Ter uma parceira terceirizada não isenta a contratante de responsabilidade. Pelo contrário, se a prestadora de serviços deixar de cumprir com obrigações trabalhistas ou previdenciárias, quem contratou pode ser responsabilizado judicialmente. E sim, mesmo sem vínculo direto com os profissionais envolvidos.
É por isso que conhecer e controlar os documentos obrigatórios ao contratar serviços terceirizados não é apenas uma formalidade, mas uma exigência legal. Certidões negativas, folhas de pagamento, ASO e comprovantes de EPI são alguns dos registros que precisam ser validados e mantidos atualizados durante toda a vigência do contrato.
Para ajudá-lo, criamos um guia prático com os principais documentos exigidos por lei, os riscos da gestão incompleta e como automatizar esse controle para garantir conformidade e proteger sua empresa de passivos trabalhistas e multas.
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Por que é obrigatório exigir documentos da empresa terceirizada?
Quando uma empresa contrata uma prestadora de serviços, não transfere apenas a execução da atividade, pois assume também parte da responsabilidade legal sobre os profissionais terceirizados. De acordo com a Lei da Terceirização (nº 13.429/2017), e súmulas do Tribunal Superior do Trabalho (TST), a contratante pode ser responsabilizada de forma subsidiária ou até solidária, caso a terceirizada não cumpra suas obrigações.
Além disso, órgãos como o Ministério do Trabalho, Receita Federal e INSS exigem que a contratante comprove que fiscalizou e manteve sob controle toda a documentação dos terceiros. Isso inclui certidões, guias pagas e laudos obrigatórios. A ausência deles pode gerar multas, bloqueio em licitações, exclusão de benefícios fiscais e outros impactos legais.
Na prática, negligenciar o controle dos documentos obrigatórios ao contratar serviços terceirizados pode resultar em:
- ações judiciais por passivos trabalhistas, mesmo sem vínculo direto com o trabalhador;
- penalizações administrativas por falta de comprovação de regularidade da prestadora;
- danos à reputação da empresa, especialmente em casos de acidentes, denúncias ou reincidência de irregularidades.
Portanto, exigir e acompanhar os documentos obrigatórios, portanto, é uma medida de proteção jurídica, fiscal e institucional. E precisa estar integrada ao dia a dia da operação, não apenas durante a contratação.
Documentos obrigatórios ao contratar serviços terceirizados
Para evitar riscos legais e garantir a conformidade da operação, a empresa contratante deve exigir e manter sob controle um conjunto de documentos da prestadora de serviços. Esses registros comprovam a regularidade jurídica, fiscal, trabalhista e de segurança dos profissionais envolvidos. A seguir, conheça os principais, organizados por categoria.
Documentação jurídica e fiscal
Esses documentos comprovam a existência legal da empresa terceirizada e sua situação fiscal:
- CNPJ ativo e contrato social atualizado;
- certidões negativas de débitos junto ao FGTS, INSS, Receita Federal e Dívida Ativa da União;
- alvará de funcionamento e, quando aplicável, licenças específicas exigidas pelo tipo de serviço prestado.
Provas de regularidade trabalhista
Esses documentos obrigatórios ao contratar serviços terceirizados demonstram que os trabalhadores estão formalmente contratados e que os encargos estão sendo pagos corretamente:
- folha de pagamento dos colaboradores envolvidos no contrato, com assinaturas ou comprovantes de depósito;
- guias de recolhimento do INSS e FGTS, com comprovantes de pagamento;
- contratos de trabalho individuais dos profissionais designados para prestar os serviços.
Saúde e segurança no trabalho
Documentos exigidos para garantir a integridade física dos trabalhadores terceirizados e o cumprimento das normas regulamentadoras:
- ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) atualizado;
- PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos);
- ficha de entrega de EPI, devidamente assinada por cada colaborador.
Manter esses documentos obrigatórios ao contratar serviços terceirizados completos, validados e atualizados não é apenas uma boa prática — é uma exigência legal que protege a empresa de responsabilidades subsidiárias, fiscalizações trabalhistas e riscos operacionais.
O que acontece se a documentação estiver incompleta ou desatualizada?
Manter a documentação dos prestadores de serviço em dia não é apenas uma questão de organização. Quando o controle falha, os riscos legais e operacionais se tornam imediatos. Então, acabam por afetar diretamente a contratante.
Do ponto de vista jurídico, a ausência de controle dos documentos obrigatórios ao contratar serviços terceirizados pode levar a ações na Justiça do Trabalho. A base está na Súmula 331 do TST, que estabelece a responsabilidade subsidiária da contratante.
Ou seja, se a empresa terceirizada não cumprir obrigações trabalhistas, a tomadora pode ser obrigada a arcar com salários, encargos e indenizações, mesmo que não tenha relação direta com os funcionários.
Em fiscalizações do Ministério do Trabalho, Receita Federal ou INSS, a empresa também pode enfrentar multas, autuações e impedimentos. A falta de provas de recolhimento de FGTS, INSS ou de registros profissionais válidos pode resultar em sanções severas.
Além disso, a documentação desatualizada pode indicar falhas no controle interno, expondo a empresa a acidentes de trabalho, fraudes e desvios operacionais. Esses episódios comprometem a segurança dos colaboradores, além de gerar danos reputacionais, denúncias ou perda de contratos com clientes estratégicos.
Outro impacto recorrente é a ineficiência operacional. A falta de registros confiáveis dificulta a tomada de decisões, atrasa auditorias internas e aumenta o retrabalho. No longo prazo, isso representa perda de produtividade, aumento de custos e enfraquecimento da governança.
Como a Dynadok ajuda a controlar e validar documentos de terceirizados?
Gerenciar a documentação de prestadores de serviço exige mais do que uma planilha ou troca de e-mails. A Dynadok oferece uma plataforma que automatiza esse processo de ponta a ponta, com OCR integrado à inteligência artificial (IA) para ler, extrair e validar os arquivos assim que são enviados pela terceirizada.
Cada item, como certidões negativas, folha de pagamento, ASO e fichas de EPI, é analisado conforme regras definidas pela contratante. O sistema identifica pendências, formatos incorretos ou vencimentos próximos e dispara alertas automáticos para a equipe responsável. Com isso, sua empresa atua de forma preventiva e evita falhas.
Como destaca Willian Valadão, CEO da Dynadok, “a automação do controle documental não é apenas uma questão de eficiência, mas de responsabilidade. Validar documentos no início do contrato é importante, mas manter o acompanhamento constante é o que protege a empresa de verdade”.
Ao automatizar o controle dos documentos obrigatórios ao contratar serviços terceirizados, você terá uma operação mais segura, previsível e conectada à estratégia de compliance da organização. Converse com um consultor e veja uma demonstração do funcionamento da nossa plataforma.
