Manter a relação nominal de colaboradores válida e atualizada não é apenas uma questão burocrática – é um processo crítico para garantir conformidade legal, organização da folha de pagamento e gestão eficiente de pessoas. Sem esse controle, a empresa corre riscos de erros administrativos, multas e até passivos trabalhistas.
A relação nominal de empregados é uma lista ou cadastro com as informações de cada funcionário. Normalmente organizado em ordem alfabética, o registro deve ter nome completo, cargo/ função e local de trabalho.
A documentação é essencial para fins de controle interno e até para atender solicitações externas, como o caso de integração com sindicatos. Preservar os dados atualizados em pequenas operações já é um grande desafio, para empresas maiores, com operações maiores, com várias unidades e funcionários em outras cidades ou estados a tarefa é complexa.
Neste artigo, você entenderá a importância dessa documentação para a empresa e os colaboradores, como ela se relaciona com a legislação trabalhista e, principalmente, como a automação pode tornar esse processo mais ágil e seguro. Leia com atenção!
O que é a validação da relação nominal de colaboradores?
A validação da relação nominal de colaboradores é o processo de conferência e atualização dos dados de todos os funcionários registrados em uma empresa. A prática garante que as informações estejam corretas e alinhadas às obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.
Além disso, evita inconsistências na folha de pagamento e outras obrigações legais. No dia a dia de uma empresa, a relação é um documento ou sistema que centraliza dados essenciais de cada colaborador, como:
- nome completo;
- CPF e documentos de identificação;
- cargo ou função desempenhada;
- departamento ou setor;
- data de admissão;
- tipo de contrato (CLT, estagiário, temporário, PJ, etc.);
- dados salariais e benefícios;
- situação do vínculo (ativo, afastado, em férias, desligado, etc.).
A validação, então, consiste em revisar essas informações periodicamente para garantir que estejam corretas e atualizadas, minimizando riscos financeiros e trabalhistas. Organizações que negligenciam a validação da relação nominal de colaboradores correm o risco de inconsistências nos registros, erros de pagamento e até penalizações.
Qual é a relação com a legislação trabalhista?
A legislação trabalhista brasileira, por meio da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e normas complementares, exige os registros atualizados dos empregados em qualquer empresa. Ou seja, a validação da relação nominal de colaboradores não é opcional, é uma obrigação.
Além disso, há razões legais específicas relacionadas à relação nominal de colaboradores, a saber:
- eSocial: sistema do governo que centraliza informações trabalhistas e previdenciárias. Se os dados dos colaboradores não estiverem corretos, haverá problemas no envio das obrigações fiscais e previdenciárias;
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): documento obrigatório que informa quais são os trabalhadores registrados em determinada empresa. Erros geram multas e prejudicam o acesso do funcionário ao PIS/PASEP;
- GFIP/SEFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social): o envio incorreto impactam o recolhimento do FGTS e benefícios previdenciários;
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): relatório da empresa sobre os impostos retidos dos funcionários.
Logo, encontrar uma solução tecnológica que automatize a validação da relação nominal de colaboradores garante que todos esses processos sejam feitos corretamente e evita problemas com os órgãos fiscalizadores. A automação, inclusive, reduzirá o trabalho manual e libera sua equipe de analistas para tarefas mais estratégicas.
Como funciona o fluxo de análise e validação da relação nominal de colaboradores?
A princípio, o trabalho de análise e conferência das informações deve seguir um fluxo bem estruturado para, assim, garantir precisão e conformidade. Embora haja diferentes empresas, o processo geralmente segue estas etapas:
- geração da relação nominal: o RH extrai a lista de funcionários do sistema de RH e da folha de pagamento para, em seguida, consolidar as informações disponíveis;
- verificação de dados cadastrais: é feita a conferência minuciosa das informações pessoais, cargos, vínculos empregatícios e benefícios;
- cruzamento com obrigações fiscais e trabalhistas: o analista compara os dados com sistemas regulatórios, como eSocial, GFIP, RAIS e DIRF, para identificar possíveis divergências;
- correção de inconsistências: quaisquer erros detectados, como registros duplicados, dados desatualizados ou falhas em contratos, são ajustados antes da validação final;
- aprovação interna: após a checagem e a revisão da relação nominal, os documentos são submetidos aos gestores de RH e do setor contábil;
- envio para órgãos reguladores e sistemas internos: após validação, a relação é utilizada para cumprir obrigações fiscais e administrativas.
Esse fluxo pode ocorrer mensalmente, alinhado à folha de pagamento, e em alguns casos, anualmente, como na entrega da RAIS. Caso a organização falhe nessa análise e validação da relação nominal de colaboradores, pode haver erros na folha de pagamento, bem como inconsistências fiscais e previdenciárias.
Tantos erros comprometem a credibilidade da empresa junto a órgãos reguladores e funcionários, além de afetar a saúde financeira do negócio. Por causa da sua importância, torna-se necessário implementar soluções tecnológicas, como o uso de automação com Inteligência Artificial, para analisar documentos e fazer a extração de dados de PDFs.
Automação é a solução para analisar e validar a relação nominal com eficiência
Feito de forma manual, o processo de validação da relação nominal de colaboradores é trabalhoso e suscetível a falhas, demandando tempo e esforço da equipe de RH. A automação elimina esses desafios ao integrar tecnologia em cada etapa, o que garante maior precisão e agilidade.
Os principais benefícios do uso da IA na automação para validar os dados são:
- erros manuais e inconsistências são eliminados: a automação reduz a duplicação de registros e falhas na inserção de dados, garantindo que as informações sejam únicas e consistentes em todos os sistemas internos;
- atualização contínua e sincronizada: alterações como promoções, reajustes salariais ou mudanças cadastrais são registradas automaticamente, evitando divergências que podem comprometer a folha de pagamento e obrigações fiscais;
- integração com sistemas essenciais: a tecnologia conecta a relação nominal à folha de pagamento e obrigações fiscais, garantindo que qualquer modificação seja refletida sem necessidade de ajustes manuais;
- conformidade garantida com o eSocial e demais obrigações: a automação para validação dos dados detecta inconsistências antes do envio de declarações obrigatórias, minimizando riscos de autuações e penalidades;
- gestão simplificada de admissões, demissões e afastamentos: sistemas inteligentes monitoram os prazos contratuais, sinalizando períodos de experiência, desligamentos e afastamentos para evitar erros administrativos;
- redução de tempo e custos operacionais: com processos automatizados, a equipe de RH pode focar em atividades estratégicas, deixando tarefas repetitivas sob responsabilidade da tecnologia.
Com a tecnologia da Dynadok, sua empresa otimiza a validação da relação nominal de colaboradores, com uma uma operação ágil, segura e sem margem para erros. Fale com um de nossos consultores e veja como a nossa automação facilitará a gestão de documentos e o cruzamento de informações entre diferentes arquivos.
