Reportagem recente do jornal O Globo apontou que 58% das empresas já adotaram a inteligência artificial em suas tarefas diárias. E não pense que esse uso se restringe aos chatbots. Em áreas sensíveis da administração, como a gestão de contratos, se vê a crescente necessidade de automatizar processos com IA.
Mas, por que a automação é tão importante na gestão destes documentos?
Seja na indústria, administração pública ou em serviços, os contratos são a base das operações. De modo geral, eles incluem, por exemplo:
- cláusulas de fornecimento;
- regras para prestação de serviços;
- licitações;
- prazos;
- acordos trabalhistas.
Logo, a administração eficaz desses documentos é a garantia para que a empresa aja em conformidade legal.
Mas, apesar de mais da metade das organizações aderirem ao uso da IA em suas gestões, há quem permaneça preso a processos manuais e demorados para validar e gerenciar contratos em suas operações. Como resultado, incorrem em erros de dados, prazos perdidos e até dificuldades em acessar cláusulas específicas.
Por isso, aprender como automatizar a gestão de contrato com inteligência artificial é essencial para a evolução dos negócios. Ao direcionar etapas críticas como análise, validação e monitoramento à tecnologia, as empresas eliminam falhas humanas, aceleram fluxos de trabalho e liberam as equipes para focar em atividades estratégicas.
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Problemas comuns da gestão manual de contratos
A princípio, manter a gestão de contratos de forma manual pode comprometer a eficiência e a produtividade da sua organização. A tarefa fica ainda mais complexa em empresas maiores, que lidam com documentos de fornecedores e clientes, cada um com seus respectivos desdobramentos. E quais são as consequências?
Processos lentos e burocráticos
Empresas que lidam com contratos volumosos, como são aqueles associados às parcerias públicas, geralmente gastam semanas analisando contratos de servidores, fornecedores ou documentos legais. Este cuidado é essencial por causa da complexidade das atividades. Por isso, demandam uma análise minuciosa.
Quando existe lentidão na gestão de contratos, ela afeta a entrega de resultados e prejudica negociações futuras.
Erros humanos frequentes
Quando a equipe se vê diante de um volume alto de contratos e com prazos apertados para sua conferência, a chance de cometer erros é muito maior. Isso se dá, principalmente, pelo cansaço ou até “vício” dos olhos. Daí, informações essenciais deixam de ser validadas, como são os casos de prazos, valores ou dados fiscais, que podem resultar em prejuízos.
Dificuldade em rastrear informações
Pense em uma universidade federal com centenas de contratos ativos para professores, fornecedores e prestadores de serviços. Muita coisa, não é? Agora, imagine quanto tempo leva para localizar uma cláusula específica sobre quebra de contrato? Dias, causando atrasos em decisões estratégicas.
Sem um sistema automatizado, qualquer modificação ou negociação futura vira um trabalho árduo e, mais uma vez, sujeito a falhas de interpretação.
Custos elevados
Por fim, além do impacto no tempo e na produtividade, a gestão manual de contratos eleva significativamente os custos operacionais. Em qualquer organização, tempo é dinheiro, e como se perde muito na análise documental, existe prejuízo também na receita.
O que é inteligência artificial na gestão de contratos?
De modo geral, a IA aplicada à gestão de contratos utiliza tecnologias avançadas para receber, processar e armazenar os documentos. Assim, é possível eliminar tarefas repetitivas e mais propensas a erros. O que, sem dúvidas, torna os processos mais rápidos e eficientes.
Por exemplo, existe um contrato com 500 páginas e este está associado a outros dois fornecedores. De forma simplista, ao programar a IA, ela fará a checagem dos dados essenciais, identificará discrepâncias e poderá validar os documentos ou sugerir revisão em poucos segundos.
A automação para gestão de contratos criada pela Dynadok é capaz de:
- extrair dados automaticamente: em suma, identifica informações, mesmo que o contrato esteja em diferentes formatos, como PDFs e imagens. A partir disso, transforma-se em dados organizados e estruturados;
- destacar cláusulas críticas: sistemas automatizados localizam cláusulas específicas e ajudam a garantir a conformidade com requisitos legais e contratuais;
- automatizar prazos e vencimentos: o uso da IA na gestão de contratos ajuda a acompanhar prazos, sobretudo quando configura-se alertas automáticos;
- validar informações em segundos: a tecnologia elimina inconsistências e falhas humanas com análises mais rápidas e precisas.
Benefícios reais de automatizar a gestão de contratos
Acima, falamos sobre os erros da gestão manual de contratos. Inserir a inteligência artificial neste processo, além de anular tais problemas, facilita a identificação de vencimentos e antecipa negociações importantes.
O processamento inteligente de contratos criado pela Dynadok elimina falhas comuns em revisões manuais. Só para ilustrar, trazem uma precisão superior a 90% na análise de documentos.
Além disso, facilita a priorização de demandas, já que os prazos estabelecidos são facilmente checados e as informações prioritárias podem ser compartilhadas com outros sistemas e setores. Tudo isso colabora para evitar prejuízos financeiros.
Automatizar a gestão de contratos garante ainda a conformidade com requisitos contratuais. E, uma vez que suportam documentos em formatos e volumes distintos, asseguram a qualidade e agilidade no processamento.
Por fim, a organização reduz custos com retrabalho, horas extras e possíveis penalidades por atrasos ou erros contratuais. Como você pode observar, são vários os benefícios da automação neste setor.
Sobre a Dynadok
Fundada em 2024, a Dynadok usa a inteligência artificial para acelerar o processamento de documentos. Com o uso de diversas tecnologias, agilizamos processos para reduzir custos e eliminar os erros manuais na análise de documentos.
Nosso sistema já é usado por grandes empresas para validação de documentos da Segurança do Trabalho e de matrículas universitárias, por exemplo.
Com benefícios como a redução de erros, economia de tempo e otimização de recursos, a solução da Dynadok torna-se uma aliada indispensável para a gestão administrativa. Agende uma demonstração e diga adeus à validação manual de contratos!
