Controlar e gerenciar a documentação de mobilização de terceiros é um desafio constante para empresas de todos os setores. A complexidade de verificar contratos, certidões e requisitos de segurança resulta em processos lentos e burocráticos.
Só para ilustrar, estudos indicam que empresas perdem até 30% do tempo produtivo lidando com a validação manual da documentação. Isso pode representar prejuízo significativo em grandes operações.
Digamos que uma grande construtora precise mobilizar centenas de trabalhadores terceirizados para uma obra. Cada um deles demanda, naturalmente, documentos relacionados a contratos, certidões, exames, entre outros.
Como consequência, os analistas desta empresa terão que conferir diversos documentos e qualquer erro nesse processo pode acarretar atrasos, multas ou até mesmo acidentes. A automação é uma solução prática para agilizar este processo.
O uso da tecnologia para receber, automatizar a análise de documentos e validá-los garante eficiência, segurança e conformidade regulatória. Prova disso é que, de acordo com estudos da Deloitte, a automação pode reduzir custos operacionais em até 20%.
O que é a documentação de mobilização de terceiros?
De modo geral, ela compreende todos os registros necessários para que uma empresa ou pessoa contratada inicie suas atividades dentro de uma organização contratante. Esses documentos de mobilização de terceiros garantem conformidade legal, segurança no ambiente de trabalho e qualidade operacional.
Entre os registros mais comuns, podemos exemplificar:
- contratos de prestação de serviço;
- certidões negativas (INSS, FGTS, tributos federais);
- exames ocupacionais e treinamentos obrigatórios (NRs);
- comprovantes de entrega de EPIs;
- apólices de seguro de responsabilidade civil.
Ainda que cada setor tenha suas particularidades, como documentos específicos e volume, a necessidade de uma validação rápida e precisa é universal. Quando a operação é feita de forma manual, ela pode sobrecarregar o time e gerar alguns transtornos.
A princípio, a validação de documentação de mobilização de terceiros é essencial para garantir:
- conformidade legal: evitar penalidades por irregularidades fiscais e trabalhistas;
- segurança: assegurar que os trabalhadores tenham as condições adequadas para atuar;
- eficiência operacional: prevenir atrasos por falta de documentos obrigatórios.
Neste sentido, sem um processo de conferência de documentos eficaz, as empresas correm o risco de enfrentar problemas como multas, interdições e risco de responsabilidade civil.
Como referência, aqui estão alguns documentos da mobilização de terceiros que podem ter sua conferência automatizada:
PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos
É o documento que identifica, avalia e controla os riscos ocupacionais presentes no ambiente de trabalho, visando a prevenção de acidentes e doenças.
PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
Documento em que são estabelecidas medidas para monitorar e preservar a saúde dos trabalhadores, incluindo a realização de exames médicos admissionais, demissionais e periódicos.
ASO – Atestado de Saúde Ocupacional
Documento que comprova a aptidão do trabalhador para exercer determinada função, emitido após a realização dos exames médicos previstos no PCMSO.
CNDT – Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
Este documento comprova a inexistência de débitos trabalhistas da empresa, sendo exigida em licitações e outras situações.
CNPJ – Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica
Cadastro que identifica as empresas e outras entidades, contendo informações como nome empresarial, atividade econômica e endereço.
Contrato Social de clientes e fornecedores
Documento que estabelece as regras e condições da relação entre a empresa e seus clientes ou fornecedores.
CND Federal – Certidão Negativa de Débitos Federais
Documento que comprova a inexistência de débitos da empresa com a Receita Federal e outros órgãos federais.
CND Municipal – Certidão Negativa de Débitos Municipais
Comprova a inexistência de débitos da empresa com a prefeitura do município onde está localizada.
CND Estadual – Certidão Negativa de Débitos Estaduais
Comprova a inexistência de débitos da empresa com o governo do estado onde está localizada.
CRF FGTS – Certificado de Regularidade do FGTS
Certificado que comprova a regularidade da empresa em relação ao recolhimento do FGTS dos seus trabalhadores.
Além de fazer a conferência individual de cada arquivo, com o uso da tecnologia, é possível cruzar dados entre eles e fazer a validação documental de uma forma completa, mais rápida e com menos erros. Desta forma, sua operação ganha em agilidade.
Principais etapas da validação documental
A validação de documentos de mobilização de terceiros manual pode ser um processo moroso e suscetível a erros. As principais etapas incluem:
- Recebimento e triagem
Nesta fase, a empresa contratante recebe os documentos dos prestadores de serviço e faz uma triagem inicial para garantir a entrega de todos os itens obrigatórios, por exemplo, certidões e contratos.
É o caso daquela construtora que precisa garantir que todos os certificados de Segurança do Trabalho estejam em conformidade antes de liberar o acesso ao canteiro de obras.
- Verificação de conformidade
Após a triagem, os documentos são analisados quanto à autenticidade e validade. Isso inclui a verificação de datas de vencimento, assinaturas e conformidade com normas específicas.
Um exemplo prático da documentação de mobilização de terceiros seria uma empresa de logística que precisa garantir que as apólices de seguro dos motoristas estejam atualizadas para evitar problemas legais.
- Aprovação e cadastro
Com a conformidade verificada, os documentos são registrados nos sistemas internos para que os trabalhadores e equipamentos sejam autorizados a operar. Empresas do setor industrial, por exemplo, cadastram os profissionais em sistemas de gestão de segurança para monitoramento contínuo.
- Monitoramento contínuo
Após a análise e aprovação da documentação de mobilização de terceiros, é necessário realizar auditorias periódicas para garantir que as informações continuem válidas e atualizadas. Ferramentas automatizadas notificam os responsáveis sobre a necessidade de renovação dos arquivos antes do vencimento.
Desta forma, antecipa-se a necessidade para garantir que nenhuma pendência comprometa a operação. Agora, imagine que toda esta operação seja feita de forma manual. Como garantir a sua eficiência?
Como a tecnologia otimiza a validação documental?
Diante dos riscos de erro e atraso ocasionados pela validação manual da documentação de mobilização de terceiros, entra em cena a necessidade de otimizar o processo. Neste sentido, a análise e extração de dados de PDFs e imagens por IA é a melhor solução.
Com o uso da tecnologia, é possível automatizar o recebimento, análise e validação de documentos, reduzindo o prazo de dias para poucas horas. Entenda o processo!
Extração automatizada de dados
A ferramenta identifica automaticamente informações críticas como datas de vencimento e dados fiscais. Por exemplo, ao receber um lote de contratos, o sistema analisa automaticamente a documentação de mobilização de terceiros e destaca aqueles com prazos próximos do vencimento.
Identificação de inconsistências
Ao automatizar a conferência de documentos, o sistema notifica o recebimento de arquivos vencidos ou ilegíveis. Em um cenário prático, uma empresa do setor de engenharia pode evitar atrasos identificando rapidamente certificados de segurança expirados e alertando a equipe responsável.
Integração com ERPs
Um sistema que analisa e valida documentos de forma automatizada permite criar um fluxo de dados com outras ferramentas, eliminando a necessidade de inserção manual. Um caso real seria uma companhia aérea que integra a solução para garantir que todos os certificados de seus fornecedores estejam atualizados e acessíveis.
Trazendo, novamente, o exemplo da empresa de logística, digamos que um analista tenha que validar manualmente os certificados de segurança de motoristas. Com a automação da checagem da documentação de mobilização de terceiros, a gestão consegue reduzir o tempo de verificação para poucas horas, garantindo conformidade e evitando multas.
Garanta conformidade com eficiência
Em suma, automatizar a validação da documentação de mobilização de terceiros não é apenas uma questão de eficiência, mas de segurança e conformidade. A tecnologia da Dynadok permite reduzir erros, otimizar processos e garantir uma gestão documental ágil e segura.
Não deixe a burocracia comprometer seus resultados. Agende uma demonstração e veja como automatizar análise de documentos em sua operação.
