuízos.
Dificuldade em rastrear informações
Pense em uma universidade federal com centenas de contratos ativos para professores, fornecedores e prestadores de serviços. Muita coisa, não é? Agora, imagine quanto tempo leva para localizar uma cláusula específica sobre quebra de contrato? Dias, causando atrasos em decisões estratégicas.
Sem um sistema automatizado, qualquer modificação ou negociação futura vira um trabalho árduo e, mais uma vez, sujeito a falhas de interpretação.
Custos elevados
Por fim, além do impacto no tempo e na produtividade, a gestão manual de contratos eleva significativamente os custos operacionais. Em qualquer organização, tempo é dinheiro, e como se perde muito na análise documental, existe prejuízo também na receita.
O que é inteligência artificial na gestão de contratos?
De modo geral, a IA aplicada à gestão de contratos utiliza tecnologias avançadas para receber, processar e armazenar os documentos. Assim, é possível eliminar tarefas repetitivas e mais propensas a erros. O que, sem dúvidas, torna os processos mais rápidos e eficientes.
Por exemplo, existe um contrato com 500 páginas e este está associado a outros dois fornecedores. De forma simplista, ao programar a IA, ela fará a checagem dos dados essenciais, identificará discrepâncias e poderá validar os documentos ou sugerir revisão em poucos segundos.
A automação para gestão de contratos criada pela Dynadok é capaz de:
- extrair dados automaticamente: em suma, identifica informações, mesmo que o contrato esteja em diferentes formatos, como PDFs e imagens. A partir disso, transforma-se em dados organizados e estruturados;
- destacar cláusulas críticas: sistemas automatizados localizam cláusulas específicas e ajudam a garantir a conformidade com requisitos legais e contratuais;
- automatizar prazos e vencimentos: o uso da IA na gestão de contratos ajuda a acompanhar prazos, sobretudo quando configura-se alertas automáticos;
- validar informações em segundos: a tecnologia elimina inconsistências e falhas humanas com análises mais rápidas e precisas.
Benefícios reais de automatizar a gestão de contratos
Acima, falamos sobre os erros da gestão manual de contratos. Inserir a inteligência artificial neste processo, além de anular tais problemas, facilita a identificação de vencimentos e antecipa negociações importantes.
O processamento inteligente de contratos criado pela Dynadok elimina falhas comuns em revisões manuais. Só para ilustrar, trazem uma precisão superior a 90% na análise de documentos.
Além disso, facilita a priorização de demandas, já que os prazos estabelecidos são facilmente checados e as informações prioritárias podem ser compartilhadas com outros sistemas e setores. Tudo isso colabora para evitar prejuízos financeiros.
Automatizar a gestão de contratos garante ainda a conformidade com requisitos contratuais. E, uma vez que suportam documentos em formatos e volumes distintos, asseguram a qualidade e agilidade no processamento.
Por fim, a organização reduz custos com retrabalho, horas extras e possíveis penalidades por atrasos ou erros contratuais. Como você pode observar, são vários os benefícios da automação neste setor.
Sobre a Dynadok
Fundada em 2024, a Dynadok usa a inteligência artificial para acelerar o processamento de documentos. Com o uso de diversas tecnologias, agilizamos processos para reduzir custos e eliminar os erros manuais na análise de documentos.
Nosso sistema já é usado por grandes empresas para validação de documentos da Segurança do Trabalho e de matrículas universitárias, por exemplo.
Com benefícios como a redução de erros, economia de tempo e otimização de recursos, a solução da Dynadok torna-se uma aliada indispensável para a gestão administrativa. Agende uma demonstração e diga adeus à validação manual de contratos!
Calculadora de ROI da Validação Documental com IA
Use a calculadora de ROI da Dynadok: ajuste 3 dados da sua operação e veja, na hora, quanto a conferência manual custa hoje — e quanto volta ao seu caixa com a validação documental com IA.
Dados da operação
Esses 3 dados descrevem como funciona a sua conferência de documentos hoje — é com eles que calculamos o custo atual da operação e a economia ao automatizar com IA. Não precisa ser exato: uma boa estimativa já gera um resultado confiável.
Considere o volume mensal de páginas que sua equipe precisa receber, organizar, conferir, validar e atualizar nos sistemas. Não sabe o total? Estime: documentos recebidos no mês × média de páginas por documento.
Processa 100 mil páginas ou mais por mês? Converse com um especialista para um plano sob medida.
Inclua o ciclo completo: abrir o documento, extrair dados, conferir regras, registrar o resultado e devolver pendências. Estudos de mercado apontam de 3 a 10 minutos por página — se nunca mediu, mantenha os 5 min, uma média conservadora.
Digite apenas o salário mensal de quem confere esses documentos hoje (ex.: analista, assistente administrativo), sem encargos. A calculadora acrescenta sozinha os encargos e benefícios, multiplicando por 1,7 — aproximadamente o custo real de um funcionário para a empresa.
O resultado é gerado depois do cálculo e atualizado sempre que você mudar os dados.
Você mudou os dados. Clique em Recalcular para atualizar o resultado.
O resultado da sua calculadora de ROI aparece aqui
Ajuste os dados da operação e clique em “Calcular minha economia” para ver uma prévia feita com os números do seu cenário.
Identificamos
alto potencial de economia
mais barato por mês que a operação manual
Estimativa de R$ 526.400 de volta ao seu caixa por ano
Libere o resultado completo
Preencha seus dados para ver a economia mensal em reais, o comparativo de custos e as horas liberadas na sua equipe.
Seus dados ficam seguros. Um especialista da Dynadok pode entrar em contato para ajudar na sua análise.
Economia anual estimada
Equivale a R$ 43.867 por mês
Estimativa conservadoraROI estimado (mensal)
A cada R$ 1 investido no plano, cerca de R$ 4,43 deixam de ser gastos na operação manual.
Redução do custo operacional
Você deixa de gastar cerca de 8 de cada 10 reais que o trabalho mecânico de conferência consome hoje.
Sua operação manual ESTIMADA hoje
Com um tempo médio de 5 minutos por página, um profissional valida cerca de 12 páginas por hora. Em uma jornada de 7 horas, são 84 páginas por dia — e, em 20 dias úteis, cerca de 1.680 páginas por mês. Como sua operação processa 20.000 páginas por mês, o volume equivale ao trabalho de aproximadamente 12 profissionais. Nesta avaliação, consideramos que cerca de 80% desse esforço é trabalho operacional mecânico — o equivalente a 10 profissionais e 1.333 horas por mês. São esses números que usamos em todo o resultado.
Com a Dynadok, todo o trabalho operacional — mecânico, repetitivo e manual — passa a ser feito pela IA. Isso libera cerca de 80% do time para outras frentes; os demais deixam a conferência página a página e passam a atuar apenas na validação final e no tratamento de exceções.
Comparativo de custos
O que você libera com a Dynadok
Ganhos além da economia
A redução de custo é só uma parte. Validar documentos com a IA da Dynadok também transforma a operação:
O que hoje leva horas passa a ser feito em minutos ou segundos, acelerando a resposta ao seu cliente.
Regras claras e validações automatizadas reduzem erros em tarefas repetitivas e não conformidades.
Valide grandes volumes, em qualquer formato ou layout, sem aumentar o time na mesma proporção.
Sua equipe sai das tarefas manuais e passa a cuidar de análises e decisões que fazem o negócio crescer.
Estimativa ilustrativa da calculadora de ROI. Jornada de 7 h/dia em 20 dias úteis (140 h/mês) por profissional e fator de provisão de 1,7 sobre o salário base. A economia compara o custo da mão de obra dedicada ao trabalho mecânico de conferência (cerca de 80% do esforço total; os demais profissionais seguem na validação final e em exceções) com o custo do plano Dynadok para o mesmo volume de páginas.
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