A validação de documentos dos colaboradores pode até parecer uma tarefa simples, mas a verdade é que, se não for bem executada, torna-se um grande desafio para o setor de RH. O processo fica complexo em empresas que utilizam métodos manuais e descentralizados ao fazer a atualização cadastral de funcionários.
Erros em dados pessoais e profissionais impactam diretamente o fluxo de pagamento de salários, benefícios e obrigações fiscais. Além disso, estas falhas podem gerar complicações trabalhistas.
Algumas complicações de problemas na atualização cadastral de funcionários são:
- um endereço desatualizado, por exemplo, impede um funcionário de receber documentos importantes;
- dados bancários incorretos, por sua vez, atrasam pagamentos;
- a ausência de informações fiscais dificulta a concessão de benefícios como FGTS e INSS.
Ou seja, são pequenos descuidos que resultam em retrabalho e prejuízos financeiros para a empresa. A realidade é que boa parte das organizações ainda depende de ficha de atualização cadastral em papel ou planilhas no Excel, o que só aumenta os riscos e reduz a eficiência do RH.
A solução, sem dúvidas, está no uso da tecnologia. Como automatizar a atualização cadastral de funcionários e desafogar o time de RH? A prática melhora substancialmente a conformidade com o eSocial, reduz falhas e torna o processo mais ágil e seguro.
O que é a atualização cadastral de funcionários e por que ela é essencial?
Esse processo trata da revisão e correção das informações dos colaboradores dentro da empresa. A atualização cadastral garante que dados pessoais, profissionais e financeiros estejam sempre corretos, o que evita problemas trabalhistas e garante conformidade com a legislação.
Por que as empresas devem se preocupar com isso? A desatualização de dados dos trabalhadores pode resultar em dificuldades na rescisão, atrasos em benefícios e até problemas fiscais com a Receita Federal.
Por outro lado, organizações que automatizam a atualização cadastral dos colaboradores ou mesmo fazem isso de forma contínua, mas manual, garantem mais segurança e eficiência na gestão de pessoas.
Quais informações devem ser atualizadas regularmente? Em suma:
- dados pessoais: nome, endereço, telefone, e-mail, estado civil e número de dependentes;
- documentação: RG, CPF, passaporte (se aplicável), carteira de trabalho e título de eleitor;
- dados bancários: conta salário para depósitos;
- situação profissional: cargo, departamento, salário, jornada de trabalho e promoções;
- benefícios: plano de saúde, vale-alimentação, seguro de vida, vale-transporte;
- contato de emergência: nome e telefone de um responsável;
- situação fiscal e previdenciária: dependentes para Imposto de Renda e INSS.
Com avanço tecnológico, é possível automatizar a atualização cadastral de funcionários e a validação de atestado de saúde ocupacional (ASO), juntamente com o PCMSO.
Regulamentação e obrigações trabalhistas da atualização cadastral
No Brasil, a atualização cadastral de funcionários está diretamente ligada às exigências do eSocial, sistema que centraliza informações para órgãos como a Receita Federal, INSS e Ministério do Trabalho. Neste sentido, há alguns eventos que, a propósito, são obrigatórios para qualquer empresa:
- S-2200: cadastramento inicial do vínculo (admissão);
- S-2205: alteração de dados cadastrais (nome, CPF, RG, endereço, telefone, estado civil);
- S-2206: alteração contratual (cargo, jornada, salário);
- S-2306: alteração contratual de trabalhadores sem vínculo empregatício formal.
O não cumprimento dessas obrigações acima pode gerar alguns problemas, por exemplo:
- multas e penalidades por envio incorreto de informações ao eSocial;
- erros na concessão de benefícios, como aposentadoria e auxílio-doença;
- dificuldades na rescisão contratual e no FGTS, prejudicando o desligamento do colaborador.
A princípio, as penalizações ocorrem porque a CLT exige a atualização devida dos registros para assegurar o correto pagamento de salários, FGTS e INSS. Além disso, tanto a Receita Federal quanto a Previdência Social demandam que dados como CPF e NIT estejam corretos para concessão de aposentadoria e demais benefícios previdenciários.
E, convenhamos: que colaborador (a) vai confiar em uma organização que negligencia o cuidado com seus dados e registros?
Desafios da atualização cadastral manual e como a automação resolve o problema
Ainda que a tecnologia esteja aí para facilitar trabalhos em diferentes esferas, muitas empresas ainda fazem a atualização cadastral de funcionários de forma manual. Em outras palavras, usam formulários impressos ou planilhas eletrônicas, o que gera uma série de problemas. Só para citar alguns deles, temos:
- erros humanos: informações digitadas incorretamente levam a inconsistências e retrabalho;
- falta de controle: prazos de atualização não são seguidos, gerando dados desatualizados;
- dificuldade na conferência: o RH precisa validar manualmente cada documento, tornando o processo lento e suscetível a falhas;
- risco de fraudes: sem um sistema seguro, dados podem ser alterados ou acessados por pessoas não autorizadas.
Então, qual seria a prática mais acertada? Sem dúvidas, a automatização da atualização cadastral de funcionários, sobretudo quando há a integração da inteligência artificial no processo. Com um sistema automatizado, os documentos são validados em tempo real, assim, há maior segurança e eficiência.
A automação da Dynadok, por exemplo, viabiliza a análise documental automatizada, logo, elimina falhas e otimiza a gestão do RH. Entre as vantagens de sua aplicação, é possível destacar:
- processamento automático de documentos: o sistema lê e verifica RG, CPF, CNH, holerites e comprovantes de residência;
- checklist de conferência: os erros são identificados e corrigidos antes de impactar a folha de pagamento;
- notificações automáticas: os funcionários recebem alertas para revisar e atualizar seus dados;
- conformidade com a LGPD: há a segurança total na proteção das informações.
Ao adotar a tecnologia para receber, processar e validar documentos, sejam eles em pdf ou jpg, a ficha de atualização cadastral deixa de ser um problema para o seu RH. O processo se torna fluido e eficiente!
Automatize a atualização cadastral de funcionários agora
Manter todos os cadastros em dia é essencial para evitar problemas fiscais, garantir conformidade legal e otimizar a gestão de pessoas. Processos manuais aumentam riscos, geram retrabalho e podem comprometer a eficiência do RH.
Com a Dynadok, a automação acelera a validação e aprovação de documentos, transformando esse desafio em um fluxo rápido, seguro e sem falhas. Elimine inconsistências, reduza custos operacionais e garanta que os dados dos colaboradores estejam sempre corretos.
Modernize a gestão de RH com a automação da atualização cadastral de funcionários hoje mesmo! Entre em contato, agende uma demonstração e veja como a nossa solução vai acelerar seus processos internos.
