Garantir o controle e a validação do registro de ponto de terceirizados é um desafio constante para gestores de RH. Além de ser uma exigência legal, o processo é fundamental para evitar erros no pagamento, otimizar a gestão da equipe e reduzir riscos trabalhistas.
Com uma operação manual na maioria das empresas, a tecnologia é a solução ideal para automatizar o fluxo de informações, extrair dados de PDFs e cruzá-los com outros documentos.
Uma automação que usa Inteligência Artificial, como é o caso da solução criada pela Dynadok para fazer validação documental, faz o processo de conferência e aprovação da folha de ponto dos terceirizados ser mais ágil, seguro e eficiente.
Abaixo, vamos explicar um pouco sobre o registro de ponto de terceirizados. Além disso, você entenderá como funciona a análise e validação deste documento e os benefícios da automação para otimizar esse processo.
Veja também: Como otimizar a avaliação de documentos de fornecedores?
Registro de ponto de terceirizados: o que é e por que importa?
Antes de falarmos sobre automação na validação e aprovação de documentos, é essencial entender o que é o registro de ponto de terceirizados e a sua importância. Sua conferência é uma das atribuições do time de RH.
A contratação de trabalhadores terceirizados significa que esses profissionais pertencem a outra empresa, este fornecedor é responsável pelos direitos trabalhistas dos colaboradores externos. O que não significa, no entanto, que a contratante deixe de ter responsabilidades sobre estas pessoas.
Pelo contrário, a empresa contratante precisa acompanhar a jornada de trabalho dos terceirizados, principalmente, para garantir que:
- a carga horária seja cumprida conforme o contrato;
- os pagamentos sejam feitos corretamente, considerando horas extras e adicionais;
- ter controle sobre a presença desses profissionais no local de trabalho.
Portanto, sem um controle eficiente, podem surgir problemas graves. Por exemplo, fraudes na marcação de ponto, pagamento incorreto de salários e passivos trabalhistas que prejudicam a relação entre contratante e terceirizada.
A validação do registro de ponto e seus desafios
O registro de ponto por si só não basta, ele precisa passar por uma análise e validação. Este processo consiste na conferência dos horários, comprovação de possíveis faltas ou atestados médicos, folgas e demais informações registradas pelos terceirizados naquele período. O objetivo é assegurar que os dados sejam precisos e de acordo com o contrato.
A princípio, o processo de validação do registro de ponto de terceirizados pode ser feito pela própria fornecedora, pela contratante ou por ambas, de acordo com o que foi negociado. Qual é o grande problema desta operação? Quando realizada manualmente, a tarefa é morosa, sujeita a erros e difícil de auditar.
E o que acontece quando a análise e validação documental não é feita corretamente?
- processos trabalhistas: sem um registro confiável, funcionários podem alegar que trabalharam mais do que o documentado;
- multas e penalidades: órgãos fiscalizadores podem autuar empresas terceirizadas por descumprimento da legislação;
- riscos operacionais: sem controle sobre a presença de terceiros, a segurança do ambiente de trabalho pode ser comprometida;
- problemas de compliance: a empresa contratante pode ter dificuldades para comprovar o cumprimento do contrato.
Diante de tantas consequências, ter uma solução que analisa e valida automaticamente cada registro de pontos, identifica inconsistências e faz a aprovação dos horários corretos sem a necessidade de intervenção humana seria a solução ideal para desafogar o time de RH. Esta ferramenta já existe e pode liberar seu time para tarefas estratégicas.
Com o processamento inteligente de documentos (IDP), a Dynadok pode analisar e validar milhares de registros de ponto por hora, identificar falhas e fazer a aprovação em massa dos arquivos. Mais do que isso, a ferramenta usa Inteligência Artificial (IA) para detectar padrões e promover melhorias no processo.
Como a automação resolve o problema da validação do registro de ponto?
A automação de todo esse processo envolve a implementação de softwares e tecnologias inteligentes que capturam, analisam e validam os registros de ponto de forma automática. Mas como isso é possível?
1. Registro digital de ponto
Atualmente, muitas empresas já usam sistemas digitais para registrar os horários de funcionários terceirizados. Dentre as ferramentas, temos:
- relógios de ponto eletrônico: biometria, RFID ou reconhecimento facial;
- aplicativos móveis com geolocalização: garante que o funcionário esteja no local correto;
- softwares integrados: sincronização dos dados em tempo real entre a empresa terceirizada e a contratante.
2. Análise inteligente dos dados
Uma vez que os dados são capturados, o sistema de automação faz a validação do registro de ponto de terceirizados, por exemplo:
- conformidade dos horários com o contrato de trabalho;
- identificação de possíveis erros, como ausência de marcação de ponto, hora extra, pausa para almoço;
- detecção de fraudes, como o famoso “ponto amigo” (quando um colega bate o ponto para outra pessoa).
3. Correção de inconsistências
Caso o sistema detecte falhas, ele pode notificar automaticamente o trabalhador ou o gestor responsável. Por exemplo, um funcionário que tenha deixado de registrar os horários em um determinado dia pode ter faltado e justificado a ausência com um atestado médico.
Este tipo de caso pode exigir intervenção do gestor ou, mesmo, ser antecipado com o envio do comprovante médico. O sistema de automação é capaz de cruzar as informações do atestado com a folha de registros e acelerar a sua validação. É possível ter regras predefinidas para correção automática de pequenos desvios.
4. Aprovação e integração com a folha de pagamento
Após a conferência, o sistema automatizado faz a validação do registro de ponto de terceirizados e os encaminha diretamente para o setor de folha de pagamento. Isso elimina processos manuais e garante que os colaboradores recebam os benefícios corretamente.
Principais benefícios da automação para validação do ponto de terceirizados
Além do que já pontuamos acima, a automação na análise da folha de ponto traz inúmeros benefícios para o RH e a gestão de terceirizados. Entre os principais, destacamos:
- menos erros: redução drástica de inconsistências no cálculo da jornada de trabalho;
- segurança jurídica: histórico digitalizado, servindo como prova em auditorias e disputas trabalhistas;
- economia de tempo: o RH não precisa mais verificar registros manualmente;
- transparência total: empresas contratantes e terceirizadas têm acesso aos dados em tempo real;
- gestão otimizada: dados precisos permitem melhorar escalas e turnos de trabalho.
A tecnologia também facilita auditorias, reduz fraudes e melhora a experiência do gestor de RH, que passa a focar em tarefas mais estratégicas, ao invés de gastar horas conferindo registros de ponto. São vários os benefícios!
Como implementar a automação do registro de ponto?
Quer modernizar esse processo na sua empresa? O processo é simples, mas como qualquer estratégia de gestão, requer planejamento. Para te ajudar, temos um pequeno passo a passo para seguir rumo a uma automatização eficiente.
1. Escolha um sistema de automação
Encontre um bom fornecedor de processamento inteligente de documentos (IDP) que seja capaz de integrar ao seus sistemas internos para ter acesso ao registro eletrônico de ponto dos colaboradores terceirizados. Em seguida, a tecnologia cruzará os dados do arquivo com o contrato.
Se todas as informações extraídas de PDFs e JPGs estiverem corretas, será feita a validação do registro de ponto de terceirizados automaticamente. Se houver inconsistências, o sistema fará a detecção e enviará notificações.
De posse de todos os dados digitalizados, é possível fazer a integração com a folha de pagamento e gerar relatórios customizáveis.
2. Defina as regras de validação
Estabeleça critérios para aprovação ou correção automática dos dados do ponto de cada colaborador. O objetivo é, sobretudo, garantir o alinhamento com a legislação trabalhista e com as políticas da empresa.
3. Treine a equipe
É fundamental que a empresa treine e capacite tanto gestores quanto os próprios funcionários terceirizados sobre o uso do sistema automatizado. Afinal, é preciso garantir que todos saibam como registrar e validar os pontos corretamente.
Além disso, gestores devem ser ágeis no envio de atestados e outras justificativas apresentadas pelos colaboradores para que o sistema faça o cruzamento das informações sem atrasos.
É possível, além de treinar os funcionários, fazer aperfeiçoamento no funcionamento da automação com o uso de machine learning e Inteligência Artificial (IA). As tecnologias atuam em conjunto para melhorar a eficiência da validação documental dentro da sua empresa.
4. Monitore e ajuste
Por fim, acompanhe os relatórios gerados pelo sistema para identificar possíveis melhorias e otimizar o controle da jornada.
Sua empresa ainda faz validação do registro de ponto de terceirizados manualmente? Este é o melhor momento para evoluir. Conheça a automação documental criada pela Dynadok e descubra como podemos transformar sua gestão com tecnologia de ponta.
