Como agilizar a comprovação da regularidade trabalhista em licitações?

Empresas que participam de licitações públicas enfrentam diversas exigências documentais. Entre elas, a comprovação da regularidade trabalhista se destaca como um dos requisitos obrigatórios. Esse processo, quando realizado manualmente, pode gerar atrasos, riscos de desclassificação e perda de oportunidades.

No entanto, com uma estratégia bem definida e o uso de tecnologia, é possível simplificar e automatizar a coleta e validação de documentos para agilizar essa etapa. Afinal, manter a regularidade trabalhista em dia é um fator decisivo para participar de licitações sem riscos de desclassificação.

Por isso, vamos explicar como sua empresa pode se antecipar a possíveis pendências, otimizar a obtenção de certidões e utilizar a automação documental para análise e validação de arquivos e simplificar o processo. Com isso, sua organização assegura conformidade e eficiência.

Veja também: Automatize a gestão de contratos com IA

O que é a comprovação da regularidade trabalhista?

Esse é um requisito essencial para que empresas participem de licitações públicas sem riscos de desclassificação. A comprovação de regularidade trabalhista garante que a organização cumpre todas as suas obrigações legais, o que evita sanções e ajuda a fortalecer a reputação no mercado.

No entanto, para estar apta a participar de licitações, é preciso obter documentos específicos que atestem sua regularidade do negócio. Dentre eles, temos:

• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) e comprova que a empresa não possui condenações definitivas e que não está inscrita no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas. Organizações com débitos podem ter dificuldades na obtenção desse item, comprometendo sua participação em licitações;
• Certidão de Regularidade do FGTS: esse documento, emitido pela Caixa Econômica Federal, atesta que a empresa realiza corretamente os depósitos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) dos seus empregados. Qualquer pendência no recolhimento pode impedir a emissão dessa certidão e inviabilizar contratos com o setor público;
• Comprovante de Regularidade Previdenciária (INSS): fornecido pela Receita Federal, ele demonstra que a empresa está em conformidade com as obrigações previdenciárias. A falta dessa regularização pode indicar atrasos ou inconsistências nos recolhimentos para o INSS, o que pode gerar sanções legais e barreiras para atuação em projetos governamentais.

A princípio, essas certidões são exigidas no momento da habilitação da empresa em uma licitação e precisam estar sempre atualizadas. Se houver qualquer irregularidade, a empresa pode ser imediatamente desclassificada, impactando sua competitividade e impedindo novas oportunidades de negócios.

Por causa desta regra, ao escolher participar de uma licitação, é necessário que a empresa já solicite todos os itens obrigatórios. Contudo, com a validação de documentos manual, este processo pode ter falhas e comprometer a participação. A automação surge como uma aliada no processo.

• Conheça os benefícios do processamento inteligente de documentos

Como essas certidões impactam o dia a dia das empresas?

Fazer a comprovação da regularidade trabalhista não é apenas um requisito burocrático para licitações, mas uma prática essencial para garantir estabilidade operacional, credibilidade e previsibilidade financeira.

Empresas que fazem a gestão eficiente desses documentos evitam surpresas desagradáveis, por exemplo:

• necessidade de regularização de última hora;
• perda de contratos estratégicos;
• multas por não conformidade.

Além disso, organizações que mantêm a regularidade trabalhista demonstram compromisso com boas práticas de governança corporativa, fator decisivo na escolha de fornecedores por grandes empresas e pelo setor público.

Como agilizar a comprovação da regularidade trabalhista?

Papéis costumeiramente são relacionados à burocracia e fluxo demorado. Entretanto, quando a gestão adota uma abordagem estratégica e investe em tecnologia, consegue acelerar esse processo e garantir que suas certidões estejam sempre em conformidade.

Por exemplo, é possível automatizar alguns processos:

• consulta de data de validade;
• desatualização de informação;
• finalização de contrato.

Ao automatizar a análise de documentos é possível agilizar a comprovação de regularidade trabalhista em licitações e liberar seu time para tarefas mais estratégicas. Neste sentido, algumas ações essenciais!

1. Monitoramento contínuo da regularidade

O primeiro passo para evitar problemas com a comprovação da regularidade trabalhista é acompanhar regularmente a situação da empresa junto aos órgãos responsáveis. A consulta periódica permite que qualquer pendência seja resolvida antes do início do processo licitatório. Sendo assim:

• acesse mensalmente os portais do TST, da Receita Federal e da Caixa Econômica Federal para verificar a situação da empresa;
• crie uma automação para conferir os documentos internos e enviar alertas quando alguma certidão estiver próxima do vencimento.

2. Antecipação na emissão das certidões

Não espere a abertura da licitação para verificar a comprovação da regularidade trabalhista. É possível extrair dados de PDF com uma automação e checar os itens obrigatórios em cada processo. De posse desta informação, o sistema inteligente pode consultar o banco de dados interno e informar documentos ausentes ou vencidos.

Essa automação vai permitir que seja feita a solicitação das certidões obrigatórias com antecedência para evitar surpresas desagradáveis. Ademais:

• caso uma certidão apresente restrições, haverá tempo hábil para regularizar a situação;
• algumas certidões podem ser solicitadas digitalmente, o que agiliza o processo.

3. Automação da gestão documental

A tecnologia tem um papel fundamental na organização e no controle das certidões de comprovação da regularidade trabalhista. Com o uso da solução de automação para validação de documentos oferecida pela Dynadok, a sua empresa pode, por exemplo:

• centralizar todos os dados necessários para licitações em um só lugar;
• receber alertas automáticos sobre vencimentos de certidões;
• automatizar a emissão de documentos e reduzir o tempo gasto com processos burocráticos.

Empresas que contratam um fornecedor de IDP conseguem manter um histórico completo e atualizado de suas obrigações trabalhistas, reduzem falhas e melhoram a eficiência do processo de habilitação em licitações.

4. Regularização rápida de pendências

Por fim, caso a empresa identifique alguma irregularidade ao solicitar suas certidões, deve agir rapidamente para solucionar o problema. Ou seja:

• FGTS irregular: consulte o sistema da Caixa Econômica Federal para verificar valores em aberto e realize o pagamento ou solicite parcelamento;
• débitos trabalhistas: caso a empresa tenha condenações pendentes, regularize a situação o mais rápido possível;
• erros cadastrais: divergências nos dados da empresa podem impedir a emissão da CNDT e de outros documentos. Consulte os órgãos responsáveis para solicitar a correção.

A nossa solução de inteligência artificial para analisar PDF, extrair e cruzar dados entre diferentes documentos, já foi implementada em diversas empresas e ajuda a desburocratizar processos internos. Entre eles:

• recebimento, análise e validação de notas fiscais;
• checagem e aprovação de reembolsos corporativos;
• análise e validação de documentos de transporte.

Empresas que adotam essas inovações melhoram a eficiência operacional e ganham competitividade. A tecnologia já é indispensável para reduzir custos, evitar penalidades e garantir participação ativa em licitações.

Fale com um consultor, solicite uma demonstração do nosso sistema e descubra como podemos ajudá-lo nas licitações e em outros processos para automatizar a gestão documental.

Perguntas frequentes sobre regularidade trabalhista em licitações

Reunimos 20 dúvidas objetivas sobre certidões, prazos e habilitação em licitações públicas, com base legal indicada em cada resposta.

1. O que é a CNDT e qual órgão emite esse documento?

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é o documento que comprova a inexistência de débitos trabalhistas definitivos de uma empresa perante a Justiça do Trabalho. A emissão é gratuita e eletrônica, feita pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST). A CNDT foi criada pela Lei nº 12.440/2011, que inseriu o art. 642-A na CLT, e tem validade de 180 dias contados da data de emissão. Em 2024, o Supremo Tribunal Federal declarou a lei constitucional no julgamento das ADIs 4.716 e 4.742.

2. Qual é o prazo de validade de cada certidão exigida na habilitação?

A validade varia de 30 a 180 dias conforme o documento: a Certidão de Regularidade do FGTS vale 30 dias, enquanto a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas e a certidão de débitos federais e previdenciários valem 180 dias cada uma. Esse descompasso faz do FGTS o documento que determina o ritmo de renovação de todo o conjunto.

3. O que é o Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT)?

O Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT) é o cadastro público mantido pelo Tribunal Superior do Trabalho que reúne pessoas físicas e jurídicas inadimplentes com condenações trabalhistas transitadas em julgado ou acordos judiciais descumpridos. Estar inscrito no BNDT impede a emissão da CNDT. Pela Resolução Administrativa TST nº 1.470/2011, os Tribunais Regionais do Trabalho alimentam o banco diariamente e o juiz da execução determina a exclusão imediata do devedor assim que a dívida é paga.

4. Qual a diferença entre regularidade fiscal e regularidade trabalhista?

Regularidade fiscal é a prova de que a empresa não deve tributos às fazendas federal, estadual e municipal. Regularidade trabalhista é a prova de que a empresa não deve verbas reconhecidas pela Justiça do Trabalho. A Lei nº 14.133/2021 trata as duas em incisos distintos do art. 68: o inciso III cuida da Fazenda Pública e o inciso V, da Justiça do Trabalho. Uma empresa pode estar regular no fisco e irregular na Justiça do Trabalho.

5. Como emitir a CNDT passo a passo?

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é emitida em poucos minutos no portal do Tribunal Superior do Trabalho, sem custo e sem cadastro prévio.

• Acesse a área de Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas no site do TST.
• Informe o CNPJ da empresa ou o CPF do responsável.
• Confirme o código de verificação e emita o documento em PDF.
• Registre a data de emissão: é dela que começa a contagem dos 180 dias de validade.

6. Quanto custa emitir as certidões de regularidade trabalhista?

Nada. A CNDT, emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho, a Certidão de Regularidade do FGTS, emitida pela Caixa Econômica Federal, e a certidão de débitos federais e previdenciários, emitida pela Receita Federal, são gratuitas nos portais oficiais. A Lei nº 12.440/2011 determina que a CNDT seja expedida “gratuita e eletronicamente”. O custo real da comprovação da regularidade trabalhista está nas horas gastas para conferir, arquivar e renovar cada documento dentro do prazo.

7. Em que momento da licitação as certidões são exigidas?

Na fase de habilitação, que na Lei nº 14.133/2021 ocorre, em regra, depois do julgamento das propostas e apenas para o licitante mais bem classificado, conforme o art. 63, inciso II. Na prática, a empresa apresenta as certidões após vencer a disputa de preços, mas precisa mantê-las válidas desde a data de recebimento das propostas, porque é essa data que o edital toma como referência.

8. O que é certidão positiva com efeitos de negativa e ela vale em licitação?

Vale. A certidão positiva com efeitos de negativa é expedida quando existe débito, mas ele está garantido por penhora suficiente ou tem a exigibilidade suspensa. O art. 642-A, § 2º, da CLT determina que esse documento produza os mesmos efeitos da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas. Uma empresa com execução trabalhista garantida por penhora, portanto, continua apta a se habilitar em licitações públicas.

9. O que acontece se uma certidão vencer durante a licitação?

A empresa não é automaticamente excluída. O art. 64, inciso II, da Lei nº 14.133/2021 autoriza a atualização, em diligência, de documentos cuja validade tenha expirado após a data de recebimento das propostas. O § 1º do mesmo artigo permite à comissão de licitação sanar erros ou falhas que não alterem a substância do documento. O que não se admite é apresentar certidão já vencida antes da abertura do certame.

10. Quais são os erros mais comuns na comprovação da regularidade trabalhista?

O erro mais frequente é tratar a renovação das certidões como tarefa de véspera de edital, e não como rotina mensal. Outras falhas se repetem com frequência:

• controlar no mesmo calendário documentos de 30 e de 180 dias de validade e perder o vencimento do FGTS;
• confundir divergência cadastral, como razão social ou endereço desatualizados, com débito real;
• apresentar certidão de filial quando o edital exige o CNPJ indicado na proposta;
• não arquivar o comprovante de pagamento que sustenta a exclusão do devedor do BNDT.

11. A CNDT da matriz cobre as filiais da empresa?

Sim. A Lei nº 12.440/2011 estabelece que a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas abrange todos os estabelecimentos, agências e filiais da empresa, o que permite emitir o documento pelo CNPJ da matriz. A regra difere da Certidão de Regularidade do FGTS e das certidões fiscais estaduais e municipais, normalmente exigidas por estabelecimento. Quando o edital especifica o CNPJ do licitante, a certidão precisa corresponder exatamente a esse número.

12. Com quantos dias de antecedência renovar as certidões?

A Certidão de Regularidade do FGTS define o calendário: com 30 dias de validade, exige renovação mensal, e um alerta disparado 10 dias antes do vencimento dá margem para resolver pendências de recolhimento. Para a CNDT e a certidão de débitos federais e previdenciários, cujo prazo é de 180 dias, um alerta com 30 dias de antecedência cobre o tempo necessário para corrigir divergências cadastrais junto aos órgãos emissores.

13. Por onde começar a organizar a documentação de habilitação trabalhista?

Comece por um inventário que liste cada documento exigido com órgão emissor, data de emissão e data de vencimento. A partir desse inventário:

• centralize os arquivos em um repositório único, com a versão vigente sempre identificada;
• defina um responsável nominal por cada documento;
• registre os vencimentos em um calendário com alertas automáticos;
• revise a lista a cada edital, porque as exigências variam entre órgãos contratantes.

14. Vale a pena automatizar a gestão das certidões?

Vale quando a empresa disputa editais com frequência. As compras públicas brasileiras movimentaram cerca de R$ 1 trilhão em valores homologados em 2025, distribuídos em mais de 1 milhão de contratações registradas no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), segundo o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Segundo Everton Santos, Diretor de Normas e Sistema de Logística da Seges/MGI, “a ampliação da base de dados do PNCP fortalece a transparência e dá uma visão mais completa das compras públicas em todo o país”.

15. Qual é um bom indicador de conformidade documental?

O indicador mais direto é o percentual de certidões válidas na data da consulta, e a meta operacional é 100%, porque um único documento vencido basta para inabilitar a proposta. Dois números complementam a leitura: o prazo médio entre o alerta de vencimento e a nova emissão, que deve ficar abaixo de 5 dias úteis, e a taxa de habilitação, ou seja, a proporção de editais em que a empresa passou pela fase documental.

16. Por quanto tempo guardar os documentos que comprovam regularidade trabalhista?

O parâmetro é o prazo prescricional do art. 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal: cinco anos de direitos reclamáveis, com até dois anos após o fim do contrato de trabalho para o ajuizamento da ação. A Súmula nº 362 do Tribunal Superior do Trabalho fixou em cinco anos a prescrição das parcelas do FGTS. Guardar comprovantes de recolhimento e certidões emitidas por, no mínimo, cinco anos protege a empresa em execuções e auditorias.

17. A LGPD impede armazenar certidões e documentos trabalhistas em nuvem?

Não impede. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) autoriza o tratamento de dados pessoais para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador, no art. 7º, inciso II, e permite a conservação dos dados com a mesma finalidade, no art. 16, inciso I. O que a LGPD exige, no art. 46, são medidas técnicas e administrativas de segurança: controle de acesso por perfil, criptografia e registro de quem consultou cada documento.

18. A automação de validação documental funciona junto com ERP?

Sim. Plataformas de processamento inteligente de documentos, conhecidas pela sigla IDP, trocam dados com ERPs, sistemas de gestão de contratos e planilhas por meio de integrações e APIs, sem substituir o ERP existente. A Dynadok, por exemplo, extrai os dados das certidões, cruza as informações com o cadastro interno e devolve o resultado ao sistema já utilizado pela empresa, com assertividade acima de 95% na leitura dos documentos.

19. Preciso de equipe de TI para implantar a automação de documentos?

Não para a operação do dia a dia. A configuração inicial, que define tipos de documento, regras de validação e destino dos dados, costuma ser feita pelo fornecedor em conjunto com a área de negócio. A equipe de TI atua em dois pontos: aprovar a integração com os sistemas internos e definir as políticas de acesso. Na Dynadok, o time responsável pela habilitação em licitações opera a validação sem escrever código.

20. Uma microempresa com certidão vencida perde a licitação?

Não necessariamente. O art. 43, § 1º, da Lei Complementar nº 123/2006 assegura à microempresa e à empresa de pequeno porte o prazo de cinco dias úteis, contados do momento em que for declarada vencedora do certame, prorrogável por igual período a critério da administração pública, para regularizar a documentação fiscal e trabalhista. Sem a regularização no prazo, a empresa perde o direito à contratação. Em 2025, micro e pequenas empresas responderam por 481,7 mil compras públicas, no valor de R$ 272,6 bilhões.

Pontos-chave

• A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é gratuita, emitida pelo TST e vale 180 dias, conforme a Lei nº 12.440/2011.
• A Certidão de Regularidade do FGTS vale 30 dias e é o documento que dita o ritmo de renovação de todo o conjunto.
• A certidão de débitos federais e previdenciários vale 180 dias, conforme a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014.
• A certidão positiva com efeitos de negativa equivale à negativa para fins de habilitação, conforme o art. 642-A, § 2º, da CLT.
• Certidão vencida após a data de recebimento das propostas pode ser atualizada em diligência, conforme o art. 64, inciso II, da Lei nº 14.133/2021.
• Microempresas e empresas de pequeno porte têm 5 dias úteis, prorrogáveis por igual período, para regularizar a documentação, conforme o art. 43, § 1º, da LC nº 123/2006.
• Em 2025, as compras públicas somaram cerca de R$ 1 trilhão em mais de 1 milhão de contratações registradas no PNCP.

Como citar este conteúdo

BLOG DYNADOK. Como agilizar a comprovação da regularidade trabalhista em licitações? — Perguntas frequentes. Dynadok, 2026. Disponível em: https://blog.dynadok.com/construcao/comprovacao-regularidade-trabalhista-licitacoes/. Acesso em: [data de acesso].

Fontes

• BRASIL. Lei nº 12.440, de 7 de julho de 2011 — institui a CNDT e acrescenta o art. 642-A à CLT.
• BRASIL. Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 — Lei de Licitações e Contratos Administrativos, arts. 63, 64 e 68.
• BRASIL. Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, art. 43 — prazo de regularização para microempresas e empresas de pequeno porte.
• BRASIL. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), arts. 7º, 16 e 46.
• TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas e Resolução Administrativa TST nº 1.470/2011, que regulamenta o Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.
• RECEITA FEDERAL DO BRASIL e PROCURADORIA-GERAL DA FAZENDA NACIONAL. Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751, de 2 de outubro de 2014, art. 10 — validade de 180 dias da certidão unificada.
• CAIXA ECONÔMICA FEDERAL. Certificado de Regularidade do FGTS — CRF.
• SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL. ADIs 4.716 e 4.742, rel. min. Dias Toffoli, julgadas em setembro de 2024 — constitucionalidade da Lei nº 12.440/2011.
• MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS. Balanço das compras públicas de 2025 e dados do PNCP.