A validação de documentos de matrículas universitárias pode ser um processo longo e sujeito a erros, principalmente quando ele é realizado de maneira manual. É comum que as equipes internas tenham uma sobrecarga no trabalho nos meses de janeiro a março.
Logo, com o volume alto de documentos recebidos e a checagem manual, há um desgaste que pode resultar em dois problemas: atraso na aprovação do candidato e erros na análise documental. Como resolvê-los?
Gestores de faculdades e coordenadores que atuam no registro de estudantes podem contar com a automação para reduzir os erros na análise de documentos de matrícula universitária. A inteligência artificial (IA) recebe os arquivos, localiza os dados essenciais e aprova ou reprova os comprovantes de cada participante.
Com a tecnologia desenvolvida pela startup brasileira Dynadok, é possível reduzir erros e otimizar o processo de análise de documentos nas universidades, permitindo uma gestão mais eficiente. Veja mais detalhes abaixo!
Principais desafios da validação de documentos de matrícula
No cenário atual, a análise de documentos de matrícula envolve uma série de verificações para garantir que todas as informações estejam corretas e os requisitos legais e institucionais sejam cumpridos. Quando o assunto envolve beneficiários do Fies de do Prouni, o volume de comprovantes aumenta de forma considerável.
Com centenas ou até milhares de estudantes, o número de documentos a serem verificados é imenso, o que acaba sobrecarregando a equipe responsável. A exaustão e o caráter repetitivo do trabalho manual aumentam ainda mais o risco de erros, como deixar de notar uma informação incorreta ou a falta de algum documento.
Além disso, manter uma equipe dedicada para lidar com esses processos manuais pode ser bastante oneroso, além de consumir tempo que poderia ser alocado em atividades mais estratégicas. Esses problemas impactam não só a eficiência da operação, mas também o aluno, que enfrenta atrasos e burocracias desnecessárias.
Em alguns casos, este atraso pode levar o candidato a fazer a matrícula em outra instituição. Ou seja, usar a automação para reduzir erros na análise de documentos de matrícula é também uma decisão para elevar a conversão.
Como podemos ajudá-lo a automatizar a validação de documentos?
A Dynadok desenvolveu um processo de automação com inteligência artificial para facilitar a gestão de documentos. A ferramenta é capaz de reduzir até 95% do tempo gasto em análises documentais manuais.
“O trabalho que antes demorava horas ou dias, agora é feito em segundos. Todo o processo é realizado sem comprometer a precisão dos dados. Outro fator, é que o processamento inteligente de documentos não só verifica os arquivos enviados, mas também aprende com os erros e os padrões que encontra durante o trabalho”, explica Willian Valadão, CEO da Dynadok.
Ao eliminar o fator humano da validação de informações, a IA reduz significativamente o número de erros que ocorrem por distração, cansaço ou falhas na interpretação de documentos. Com a automação na validação de documentos, a necessidade de ter uma equipe dedicada diminui. Assim, é possível alocar os recursos em atividades mais estratégicas.
Vantagens do uso de IA para validar documentos de matrículas
Para instituições que lidam com um volume grande de documentos, como faculdades e universidades, a IDP é uma tecnologia poderosa e eficaz, que conta com as seguintes vantagens:
- a automação criada pela Dynadok consegue processar um número elevado de documentos sem comprometer a qualidade da análise, permitindo que as universidades escalem suas operações;
- o cruzamento automático de dados evita a aceitação de documentos com inconsistências, garantindo que apenas os alunos com informações corretas sejam matriculados;
- empresas que adotaram a inteligência artificial para validar documentos tiveram um aumento de produtividade em até 30%.
É nesse cenário que a Dynadok surgiu, integrando tecnologias para oferecer soluções que atuam em conjunto para eliminar tarefas morosas. Na educação, a nossa principal atuação é na validação de documentos dos processos de matrícula, etapa em que vários arquivos precisam ser recebidos e analisados em um curto espaço de tempo.
“Enquanto a maioria das empresas, no Brasil e no mundo, ainda utilizam RPA (Robotic Process Automation) para a validação de documentos, nossa solução vai além, entregando uma automação mais inteligente e rápida”, afirma Valadão.
Principais benefícios para a instituição
Agilidade e eficiência são alguns dos benefícios que as instituições têm ao adotarem a inteligência artificial da Dynadok para acelerar a validação de documentos. Assim, o aumento de demanda de matrículas dos alunos no início do ano letivo deixa de ser um gargalo operacional. Com a IA, os arquivos são analisados em segundos, reduzindo filas e atrasos.
A automação também permite uma redução significativa de custos operacionais, uma vez que a necessidade de uma grande equipe para a validação de documentos é substituída por uma ferramenta automatizada.
O aluno também tem uma experiência agradável, não precisando enfrentar burocracias excessivas ou longas esperas para a confirmação da matrícula, o que se reflete em uma percepção positiva da instituição.
A precisão da análise documental é aumentada consideravelmente, eliminando o risco de aceitar documentos incorretos ou incompletos, algo comum quando a validação é manual.
A automação desses processos com IA permite que as universidades não apenas ofereçam um serviço mais rápido e eficiente, mas também estejam à frente de outras instituições que ainda utilizam métodos tradicionais e manuais.
A tecnologia da Dynadok já provou ser eficaz em setores como saúde e administração pública, e seu impacto na educação não é diferente. Com a implementação de IDP, as universidades ganham em precisão, agilidade e, principalmente, em qualidade no atendimento ao aluno.
Veja também: Como implementar automação na validação de despesas corporativas?
Impacto na rotina dos gestores e coordenadores
Para os gestores de faculdades e coordenadores de curso, encontrar soluções que permitam reduzir erros na análise de documentos de matrícula universitária é uma necessidade contínua. Ao implementar a ferramenta de inteligência artificial da Dynadok, haverá uma grande transformação na rotina de trabalho.
Com a IA lidando com a análise documental, é possível reduzir a burocracia, já que os gestores têm menos documentos para revisar manualmente. Essa mudança torna o processo menos burocrático e mais fluido.
Além disso, os gestores podem se concentrar em atividades que realmente trazem valor para a instituição, como a melhoria de programas acadêmicos, a captação de novos alunos e até mesmo na qualidade do ensino. A automação na análise de documentos de matrícula universitária conecta a organização ao futuro e facilita, inclusive, processos de auditoria.
Se sua instituição ainda utiliza métodos manuais, está na hora de repensar esse processo e adotar uma solução moderna e eficiente. Entre em contato e agende uma demonstração!
