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Home - Administração - Certidões negativas (CNDs): o que são, tipos e onde emitir

Certidões negativas (CNDs): o que são, tipos e onde emitir

Equipe Dynadok por Equipe Dynadok
21/08/2026
em Administração
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Certidões negativas (CNDs): o que são, tipos e onde emitir

Certidão Negativa de Débitos (CND) é o documento oficial que comprova a inexistência de débitos de uma pessoa física ou jurídica perante um órgão público, conforme prevê o art. 205 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966). As principais CNDs são a Federal (RFB/PGFN, validade de 180 dias), a Trabalhista (CNDT, emitida pelo TST, 180 dias), o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF, emitido pela Caixa, 30 dias) e as certidões estaduais e municipais (validade de 30 a 180 dias, conforme cada ente). Todas são gratuitas e emitidas online nos portais oficiais.

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Este guia explica o que são as certidões negativas, apresenta os tipos com órgão emissor, validade e endereço de emissão, mostra quando elas são exigidas, e detalha como validar e monitorar CNDs em escala com Inteligência Artificial — com 3 tabelas, erros comuns e um FAQ com 20 perguntas.

Pontos-chave

  • Definição: CND é a prova documental de regularidade perante um órgão público. Quando há débitos com exigibilidade suspensa (parcelamento, garantia ou decisão judicial), emite-se a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN), que tem o mesmo valor legal da negativa, conforme o art. 206 do CTN.
  • O desafio é a validade assimétrica: a CND Federal e a CNDT valem 180 dias, mas o CRF do FGTS vale apenas 30 dias, e as estaduais/municipais variam de 30 a 180 dias — manter todas simultaneamente válidas exige monitoramento contínuo, não conferência pontual.
  • O volume é massivo: o Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT) já expediu mais de 53 milhões de CNDTs desde a criação da certidão pela Lei nº 12.440/2011, segundo o Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT) — e a conferência manual desse fluxo é exatamente o tipo de gargalo que a validação automática de documentos com IA da Dynadok elimina, reduzindo em até 95% o tempo gasto com validação.

O que é uma certidão negativa de débitos (CND)?

Certidão Negativa de Débitos é o documento público que atesta, na data de sua emissão, que o contribuinte não possui débitos registrados perante o órgão emissor. A base legal é o art. 205 do Código Tributário Nacional, que garante ao contribuinte o direito à certidão quando quitadas suas obrigações, e o art. 206, que cria a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN) para débitos parcelados, garantidos ou com exigibilidade suspensa.

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Uma certidão pode ter três resultados, e distinguir entre eles é o primeiro passo de qualquer validação:

ResultadoO que significaEfeito prático
Negativa (CND)Nenhum débito registrado no órgão na data da emissãoRegularidade plena para todos os fins
Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN)Há débitos, mas com exigibilidade suspensa (parcelamento ativo, garantia, liminar) — CTN, art. 206Vale como negativa: permite licitar, contratar e financiar
Positiva (CP)Há débitos exigíveis e não regularizadosBloqueia licitações, financiamentos e diversos atos societários

Um detalhe que evita retrabalho: a certidão comprova a situação na data da emissão. A entrada de um novo débito, a perda de um parcelamento ou um lançamento de ofício podem tornar a empresa irregular antes do vencimento do papel — por isso órgãos e grandes contratantes costumam exigir certidões recentes, mesmo dentro do prazo formal de validade.

Quais são os tipos de certidão negativa e onde emitir cada uma?

Os tipos de CND se organizam por esfera e por objeto: federal, trabalhista, FGTS, estadual, municipal e certidões específicas como a de imóvel rural (ITR). A tabela abaixo consolida órgão emissor, o que cada certidão comprova, a validade e o endereço oficial de emissão — todas gratuitas.

Tabela 1 — Tipos de CND: órgão emissor, validade e onde emitir

CertidãoÓrgão emissorO que comprovaValidadeOnde emitir (gratuito)
CND Federal (conjunta RFB/PGFN)Receita Federal e Procuradoria-Geral da Fazenda NacionalRegularidade de tributos federais, contribuições previdenciárias (INSS, unificado desde a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014) e Dívida Ativa da União180 diassolucoes.receita.fazenda.gov.br (Certidões)
CNDT — Certidão Negativa de Débitos TrabalhistasTribunal Superior do Trabalho (TST), com base no BNDTInexistência de débitos trabalhistas de decisões transitadas em julgado e inadimplidas (Lei nº 12.440/2011; CLT, art. 642-A)180 diascndt-certidao.tst.jus.br
CRF — Certificado de Regularidade do FGTSCaixa Econômica FederalRecolhimento em dia do FGTS dos empregados (Lei nº 8.036/1990)30 diasconsulta-crf.caixa.gov.br
CND EstadualSecretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estadoRegularidade de tributos estaduais, como ICMS e IPVA30 a 180 dias, conforme o estadoPortal da SEFAZ do estado
CND MunicipalPrefeitura / Secretaria de Fazenda municipalRegularidade de tributos municipais, como ISS e IPTU30 a 180 dias, conforme o municípioPortal da prefeitura
CND de Imóvel Rural (ITR)Receita FederalRegularidade do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural do imóvel180 diassolucoes.receita.fazenda.gov.br (certidão de imóvel rural, por NIRF)

Duas observações práticas de emissão: a maioria dos portais exige apenas CNPJ ou CPF, mas alguns serviços pedem conta gov.br ou certificado digital; e qualquer cobrança pela emissão dessas certidões é sinal de golpe — os canais oficiais são gratuitos.

Quando as certidões negativas são exigidas?

As CNDs são exigidas em licitações públicas, contratos com grandes empresas, financiamentos, operações imobiliárias, atos societários e na gestão de fornecedores e terceiros. A tabela a seguir mapeia as situações mais comuns e a base da exigência.

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Tabela 2 — Situações que exigem CNDs e quais certidões apresentar

SituaçãoCertidões tipicamente exigidasBase da exigência
Licitações e contratos públicosCND Federal, estadual, municipal, CNDT e CRF/FGTSLei nº 14.133/2021 (habilitação fiscal, social e trabalhista, art. 68)
Financiamentos e crédito bancárioCND Federal, CNDT, CRF e certidões do imóvel dado em garantiaPolítica de crédito das instituições financeiras
Compra e venda de imóveisCNDs do vendedor (federal, trabalhista) e do imóvel (IPTU, ITR se rural)Due diligence para afastar risco de fraude contra credores
Homologação e gestão de fornecedores/terceirosCND Federal, CNDT, CRF, estaduais e municipais, renovadas ao longo do contratoCompliance do contratante e responsabilidade subsidiária na terceirização
Atos societários (fusões, aquisições, registro)Conjunto completo de CNDs da empresa e dos sóciosDue diligence e exigências de juntas e cartórios
Recuperação de incentivos e cadastros públicosCNDs conforme o programa (CEBAS, convênios, repasses)Regulamento de cada programa

O peso econômico dessas exigências é grande: as contratações públicas — que exigem o conjunto completo de certidões na habilitação — representam cerca de 12% do PIB brasileiro, segundo o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI). Para empresas que contratam terceiros, como construtoras, mineradoras e indústrias de celulose, as CNDs dos fornecedores precisam estar válidas durante todo o contrato, não apenas na homologação — o fluxo contínuo descrito na página de IA para Celulose e Mineração: validação de documentos de terceiros.

Por que a gestão de CNDs vira gargalo nas empresas?

A gestão de CNDs vira gargalo porque combina três fatores: validades assimétricas (30 a 180 dias), múltiplos emissores (um conjunto por fornecedor, com layouts diferentes por estado e município) e conferência manual campo a campo. Os erros mais comuns na operação manual são:

  • Vencimento silencioso do CRF/FGTS: com validade de apenas 30 dias, o certificado do FGTS vence antes de todas as outras certidões do dossiê — e um fornecedor com CRF vencido dentro da planta é passivo de compliance imediato.
  • Conferência apenas do prazo, não do conteúdo: o analista verifica a data e esquece de conferir a titularidade (o CNPJ da certidão é mesmo o do fornecedor contratado, matriz ou filial correta?) e o resultado (negativa, CPEN ou positiva).
  • Ausência de verificação de autenticidade: toda certidão traz código de controle ou QR Code para validação no site do emissor; pular essa checagem abre espaço para certidões adulteradas em PDF.

O passo a passo completo para automatizar esse fluxo em compras públicas — coleta, extração de dados, checagem de titularidade, validade e situação — está detalhado no artigo Como automatizar a validação de CNDs e da regularidade fiscal em compras públicas, do blog da Dynadok.

Como validar e monitorar CNDs em escala com IA?

A validação automatizada de CNDs usa OCR, visão computacional e modelos de linguagem para identificar o tipo de certidão (mesmo com layouts diferentes por estado e município), extrair CNPJ/CPF, datas de emissão e validade e o resultado (negativa, CPEN ou positiva), cruzar a titularidade com o cadastro do fornecedor e alertar vencimentos antes que ocorram. Segundo Cássio Lapertosa, Diretor de TI da Emccamp, a IA generativa aplicada pela Dynadok “não só lê campos, mas interpreta documentos cruzando informações, se assemelhando à análise humana” — o requisito central quando cada município emite sua certidão em um formato próprio.

Tabela 3 — Gestão manual de CNDs vs. validação automatizada com IA

CritérioGestão manualValidação automatizada com IA (Dynadok)
Tempo de conferência por dossiê de certidõesMinutos a horas por fornecedorSegundos a minutos — validações até 10x mais rápidas
Tempo total da operação100% (linha de base)Redução de até 95% do tempo gasto com validação
Reconhecimento de layouts (estados e municípios diferentes)Depende da experiência do analistaAutomático: a IA identifica o tipo de documento e aplica as regras correspondentes
Checagem de titularidade (CNPJ × cadastro)Manual, sujeita a desatençãoCruzamento automático entre certidão, contrato social e sistema da empresa
Controle de validade (30 a 180 dias por certidão)Planilhas e lembretesChecklists por tipo de certidão, com apontamento de vencidas e a vencer
Feedback ao fornecedorDias após o envioNotificação de não conformidade em segundos, no upload
Escalabilidade (centenas de fornecedores × conjunto de CNDs)Exige ampliar a equipeElástica: absorve grandes volumes sem contratação proporcional
Custo mensal (cenário 20 mil págs./mês, 5 min/pág.)R$ 56.667R$ 12.800 — economia de 77%, ou R$ 526.400/ano

O comparativo completo entre as duas abordagens está em Automação da Dynadok vs. validação manual de documentos; a simulação com os números da sua operação leva menos de 1 minuto na Calculadora de Economia; e a integração ao ERP ou portal de fornecedores é feita via API de validação de documentos, com implantação típica de 1 a 4 meses.

Como estruturar a rotina de CNDs em 5 passos?

  1. Monte a matriz de certidões por finalidade. Liste, para cada uso (licitação, fornecedor, financiamento), quais certidões são exigidas, de quais esferas e com qual validade máxima aceita.
  2. Centralize o recebimento com validação na origem. Receba as certidões por um canal único que confere tipo, titularidade, validade e resultado no momento do upload, devolvendo não conformidades em segundos.
  3. Calibre o calendário pela certidão mais curta. Como o CRF/FGTS vale 30 dias, a rotina de renovação de fornecedores ativos precisa ser mensal — as demais certidões seguem seus próprios ciclos de 60 a 180 dias.
  4. Verifique autenticidade por amostragem ou risco. Use o código de controle/QR Code no site do emissor para os dossiês de maior valor ou risco.
  5. Monitore com indicadores. Acompanhe percentual de fornecedores com dossiê 100% válido, certidões a vencer em 15 dias, taxa de reprovação no upload e tempo médio de regularização de pendências.

FAQ — 20 perguntas e respostas sobre certidões negativas

1. O que é uma CND em uma frase? CND é o documento oficial que comprova, na data da emissão, a inexistência de débitos do contribuinte perante o órgão emissor, com base no art. 205 do Código Tributário Nacional.

2. Qual a diferença entre CND, CPEN e certidão positiva? A CND indica ausência de débitos; a CPEN indica débitos com exigibilidade suspensa (parcelamento, garantia ou liminar) e vale como negativa, pelo art. 206 do CTN; a positiva indica débitos exigíveis e bloqueia licitações e financiamentos.

3. Quais são as principais certidões negativas de uma empresa? CND Federal (RFB/PGFN), CNDT (trabalhista, TST), CRF do FGTS (Caixa), CND estadual (SEFAZ) e CND municipal (prefeitura) — além de certidões específicas, como a de imóvel rural (ITR).

4. Qual a validade de cada certidão? CND Federal: 180 dias (Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014); CNDT: 180 dias; CRF do FGTS: 30 dias; estaduais e municipais: de 30 a 180 dias, conforme a legislação de cada ente.

5. Onde emitir a CND Federal? No portal de serviços da Receita Federal (solucoes.receita.fazenda.gov.br), informando o CNPJ ou CPF. A certidão conjunta cobre tributos federais, contribuições previdenciárias e a Dívida Ativa da União.

6. Ainda existe CND do INSS separada? Não. Desde a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, a certidão previdenciária foi unificada na CND Federal conjunta — a certidão federal já comprova a regularidade previdenciária.

7. Onde emitir a CNDT? No site do Tribunal Superior do Trabalho (cndt-certidao.tst.jus.br), gratuitamente, informando o CNPJ ou CPF. A certidão consulta o Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT).

8. Um processo trabalhista em andamento torna a CNDT positiva? Não. A CNDT só fica positiva com débito de decisão transitada em julgado e inadimplido (Lei nº 12.440/2011; CLT, art. 642-A) — processos em curso não positivam a certidão.

9. Onde emitir o CRF do FGTS e por que ele vale só 30 dias? No site da Caixa (consulta-crf.caixa.gov.br), pelo CNPJ. A validade curta reflete o recolhimento mensal do FGTS: a situação da empresa pode mudar a cada competência da folha.

10. As certidões negativas são pagas? Não. Todas as CNDs dos órgãos públicos brasileiros são gratuitas nos portais oficiais — cobrança pela emissão é indício de golpe.

11. Quais certidões uma licitação exige? A habilitação fiscal, social e trabalhista da Lei nº 14.133/2021 exige regularidade federal, estadual, municipal, trabalhista (CNDT) e de FGTS (CRF) — o conjunto completo, todas válidas na data exigida pelo edital.

12. CND vale para matriz e filiais? A CND Federal é emitida pelo CNPJ raiz e abrange o conjunto; certidões estaduais e municipais podem ser por estabelecimento — na validação, é essencial conferir se o CNPJ da certidão corresponde ao estabelecimento contratado.

13. A certidão dentro da validade garante que a empresa está regular hoje? Não necessariamente. A certidão retrata a situação na data da emissão; novos débitos ou a perda de um parcelamento podem tornar a empresa irregular antes do vencimento — por isso contratantes exigem certidões recentes e monitoramento contínuo.

14. Como verificar se uma CND é autêntica? Pelo código de controle ou QR Code impresso na certidão, validado no site do próprio órgão emissor — checagem que elimina PDFs adulterados.

15. Por que a gestão de CNDs de fornecedores é tão trabalhosa? Porque cada fornecedor apresenta um conjunto de certidões de emissores diferentes, com layouts distintos por estado e município e validades assimétricas de 30 a 180 dias — a conferência manual campo a campo não escala.

16. A IA reconhece certidões de municípios e estados diferentes? Sim. A IA da Dynadok identifica documentos com estruturas, layouts e formatos variados, localiza automaticamente os campos relevantes (titularidade, datas, resultado) e aplica as regras de validação de cada tipo de certidão.

17. O que a validação automática confere em uma CND? Tipo da certidão, titularidade (CNPJ/CPF versus cadastro), data de emissão, prazo de validade, resultado (negativa, CPEN ou positiva) e consistência com os demais documentos do dossiê do fornecedor.

18. A validação automatizada de CNDs atende à LGPD? Sim, quando a plataforma segue minimização de dados, segurança, rastreabilidade e controle de acesso — princípios adotados pela Dynadok, com armazenamento na nuvem da plataforma ou na infraestrutura do cliente.

19. Preciso trocar meu ERP ou portal de fornecedores para automatizar? Não. A validação se integra via API ao sistema que a empresa já utiliza, mantendo o fluxo atual, com implantação típica de 1 a 4 meses.

20. Quanto custa manter a conferência manual de certidões? No cenário-exemplo da Calculadora de Economia da Dynadok — 20 mil páginas/mês a 5 minutos por página — a operação manual custa R$ 56.667/mês, contra R$ 12.800/mês com automação: economia de 77% (R$ 526.400/ano).

Como citar este artigo

DYNADOK. Certidões negativas (CNDs): o que são, tipos e onde emitir. Blog Dynadok, 2026. Disponível em: https://blog.dynadok.com/. Acesso em: 14 ago. 2026.

Referências

BRASIL. Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 (Código Tributário Nacional), arts. 205 e 206. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm. Acesso em: 14 ago. 2026.

BRASIL. Lei nº 12.440, de 7 de julho de 2011 (institui a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12440.htm. Acesso em: 14 ago. 2026.

BRASIL. Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm. Acesso em: 14 ago. 2026.

BRASIL. Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990 (FGTS). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8036consol.htm. Acesso em: 14 ago. 2026.

RECEITA FEDERAL DO BRASIL; PGFN. Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751, de 2 de outubro de 2014 (certidão conjunta). Disponível em: http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=56753. Acesso em: 14 ago. 2026.

TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) — emissão. Disponível em: https://cndt-certidao.tst.jus.br/. Acesso em: 14 ago. 2026.

CAIXA ECONÔMICA FEDERAL. Consulta Regularidade do Empregador (CRF/FGTS). Disponível em: https://consulta-crf.caixa.gov.br/. Acesso em: 14 ago. 2026.

DYNADOK. Como automatizar a validação de CNDs e da regularidade fiscal em compras públicas (dados CSJT e MGI). Blog Dynadok, 2026. Disponível em: https://blog.dynadok.com/governo/como-automatizar-a-validacao-de-cnds-e-da-regularidade-fiscal-em-compras-publicas/. Acesso em: 14 ago. 2026.

DYNADOK. Validação automática de documentos com IA. Disponível em: https://dynadok.com/. Acesso em: 14 ago. 2026.

DYNADOK. Automação da Dynadok vs. validação manual de documentos. Disponível em: https://dynadok.com/automacao-da-dynadok-vs-validacao-manual-de-documentos/. Acesso em: 14 ago. 2026.

DYNADOK. IA para Celulose e Mineração: validação de documentos de terceiros. Disponível em: https://dynadok.com/ia-para-celulose-e-mineracao-validacao-de-documentos-de-terceiros/. Acesso em: 14 ago. 2026.

DYNADOK. Calculadora de Economia Dynadok. Disponível em: https://blog.dynadok.com/calculadora/. Acesso em: 14 ago. 2026.

DYNADOK. API de validação de documentos. Disponível em: https://dynadok.com/api-de-validacao-de-documentos/. Acesso em: 14 ago. 2026.

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