O período de matrículas em universidades particulares brasileiras, especialmente para aquelas que operam com o Fundo de Financiamento Estudantil (Fies), frequentemente representa um desafio logístico. O alto volume de documentação exige uma gestão eficiente para processar um grande número de arquivos em poucos dias.
Inicialmente, cada candidato deve apresentar uma série de documentos comprobatórios, incluindo:
- comprovante de renda familiar;
- documento de identificação (RG, CNH, etc.);
- histórico escolar do ensino médio.
Considere agora a complexidade de receber esses documentos em diversos formatos (PDFs, fotos, etc.) e multiplicá-los por milhares de inscritos, chegando a 3 mil ou mais em algumas instituições. A gestão manual desse processo é demorada e propensa a erros, como extravio de documentos, informações incorretas e atrasos na análise.
Tais erros podem impactar negativamente a experiência do aluno, com atrasos na efetivação da matrícula e frustrações.
Felizmente, a automação surge como uma solução prática e eficiente para otimizar a conferência da documentação do Fies. Ao automatizar o processo de triagem e análise, as instituições conseguem auditar cada arquivo de forma rápida e precisa, minimizando erros humanos e agilizando a comunicação com os estudantes.
Essa automação permite:
- redução do tempo de processamento: a análise automatizada acelera a verificação dos documentos, liberando a equipe para outras atividades;
- minimização de erros: a automação reduz a incidência de erros humanos na conferência dos dados e garante maior precisão;
- melhora na comunicação: a agilidade na análise permite um retorno mais rápido aos candidatos, o que melhora a experiência e evita ansiedade;
- maior organização e segurança dos dados: a centralização e o armazenamento digital dos documentos facilitam o acesso e garantem a segurança das informações.
Pelo alto volume de informações, é natural que os gestores busquem soluções para automatizar a validação destes documentos. É sobre isso que vamos explicar neste texto!
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Os desafios da validação de documentos no Fies
O Fundo de Financiamento Estudantil (Fies) é um programa do Governo Federal que oferece financiamento para estudantes cursarem o ensino superior em instituições privadas. O objetivo é ampliar o acesso à educação.
No entanto, o programa exige a comprovação de renda familiar compatível com os critérios definidos, além de documentos acadêmicos e contratuais que formalizam a adesão ao financiamento. Cada participante deve enviar uma série de arquivos que serão analisados, de forma individual, pela Comissão Permanente de Supervisão e Acompanhamento (CPSA).
O desafio surge porque as Instituições de Ensino Superior (IES) são responsáveis pela CPSA e seus funcionários devem analisar e validar toda a documentação enviada pelos candidatos. Esse processo inclui uma série de etapas, como conferência de:
- comprovante de inscrição no Fies;
- declaração de renda ou isenção do imposto de renda do grupo familiar;
- comprovantes de residência atualizados;
- histórico escolar e contratos assinados.
São milhares de páginas com informações associadas entre si. Ou seja, é normal encontrar arquivos com dados incorretos ou não receber um determinado comprovante. Quando a operação é feita de forma manual, além de lenta, pode ocasionar em erros de análise.
Como a Dynadok transforma a gestão documental nas IES?
A Dynadok oferece uma automação que utiliza uma tecnologia que recebe e processa cada arquivo, de forma simultânea, cruzando-o com outros associados para agilizar a validação documental. Essa tecnologia é especialmente útil em situações como as do Fies, quando é necessário lidar com grandes volumes de dados de maneira ágil e precisa.
Mas, como isso funciona? Em primeiro lugar, o seu time de auditoria deve “ensinar” a automação quais dados devem ser checados e quais ações devem ser feitas a partir da validação ou falha em cada documento.
Depois da configuração inicial, o sistema recebe os documentos enviados por cada candidato, sejam eles em formato PDF ou imagem. Em seguida, a inteligência artificial identifica automaticamente os campos relevantes (CPF, nome, renda e endereço, dentre outros), mesmo que estejam em diferentes tipos de arquivos.
A partir daí, o sistema faz a conferência de documentos do Fies, seguindo o que foi declarado na inscrição, em segundos. Durante o trabalho, a automação também destaca os arquivos que foram rejeitados para correção imediata.
Para fins de comparação, quanto tempo o seu time precisa atualmente para validar a documentação de 100 inscritos no Fies de forma manual? A automação pode reduzir este processo para poucos minutos, liberando os profissionais para atividades mais estratégicas e para casos mais complexos.
Benefícios concretos da IA na validação de documentos do Fies
A automação criada pela Dynadok traz vantagens práticas e até mensuráveis para as IES. Entre os principais benefícios estão:
- agilidade no processo: pode reduzir o tempo de validação em mais de 90%, permitindo que as instituições atendam aos prazos do Fies sem sobrecarregar as equipes;
- redução de erros: automatiza a conferência de documentos, elimina falhas humanas causadas por exaustão ou pressa;
- flexibilidade de formatos: processa documentos em diversos formatos, como PDF e imagens, sem comprometer a eficiência;
- melhoria na experiência do aluno: garante que o processo de matrícula seja rápido e sem complicações, aumentando a satisfação dos estudantes;
- cumprimento de prazos: evita atrasos que podem prejudicar o financiamento do estudante e a credibilidade da instituição.
Como aponta Willian Valadão, CEO da Dynadok, a alta demanda em períodos de matrícula exige agilidade que só a IA pode oferecer. “Com a nossa automação, uma IES consegue validar documentos em segundos e focar no que realmente importa: a experiência dos alunos e a qualidade do ensino”, destaca.
Fundada em 2024, a Dynadok utiliza tecnologias como IDP, aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural para otimizar processos administrativos em setores como educação, saúde e segurança do trabalho.
Agende uma demonstração e descubra como a Dynadok pode ajudar sua IES a superar desafios, reduzir custos e simplificar a gestão documental.
