O departamento administrativo das universidades particulares brasileiras recebe milhares de documentos a cada edição do Programa Universidade para Todos, popularmente conhecido como Prouni. Os participantes enviam informações pessoais e do grupo familiar para confirmar o benefício de uma bolsa de estudos.
Neste fluxo, a gestão de análise documental pode entrar em colapso se toda a operação for feita de forma manual. Como resultado, o excesso de trabalho pode provocar lentidão, afetar a produtividade e ainda vir com erros provocados pela exaustão.
É natural que, diante do alto volume de trabalho manual e repetitivo, surja uma busca por automação para facilitar o processo e acelerar o ritmo de aprovação das matrículas. Com a evolução da tecnologia, já é possível reduzir o tempo de validação documental do Prouni para minutos com o uso da inteligência artificial (IA).
Com uma solução inovadora, criada pela Dynadok, o estudante envia os documentos de forma digital (pdf ou jpg) e a nossa tecnologia confirma os dados informados na inscrição do Prouni e faz o cruzamento com os comprovantes enviados. Se algo não estiver de acordo, o sistema detecta e notifica o candidato imediatamente.
Chegou o momento de abandonar os processos manuais e aproveitar os benefícios da inteligência artificial na validação de documentos em sua universidade. Desta forma, o seu time pode focar em outras tarefas mais estratégicas, aumentando assim a produtividade de toda a operação.
Quais são os principais problemas encontrados na validação de documentos do Prouni?
Antes de adentrarmos nas soluções, precisamos explorar os problemas. Quando o assunto é a validação de documentos do Prouni, quais são os principais problemas encontrados pelas instituições de ensino? No geral, podemos destacar três pontos.
O primeiro deles é a quantidade de documentos que precisam ser analisados versus o prazo para que isso seja cumprido. São poucos dias para processar milhares de informações, o que causa uma sobrecarga no time durante os períodos de inscrição do programa.
O segundo problema é justamente o custo operacional. Com a alta demanda, é necessário ampliar a equipe e “desestruturar” o cotidiano de trabalho habitual da instituição.
Por último (e talvez mais importante) estão os erros humanos, os quais são compreensíveis, mas não menos prejudiciais à condução das atividades. Seja do lado do candidato ou da universidade, este tipo de falha pode resultar em retrabalhos e aumentar mais o custo operacional.
Felizmente, todos os três pontos elencados podem ser neutralizados com a implementação da inteligência artificial. “O trabalho que antes demorava horas ou dias agora é feito em segundos”, diz o CEO da Dynadok, Willian Valadão.
Como funciona o processamento inteligente de documentos?
IDP é a sigla de “Intelligent Document Processing, termo técnico que significa processamento inteligente de documentos. Na prática, trata-se de uma tecnologia que faz a leitura de dados contidos dentro de arquivos em PDF ou JPG.
No caso específico do Prouni, o candidato coloca em sua ficha de inscrição a renda pessoal e dos familiares, os dados pessoais e depois envia os documentos comprobatórios. Vamos supor que ele tenha declarado renda de um salário mínimo, mas os comprovantes enviados constam o valor de R$ 5 mil.
Nesta situação, a inteligência artificial da Dynadok vai criar um alerta e comunicar ao candidato que o documento não está de acordo. O mesmo acontecerá com documentos como RG, comprovante de endereço e demais itens que podem ter informações divergentes.
Todo o processo é configurado pela equipe interna da universidade, informando os campos que devem ser preenchidos pela inteligência artificial e quais dados devem ser confrontados com a ficha de inscrição. Uma vez configurada, a IA fará esta validação de forma automática, em poucos minutos.
“Enquanto muitas empresas ainda utilizam RPA (Robotic Process Automation) para a validação de documentos, nossa solução vai além, entregando uma automação mais inteligente e rápida”, destaca Valadão.
A tecnologia desenvolvida é capaz de reduzir em 95% o tempo gasto nas análises documentais do Prouni. Em universidades que já utilizam a IA da startup, a produtividade pode aumentar em até 30%.
4 vantagens do uso da inteligência artificial na validação de documentos
Acima, falamos dos principais problemas encontrados na validação manual de documentos do Prouni. Ao implementar a automação neste processo, sua universidade aproveitará de vários benefícios práticos. Confira!
1. Garantia de uma análise justa aos candidatos
Neste exemplo de uso da inteligência artificial na educação, o processamento inteligente garante a validação rápida e eficiente de todos os documentos enviados pelo estudante. Quando esse trabalho é feito por humanos, eventuais erros são inevitáveis, o que é prejudicial para todos.
A implementação de um sistema inteligente facilita a validação dos materiais e reduz as possibilidades de erro, uma vez que a IA é capaz de processar um alto volume de documentos sem se cansar. Desde que os parâmetros adequados sejam estabelecidos, as possibilidades de erros são nulas.
2. Eliminação de atrasos decorrentes de sobrecarga
Não é incomum que pessoas contempladas pelo Prouni percam as primeiras aulas por conta do tempo necessário para processar cada matrícula. Em alguns casos, algumas instituições até liberam os acessos às aulas, mas isso gera outras consequências que vão do atraso na emissão de carteirinha, dificuldade de lançar as presenças, etc
É possível reduzir o tempo de validação documental do Prouni para minutos com o uso da inteligência artificial da Dynadok. Esta automação diminui mais de 90% do tempo necessário para validar cada matrícula.
3. Perspectiva de ficar na vanguarda das soluções tecnológicas
Instituições de ensino privado tem como um de seus maiores trunfos a adoção de tecnologias de ponta, o que as coloca como referência no meio acadêmico. Considerando que a inteligência artificial está se tornando onipresente nos espaços digitais, utilizar ferramentas assim é um diferencial competitivo.
A partir da adoção da tecnologia, as instituições de ensino que validam documentos do Prouni não apenas qualificam o trabalho que estão realizando, mas também terão a sua credibilidade reconhecida pelo mercado. Este diferencial pode influenciar a ativação de novas matrículas e gerar mais visibilidade para a sua universidade.
4. Otimização da mão de obra qualificada
O processo manual de validação de documentos na educação exige muita atenção e pode sobrecarregar as equipes nos períodos de matrícula, como acontece no início e meio do ano letivo. O excesso de trabalho reduz a produtividade e aumenta a probabilidade de erros.
Ao deixar esta parte cansativa com a máquina, a sua equipe terá mais disponibilidade para pensar estratégias para ampliar a captação de alunos, retê-los, treinar outros profissionais ou demais tarefas que sejam relevantes para o momento. O resultado disso será um aumento da produtividade, sem que custos sejam elevados.
Diante de tantos desafios que a sua equipe encontra para validar cada documento, converse agora com o nosso time comercial e agende uma demonstração. Veja como a inteligência artificial é uma aliada estratégica na sua operação!
