A NR1 é a norma que estabelece as diretrizes gerais de Segurança e Saúde no Trabalho no Brasil. Entre suas exigências mais críticas está a organização e manutenção de documentos obrigatórios que comprovam a conformidade da empresa com as demais normas regulamentadoras.
A fiscalização trabalhista é cada vez mais rigorosa. Inclusive, com destaque maior aos riscos psicossociais. Afinal, somente em 2024, houve mais de 472 mil afastamentos do trabalho por transtornos mentais – ponto a que atualização da NR1 aborda com veemência.
Portanto, é necessário saber quais são os documentos obrigatórios previstos pela NR1 para que a empresa crie uma organização e uma rotina de atuação para proteger o negócio, os trabalhadores e a reputação da organização. Inclusive, vale aproveitar os avanços tecnológicos para criar uma automação capaz de analisar e validar cada informação.
Neste artigo, você vai entender quais são estes documentos, a importância deles e como a automatização dos processos evita erros, retrabalho e autuações. Além, claro, de economizar tempo e facilitar auditorias.
O que diz a NR1 sobre documentação obrigatória?
A NR1 funciona como uma norma “guarda-chuva”, ou seja, define as diretrizes que orientam a aplicação das demais normas regulamentadoras no Brasil. Nesse escopo, a gestão documental é um dos pilares centrais da conformidade legal.
De acordo com a versão atualizada da norma, válida a partir de 2025, todas as empresas devem registrar, manter e disponibilizar os documentos que comprovam a implementação e o acompanhamento das medidas de Segurança e Saúde no Trabalho. Os registros demonstram que a empresa gere os riscos de forma adequada.
Além disso, a NR1 reforça que os documentos precisam estar atualizados, organizados e disponíveis de forma imediata, preferencialmente em formato digital. A rastreabilidade passou a ser um critério obrigatório, especialmente no que diz respeito aos treinamentos, registros de participação e evidências de monitoramento contínuo do ambiente de trabalho.
Em outras palavras: não basta cumprir a norma. É preciso provar que está sendo cumprida. E é justamente aí que a gestão documental assume um papel estratégico.
Quais são os documentos obrigatórios previstos pela NR1?
A NR1 estabelece um conjunto de documentos fundamentais para comprovar a adoção de práticas eficazes de Segurança e Saúde no Trabalho. Em suma, eles servem como prova legal do cumprimento das obrigações e são exigidos em fiscalizações, auditorias e processos trabalhistas.
A seguir, veja quais são os documentos obrigatórios previstos pela NR1 que a sua empresa precisa manter atualizados e organizados.
Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR)
É o documento central exigido pela NR1 e deve trazer o planejamento completo para identificar, avaliar e controlar os riscos ocupacionais. O PGR é composto por:
- Inventário de Riscos Ocupacionais: lista detalhada dos riscos identificados no ambiente de trabalho, com descrição da natureza, intensidade, frequência e possíveis danos;
- Plano de Ação: define medidas corretivas e preventivas para mitigar ou eliminar os riscos, com prazos, responsáveis e recursos envolvidos.
Avaliações de risco
Registros que comprovam as avaliações técnicas realizadas para classificar os riscos do ambiente laboral. As avaliações devem estar alinhadas com o inventário do PGR e precisam ser atualizadas periodicamente.
Registros de treinamentos
Estes documentos obrigatórios previstos pela NR1 comprovam que os trabalhadores receberam capacitação em SST. Portanto, devem incluir:
- conteúdo ministrado;
- carga horária;
- datas e local;
- nome e assinatura dos participantes;
- assinatura do instrutor responsável.
Ordens de serviço de Segurança e Saúde no Trabalho
Documento individual entregue ao trabalhador, com orientações claras sobre riscos da função, medidas preventivas, uso correto de EPIs, obrigações e proibições, bem como procedimentos em caso de acidentes. O arquivo deve ser assinado por empregador e empregado, com atualizações sempre que houver mudança nas funções ou nos riscos.
Ficha de EPI (Equipamento de Proteção Individual)
Mais um arquivo que integra a lista de quais são os documentos obrigatórios previstos pela NR1. Esta ficha registra a entrega, uso e devolução dos EPIs fornecidos e deve conter:
- nome do trabalhador;
- tipo de equipamento fornecido;
- datas de entrega e devolução;
- assinatura do trabalhador e do responsável pela entrega.
Planos de ação corretiva e preventiva
Podem ser desdobramentos do PGR ou documentos complementares. Os planos de ação detalham as atividades a serem tomadas diante de não conformidades, incidentes ou falhas nos controles de risco.
Registros de informações digitais
Todos os documentos acima podem ser emitidos e mantidos em formato digital, desde que obedeçam aos critérios legais de integridade, autenticidade e, quando exigido, confidencialidade. A NR1 autoriza o uso de sistemas eletrônicos e assinatura digital com certificação ICP-Brasil.
Quem é responsável por manter esses documentos?
Você já sabe quais são os documentos obrigatórios previstos pela NR1, entenda que a responsabilidade pela gestão destas informações é compartilhada na estrutura organizacional da empresa, mas a obrigação legal recai diretamente sobre o empregador.
É a entidade patronal que deve garantir que todos os documentos estejam atualizados, acessíveis e em conformidade com os requisitos legais. Dependendo do porte e grau de risco da empresa, a responsabilidade pode ser operacionalizada por diferentes setores:
- empregador ou dirigente legal: responsável final pela implementação do PGR e pela integridade dos documentos obrigatórios;
- serviço especializado em Segurança e Medicina do Trabalho (SESMT): nas empresas que se enquadram na obrigatoriedade, o SESMT auxilia na elaboração técnica dos documentos, no acompanhamento das medidas de prevenção e na organização dos registros;
- departamento de Recursos Humanos: frequentemente atua no controle dos treinamentos, fichas de EPI, ordens de serviço e registros individuais dos trabalhadores;
- CIPA ou Comissão de Representantes (quando aplicável): colabora no monitoramento das ações de segurança e participa do processo de identificação de riscos.
De qualquer forma, é importante lembrar que, mesmo quando há delegação de tarefas, a responsabilidade perante a fiscalização permanece com a empresa. Por isso, manter um sistema centralizado e confiável para gestão documental é fundamental.
Neste sentido, a automação na gestão documental pode ser a melhor forma de garantir esse controle com eficiência e rastreabilidade.
Consequências da falta de documentação adequada
Deixar de manter a documentação obrigatória prevista pela NR1 em ordem pode custar muito mais do que uma multa. A ausência, desorganização ou desatualização coloca a empresa em situação de não conformidade legal, o que gera sanções administrativas, passivos trabalhistas e, em casos mais graves, interdições de atividades.
Veja os principais riscos:
- multas e autuações: a fiscalização do trabalho está cada vez mais rigorosa, especialmente diante das novas exigências da NR1. A não apresentação dos documentos obrigatórios pode resultar em penalidades financeiras significativas;
- ações trabalhistas: em processos judiciais, a ausência de registros como treinamentos, EPIs e ordens de serviço pode ser interpretada como negligência da empresa na proteção ao trabalhador;
- interdições e embargos: em situações de risco iminente ou reincidência de infrações, a empresa pode ter suas atividades suspensas até que a documentação esteja regularizada;
- imagem institucional comprometida: além dos prejuízos financeiros, falhas na gestão de SST afetam a reputação da empresa com clientes, parceiros e colaboradores.
Portanto, manter a documentação organizada, atualizada e acessível é parte essencial de uma gestão de riscos responsável e moderna. Com o apoio da automação, a tarefa deixa de ser um problema crônico e se torna uma vantagem competitiva.
Como a automação facilita a gestão da documentação da NR1?
Com a ampliação das exigências da NR1 e a digitalização como caminho natural da conformidade, automatizar a gestão de documentos tornou-se uma necessidade. A burocracia envolvida na produção, controle e atualização manual dos registros obrigatórios pode sobrecarregar equipes, gerar retrabalho e expor a empresa a riscos desnecessários.
Ao encontrar um bom fornecedor de processamento inteligente de documentos, sua empresa ganha em organização, agilidade e rastreabilidade. Veja como a automação documental pode transformar o processo:
- centralização dos documentos: todos os registros obrigatórios ficam disponíveis em um único sistema, com controle de versões e acesso seguro;
- alertas automáticos de prazos: a automação tem uma rotina de monitoramento dos documentos e notifica gestores sobre vencimentos de treinamentos, atualizações do PGR e entregas de EPIs, reduzindo esquecimentos e falhas;
- relatórios e auditorias em poucos cliques: relatórios técnicos, históricos de capacitação e inventários de risco podem ser exportados automaticamente, otimizando inspeções e auditorias;
- acesso remoto e seguro: as informações podem ser consultadas a qualquer momento, por quem tem autorização, sem depender de arquivos físicos ou planilhas soltas.
Em suma, ao saber quais são os documentos obrigatórios previstos pela NR1, é possível implementar um sistema automatizado que apoia a gestão de SST. Com esta automação para analisar e conferir arquivos, a empresa ganha tempo, reduz riscos e fortalece sua cultura de segurança com base em dados reais. É uma forma estratégica de evoluir a operação.
A NR1 não exige apenas que a empresa cuide da saúde e segurança dos trabalhadores, ela obriga a apresentação de evidências concretas de que isso está sendo feito com seriedade, regularidade e método. Por isso, manter todos os documentos obrigatórios em ordem é tão importante quanto implementar as medidas de prevenção em si.
Se a sua empresa ainda depende de controles manuais e planilhas soltas, talvez seja a hora de rever essa operação. Com a Dynadok, você organiza seus documentos de SST, automatiza alertas, gera relatórios e garante conformidade com as exigências da NR1, sem complicações.
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