Falhas na gestão documental são mais comuns do que parecem, sobretudo nas áreas de Segurança do Trabalho e Recursos Humanos. Estes setores têm rotinas intensas e cuidam de inúmeras obrigações legais e com um volume de documentos que só cresce.
Até mesmo as empresas mais organizadas costumam ter problemas para manter tudo sob controle. E o resultado? Documentos perdidos, prazos vencidos, retrabalho, risco de multas e dificuldade para responder a auditorias ou exigências do eSocial.
A boa notícia é que, embora existam problemas mais frequentes na gestão documental, há solução. Tudo começa com reconhecer e identificar o que precisa ser ajustado.
Por isso, apresentaremos abaixo as falhas mais comuns nas áreas de SST e RH. Após isso, ajudaremos a entender os impactos práticos e mostraremos formas eficientes de implementar organização e tecnologia.
Por que a gestão documental ainda é um desafio?
Mesmo com tantas ferramentas disponíveis, muitas empresas ainda enfrentam sérias dificuldades para manter a gestão documental organizada. Mas por que isso acontece? A princípio, a resposta está em três fatores principais.
Volume e complexidade da documentação
Áreas como SST e RH geralmente lidam com uma enormidade de documentos obrigatórios, cujas siglas são até curtinhas (PGR, ASO, PPP, LTCAT), mas sua extensão (e importância) são relevantes. Além disso, cada um destes arquivos tem suas regras, prazos, responsáveis e versões.
Fazer a análise e validação de tais documentos manualmente é trabalhoso e propenso a erros.
Falta de integração entre setores e sistemas
Muitas vezes, o RH, o SESMT e a contabilidade usam ferramentas diferentes e não compartilham informações de forma estruturada. Isso gera retrabalho, atrasos, dados inconsistentes e falhas de comunicação.
Rotina operacional intensa e descentralizada
Apesar de sua importância, a gestão de documentos costuma ser deixada para depois. Aquela história de “separar um dia da semana para organizar os arquivos”. Até que uma fiscalização ou demanda urgente torne o problema visível (e caro).
Esses problemas mais frequentes na gestão documental não significam que a empresa é desorganizada, mas que precisa de processos mais inteligentes, padronizados e, sempre que possível, automatizados.
Conheça os problemas mais frequentes na gestão documental
Na prática, não é raro que empresas enfrentem os mesmos erros na hora de lidar com a documentação obrigatória. Só para ilustrar, listamos os problemas mais recorrentes, bem como os impactos que cada um pode gerar. Será que você vai identificar algum na sua organização?
Perda de documentos importantes
Arquivos físicos extraviados, planilhas corrompidas, documentos não salvos na nuvem… Um único ASO perdido ou uma ficha de EPI não localizada é suficiente para invalidar uma defesa em ação trabalhista ou gerar multas em fiscalizações da Inspeção do Trabalho.
Falta de padronização nos modelos usados
Quando cada setor preenche documentos de um jeito diferente, os dados ficam inconsistentes e difíceis de auditar. Isso leva a retrabalho constante, erros em informações enviadas ao eSocial e dificuldade para comprovar conformidade em auditorias externas.
É possível anular este problema frequente na gestão documental com o uso de um sistema que tenha Inteligência Artificial capaz de detectar e extrair dados de PDFs e imagens, mesmo que eles não estejam padronizados. Este tipo de tecnologia facilita a integração entre os setores.
Prazos vencidos por falta de controle automatizado
Treinamentos obrigatórios sem reciclagem, ASOs vencidos ou PGRs não revisados no prazo são falhas que ocorrem por falta de um sistema de alertas e monitoramento. O impacto? Infrações graves à NR1 e NR7, passíveis de sanção imediata.
Dados divergentes entre documentos legais
Entre os problemas mais frequentes na gestão documental, é comum encontrar informações diferentes em arquivos que deveriam estar sincronizados, como um PGR que não bate com o PPP ou um LTCAT que contradiz o ASO. Além de confundir auditorias, compromete a credibilidade da empresa e dificulta o acesso do trabalhador à aposentadoria especial.
Retrabalho e desperdício de tempo
Se encontrar um documento significa pedir ajuda para três setores e vasculhar pastas físicas e e-mails antigos, algo está errado. A ineficiência consome horas produtivas da equipe e aumenta o risco de erros e perda de produtividade no dia a dia.
Acesso descontrolado ou inseguro
Sem uma gestão com controle de permissões, qualquer pessoa pode alterar, deletar ou acessar documentos sensíveis. Isso coloca a empresa em risco de violar a LGPD e de comprometer a integridade dos dados em fiscalizações.
Dificuldade em gerar relatórios e evidências
Em auditorias internas, certificações ISO ou exigências do eSocial, é comum ver empresas perdendo horas para montar relatórios manualmente. Este é um dos problemas mais frequentes na gestão documental que pode ser resolvido rapidamente com o uso de IA, automatizando a tarefa.
Como resolver tantos gargalos com tecnologia e processos inteligentes?
Todos os problemas apresentados até aqui têm uma causa comum: falta de estrutura e de ferramentas adequadas para gerir documentos críticos com segurança, rastreabilidade e eficiência. A solução não está em aumentar a equipe ou criar mais planilhas, mas em automatizar processos, padronizar fluxos e centralizar a gestão.
Tais etapas são possíveis com a implementação de uma plataforma confiável e adaptada à realidade de SST e RH. A automação para analisar e validar documentos criada pela Dynadok permite:
- controlar prazos e atualizações com alertas automáticos, evitando esquecimentos que geram multas ou não conformidades;
- centralizar todos os documentos em um ambiente digital seguro, com acesso por perfil de usuário e histórico de versões;
- padronizar dados de fichas, formulários, treinamentos e registros, eliminando erros e inconsistências entre setores;
- gerar relatórios para auditorias, certificações e eSocial, sem perder tempo com buscas manuais ou retrabalho;
- ganhar tempo e segurança jurídica, com rastreabilidade de cada ação, assinatura digital e armazenamento inteligente.
A automação surge como uma solução para evitar os problemas mais frequentes na gestão documental. Com o apoio da tecnologia certa, os gargalos são convertidos em processos padronizados, seguros e automatizados. Mais ainda, que funcionam a favor da produtividade e da conformidade legal da sua empresa.
Converse com nossos especialistas, agende uma demonstração e veja ajudá-lo a eliminar tais falhas em sua operação.
