A avaliação de documentos de fornecedores é uma etapa essencial na gestão de suprimentos de uma empresa. Logo, garantir que todos os dados estejam em conformidade com os requisitos legais e operacionais é fundamental para reduzir riscos, melhorar a eficiência dos processos e garantir a continuidade das operações.
No entanto, a conferência manual de documentos pode ser demorada e suscetível a erros.
Imagine uma empresa que precisa validar centenas de documentos, como certidões fiscais, licenças ambientais e contratos. A falta de padronização e a alta dependência de processos manuais podem levar a atrasos, impactando diretamente o relacionamento com fornecedores e a eficiência da cadeia de suprimentos.
Para resolver esses desafios, a automação da avaliação de documentos surge como uma solução eficiente. Ferramentas inteligentes utilizam IA para coletar dados, validar e organizá-los automaticamente, tornando o processo mais ágil e confiável.
Só para exemplificar, a Dynadok desenvolveu uma tecnologia de validação documental por inteligência artificial capaz de reduzir em 90% o tempo gasto nessas análises. Empresas que adotaram essa solução relataram um aumento de até 30% na produtividade.
Automatize a avaliação de documentos de fornecedores
Isso significa tornar o processo de verificação e aprovação mais eficiente, reduzir o tempo de análise e aumentar a precisão. É necessário o uso de tecnologias, padronização de processos e a centralização de informações para garantir que todas as exigências sejam atendidas sem retrabalho ou falhas.
Veja, a seguir, algumas etapas que devem ser seguidas e o reflexo delas no processo de otimização da avaliação de documentos de fornecedores.
Automatização do fluxo de trabalho
Trata-se da implementação de ferramentas de automação para receber, verificar e aprovar documentos automaticamente, reduzindo a dependência de processos manuais. Normalmente, envolve cadastro de fornecedores, contratos, certidões fiscais, certificados de qualidade.
Todo este processo, quando feito de forma manual, pode demandar semanas de trabalho. Com o uso da automação, a análise documental pode ser feita em algumas horas.
Centralização
Aqui, trata-se da criação de um repositório único e digital para armazenar e acessar dados de forma organizada e segura. Isso envolve documentos como NDAs, contratos sociais, relatórios de auditoria.
Feito de forma manual, o processo é bem demorado, já que exige o cruzamento de dados de diferentes arquivos. Ao automatizar a análise de documentos, o prazo é reduzido para poucas horas.
Checklists padronizados e templates
Em suma, consiste no desenvolvimento de listas de verificação e modelos padronizados para garantir consistência no envio de documentos. Por exemplo: fichas de cadastro, formulários de conformidade.
Monitoramento de prazos e alertas automáticos
Automatizar análise de documentos permite rastrear datas de validade de arquivos e enviar alertas automáticos. Inclui, por exemplo, CNDs, apólices de seguro, certificados de treinamento.
Classificação e segmentação de fornecedores
A centralização das informações com o processamento inteligente de documentos permite categorizar fornecedores com base em critérios de risco e impacto para que tenha uma gestão mais eficiente. Todo o processo facilitará a geração de relatórios de desempenho e histórico de conformidade, por exemplo.
Próximos passos
O trabalho não termina na implementação de uma tecnologia para automatizar a análise de documentos. É necessário ter clareza sobre o que se espera com esta ferramenta, qualificar o time e medir os efeitos práticos no dia a dia da organização.
Treinamento e comunicação clara
Durante e após a estruturação da validação automática de documentos, é necessário fornecer materiais educativos e treinar o time e fornecedores sobre o novo padrão que deve ser adotado. Por exemplo, é válido desenvolver guias de políticas de compras, manuais de compliance.
KPIs e análise de desempenho
Trata-se da definição de indicadores-chave para medir a eficiência da gestão documental e identificar melhorias, envolvendo relatórios de conformidade e avaliação de SLAs. Avalie possíveis falhas em documentos que atrapalham a sua conferência, formatos ilegíveis e outros pontos que podem gerar uma demanda maior para conferência humana. Tudo isso pode ser otimizado.
Segurança e conformidade regulatória
O vazamento de informações é um risco que sua empresa não deve correr. Por causa disso, é importante adotar práticas de proteção de dados, políticas de privacidade e conformidade com normas legais. Estes processos devem ser revisados a cada seis ou doze meses.
Como a automação agiliza o trabalho?
A automação do processo de conferência de documentos de fornecedores reduz significativamente o tempo de análise e melhora a precisão, tornando a gestão mais eficiente e confiável. Com a nossa solução, as empresas conseguem otimizar fluxos que antes exigiam longas horas de trabalho manual e estavam sujeitos a falhas humanas.
Só para ilustrar, graças à tecnologia usada pela Dynadok, é possível:
- reduzir até 90% do tempo gasto na validação de documentos de fornecedores, permitindo que a equipe se concentre em atividades estratégicas, em vez de tarefas operacionais repetitivas;
- minimizar erros humanos, garantindo maior conformidade ao identificar inconsistências e lacunas automaticamente;
- automatizar o envio de alertas para documentos próximos ao vencimento, o que assegura a renovação em tempo hábil e evita penalidades ou interrupções na cadeia de suprimentos;
- centralizar a gestão documental, proporcionando um ambiente digital seguro e organizado, onde dados podem ser facilmente acessados e auditados, quando necessário;
- gerar relatórios automatizados, oferecendo insights valiosos, o que permite a tomada de decisão mais ágil e embasada em dados reais.
A implementação de uma solução que automatiza a análise de documentos de fornecedores revoluciona a gestão que antes demandava muita mão de obra e era suscetível a falhas, tornando-a rápida e eficiente. Isso libera recursos para atividades mais estratégicas.
A tecnologia criada pela Dynadok é responsável pela validação automatizada de documentos em setores como educação, medicina e construção civil. As empresas recorrem a nossa tecnologia para otimizar processos, reduzir custos e eliminar os erros manuais na análise de dados.
Diga adeus à conferência manual. Agende uma demonstração e veja, na prática, como automatizar a análise de documentos em sua operação.
