Planilhas soltas, pastas físicas desorganizadas, documentos vencidos e arquivos espalhados por e-mails. Parece o caos, mas é apenas o cenário real em muitas empresas e que está longe de ser eficiente.
Ocorre que, no contexto da Saúde e Segurança do Trabalho e do RH, por exemplo, a desorganização documental passa de problema operacional e representa risco legal, financeiro e humano. Logo, é essencial entender como fazer uma gestão de documentos eficiente para evitar tais riscos.
Com as atualizações das NRs, o avanço do eSocial e o aumento das exigências por rastreabilidade e conformidade, a gestão eficiente de documentos é requisito para comprovações em auditorias. E isso exige mais do que apenas armazenar papéis ou digitalizar arquivos.
Entenda o conceito da gestão documental eficiente, quais são os pilares que sustentam um sistema robusto e os erros que devem ser evitados dentro da empresa. Além disso, mostraremos como a tecnologia pode otimizar o processo para manter sua organização em conformidade legal.
O que é (e o que não é) uma gestão de documentos eficiente?
Organização na gestão documental envolve um conjunto de práticas que garante que os arquivos estejam sempre organizados, atualizados e de fácil acesso no lugar certo. Com isso, a empresa assegura que papéis importantes estejam sempre na versão correta, com validade em dia e acessíveis quando necessários.
Neste sentido, é importante saber como fazer uma gestão de documentos eficiente e conhecer os sete pilares fundamentais, sobretudo em áreas passíveis de fiscalização. Confira!
1 – Mapeamento dos documentos obrigatórios
Antes de organizar, é preciso saber primeiro o que será controlado. Portanto, a gestão deve identificar todos os documentos exigidos por lei para sua atividade, como PGR, LTCAT, PCMSO, ASO, PPP, fichas de EPI, treinamentos, CAT, ordens de serviço, entre outros. Esse inventário é o ponto de partida.
2 – Padronização dos formatos e processos
Cada documento deve seguir um modelo definido, com campos obrigatórios, responsáveis pelo preenchimento e fluxo de aprovação. Pode até parecer chato seguir esse padrão, mas você vai ver que a prática reduz erros, acelera processos e garante uniformidade nas informações.
Contudo, o uso da Inteligência Artificial para analisar e validar documentos permite que tais arquivos, sejam eles em PDF ou em JPG, possam não ter um formato padronizado. Eles devem conter apenas os dados obrigatórios. A IA é capaz de detectar as informações obrigatórias durante a conferência dos materiais.
3 – Controle de prazos e atualizações legais
Documentos como Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), treinamentos e inventários de risco têm validade – e todo analista que atue no RH ou SST deve saber bem disso. Por outro lado, outros documentos precisam ser atualizados conforme mudanças no ambiente de trabalho. Gerir estes prazos manualmente é arriscado. Logo, a automação é fundamental.
4 – Centralização em um sistema confiável
Arquivos dispersos são sinônimo de falhas, uma vez que os dados contidos neles não estão concentrados em um único lugar. Neste sentido, uma dica de como fazer uma gestão de documentos eficiente é criar um ambiente único, digital e seguro, no qual toda a documentação esteja acessível e versionada corretamente.
5 – Automação de alertas e fluxos de aprovação
Embora a automação na gestão documental do RH ajude, não se trata apenas de implementar um sistema genérico. Pelo contrário, a ferramenta deve, primeiro, se ajustar às demandas da empresa.
No dia a dia, é fundamental que o sistema execute ações realmente úteis para a gestão documental. Por exemplo, notificar prazos críticos, mudanças pendentes e aprovações necessárias. Desta forma, a equipe deixa de depender de planilhas ou lembretes soltos e agiliza decisões.
6 – Acesso seguro e rastreável por perfil de usuário
Outro ponto crítico na gestão documental é direcionar a manipulação de cada tipo de arquivo pelo profissional certo. Em outras palavras, cada colaborador ou gestor precisa acessar apenas o que for relevante ao seu papel.
Ao estudar sobre como fazer uma gestão de documentos eficiente, saiba que com um sistema automatizado é possível, inclusive, monitorar o histórico de ações realizadas, data, hora e responsável. Não se trata de impor sigilos ou “vigiar” o que a equipe faz, mas principalmente evitar falhas e procedimentos incorretos.
7 – Relatórios e evidências prontos para auditorias
Finalmente, ao fazer uma gestão de documentos eficiente, será possível automatizar a geração de relatórios, históricos de versões e evidências consolidadas para inspeção do trabalho, certificações como ISO 45001 ou integração com o eSocial.
Por outro lado, confiar em planilhas isoladas, depender de e-mails para encontrar arquivos ou manter documentos físicos em gavetas diferentes não é gestão, mas improviso. Além da falta de profissionalismo, as possibilidades de erro viram praticamente uma certeza com prazo marcado.
5 vantagens reais da automação na gestão documental
Se você já enfrentou prazos vencidos, documentos perdidos ou dificuldades para localizar arquivos em uma auditoria, sabe que confiar apenas em planilhas, e-mails e sistemas manuais não é sustentável. A gestão documental eficiente exige agilidade, rastreabilidade e segurança, pontos exatos nos quais a automação faz toda a diferença.
Entender como fazer uma gestão de documentos eficiente passa por avaliar soluções para automatizar processos. A solução criada pela Dynadok usa Inteligência Artificial para analisar e validar arquivos, monitorar mudanças e datas de vencimento. Com essa ferramenta, sua empresa sai do modo reativo e assume o controle total da operação.
1 – Arquivos no lugar certo, na hora certa
Documentos da SST como PGR, ASO, LTCAT, fichas de EPI, ordens de serviço e treinamentos ficam centralizados, organizados por setor, função ou colaborador. Ou seja, nada de retrabalho, perda de dados ou buscas manuais.
2 – Alertas automáticos, sem depender de “post-its”
O sistema avisa quando algo precisa ser atualizado, seja o exame médico periódico de um trabalhador ou a renovação do Inventário de Riscos. Com isso, há conformidade contínua com as NRs e o eSocial, por exemplo.
3 – Gestão com rastreabilidade e segurança jurídica
Lembra-se de restringir o acesso de documentos aos respectivos profissionais e implementar o histórico de visualizações? Pois bem, o sistema automatizado eficiente permite monitorar cada ação naquele arquivo, ou seja, quem criou, atualizou, quando, como e os motivos.
A prática é importante para padronização e, caso haja algum tipo de auditoria ou ação judicial, ter os devidos comprovantes.
4 – Produtividade da equipe
Com a automação para validar documentos, a equipe não perde tempo com atividades repetitivas ou retrabalho, pois o sistema executa as tarefas operacionais. Com isso, o foco sai do trabalho manual e correção de erros para a melhoria contínua dos processos. E, melhor ainda, sobra tempo para planejamento estratégico.
5 – Decisões com base em dados reais
Por fim, a automação documental da Dynadok permite gerar relatórios completos, com indicadores de risco, status de documentos e histórico de conformidade.
Ler sobre como fazer uma gestão de documentos eficiente e implementá-la em sua empresa é a oportunidade de tornar seus processos mais seguros, produtivos e confiáveis. Com a Dynadok, você transforma um desafio recorrente em um sistema automatizado, acessível e pronto para atender às exigências de SST, RH e do eSocial.
Agende uma demonstração e veja, na prática, como a automação funciona.
