O processo manual de leitura de documentos e cruzamento de informações entre vários arquivos é lento e pode ter várias falhas. Como avanço tecnológico, é natural que exista uma demanda para saber como automatizar a extração de dados de PDFs.
PDF é um dos formatos de arquivos mais utilizados no mundo dos negócios. Criado pela Adobe nos anos 1990, seu objetivo era padronizar a apresentação de documentos, garantindo que fossem visualizados da mesma forma, independentemente do dispositivo ou sistema operacional.
Alguns exemplos de PDFs no meio empresarial envolvem: contratos comerciais, acordo trabalhista, nota fiscal, relatório financeiro, exame médico, dentre tantos outros.
Apesar da sua importância, extrair dados de PDFs manualmente ainda é um grande desafio. Além disso, muitos documentos são digitalizados como imagens, o que impede a cópia direta de informações, como são os casos de RG e CNH dos trabalhadores.
Por isso, empresas que lidam com altos volumes de dados enfrentam retrabalho, erros manuais e perda de tempo, tornando a automação essencial para manter a produtividade e a competitividade. O uso de IA permite a extração rápida e precisa de dados de PDFs e JPGs, elimina tarefas repetitivas e integra informações diretamente em sistemas empresariais.
O que é a extração de dados de PDFs e por que é essencial?
Esse é o processo de converter informações contidas nesses arquivos em dados estruturados que possam ser manipulados digitalmente. Pode incluir a conversão de textos, tabelas, imagens e metadados em formatos como Excel, CSV, JSON ou integração direta com sistemas ERP e CRM.
No dia a dia de uma empresa, automatizar a extração de dados de PDFs e JPGs pode impactar diretamente a produtividade.
Imagine um setor financeiro que precisa consolidar dados de centenas de notas fiscais em PDF todos os meses. Sem automação, os funcionários perdem horas digitando manualmente informações de fornecedores, valores e tributos, isso aumenta o risco de erro e retrabalho.
Por outro lado, com uma solução automatizada, os dados são extraídos em pouco tempo e enviados diretamente para o sistema de gestão financeira, garantindo precisão e conformidade fiscal. Vamos ver um exemplo prático?
Em um escritório de advocacia, a extração de dados de contratos pode acelerar a revisão de cláusulas e identificar padrões em documentos jurídicos. Em vez de analisar manualmente cada arquivo, um sistema automatizado pode destacar termos-chave, prazos e possíveis inconsistências, permitindo que os advogados se concentrem na estratégia do caso.
Ao automatizar a extração de dados de PDFs, empresas reduzem drasticamente o tempo gasto com tarefas manuais, eliminam erros e garantem eficiência operacional. Segundo um estudo da IDC, funcionários gastam em média 30% do tempo de trabalho apenas procurando informações dentro de documentos não estruturados.
Esse desperdício de tempo afeta diretamente a produtividade e os custos operacionais, reforçando a necessidade de automação na extração de dados, inclusive para acelerar a validação do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) ou para automatizar a atualização de informações dos funcionários.
Métodos mais comuns para extração de dados de PDFs
A princípio, esse processo pode ser realizado por diferentes métodos, variando de abordagens simples a soluções avançadas baseadas em inteligência artificial. Logo, conhecê-los permite que as empresas escolham a melhor estratégia para otimizar seus processos documentais e eliminar retrabalho.
1. Extração simples de texto
Esse é o método mais básico, no qual o texto do PDF é copiado e colado manualmente ou extraído por ferramentas simples. Embora funcione bem para arquivos editáveis, essa abordagem falha em documentos escaneados ou com formatações complexas.
2. OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres)
O OCR (Optical Character Recognition) permite converter imagens contendo texto em um formato pesquisável e editável. Essa tecnologia é fundamental para documentos escaneados, contratos físicos e faturas digitalizadas.
Exemplo prático: um hospital que recebe exames médicos em PDF pode usar OCR para extrair informações dos laudos automaticamente, reduzindo o tempo de análise e evitando erros de digitação. Contudo, o formato do documento deve ser padronizado.
3. Extração inteligente com IA e NLP
A combinação de Machine Learning e Processamento de Linguagem Natural (NLP) permite que a IA identifique padrões e interprete o conteúdo para fazer o processamento inteligente do documento. Esse método é ideal para a extração estruturada de tabelas, contratos e relatórios financeiros.
Exemplo prático: bancos utilizam NLP para processar contratos de crédito e verificar automaticamente a existência de cláusulas obrigatórias, reduzindo riscos e garantindo conformidade regulatória.
O formato de IDP permite o uso de diversos arquivos, sem um padrão na formatação deles, a IA é capaz de buscar a informação exigida e aprende a cada processo novo. Isso serve para documentos em JPG e PDF e até para cruzamento de dados entre eles.
Benefícios de automatizar a extração de dados de PDFs
Quais são as vantagens da automação documental para o dia a dia da empresa? Na prática, ela transforma a maneira como organizações lidam com grandes volumes de documentos, pois eliminam processos manuais demorados e sujeitos a erros.
Maior precisão e redução de erros
A extração manual de dados de PDFs leva a inconsistências e falhas de digitação, comprometendo a integridade das informações. Com a automação, os sistemas identificam e validam os dados, reduzindo o risco de erros e melhorando a qualidade das informações processadas.
Digamos que uma seguradora processe milhares de apólices de seguro mensalmente. No seu dia a dia, automatizar a validação de documentos vai evitar inconsistências nos valores e nas informações dos clientes.
Ganho de tempo e produtividade
Ao automatizar a extração de dados de PDFs, é possível coletar informações em poucas horas ou minutos. Desta forma, as equipes podem direcionar os esforços para atividades estratégicas em vez de perderem tempo com tarefas repetitivas.
Voltando ao exemplo do escritório de contabilidade, a digitalização e extração automática de notas fiscais elimina o retrabalho de lançar manualmente os valores no sistema fiscal. Ademais, reduz o tempo de fechamento contábil.
Conformidade e segurança regulatória
Organizações que precisam estar em conformidade com normas como LGPD e GDPR se beneficiam muito ao automatizar a extração de dados de PDFs. A automação garante que os dados sejam processados de forma segura, auditável e livre de falhas.
Mais um caso prático? Uma clínica médica pode automatizar a extração e o armazenamento seguro de laudos e prontuários. Com isso, garante conformidade com a legislação de proteção de dados dos pacientes.
Integração com sistemas corporativos
A automação documental permite que os dados extraídos sejam enviados diretamente para ERPs, CRMs e plataformas de compliance. Deste modo, elimina a necessidade de intervenções manuais e melhora a eficiência operacional.
Transforme a extração de dados de PDFs em um processo inteligente
O processamento manual de dados de PDFs consome tempo, aumenta custos e introduz falhas evitáveis nos fluxos de trabalho. Empresas que continuam dependendo desse modelo enfrentam gargalos operacionais que impactam diretamente sua competitividade.
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