--- source_url: "https://blog.dynadok.com/administracao/quais-documentos-a-empresa-precisa-guardar-e-por-quanto-tempo-tabela-de-temporalidade/" title: "Quais documentos a empresa precisa guardar e por quanto tempo? Tabela de temporalidade" generated_at: 2026-08-28T16:49:24Z host: blog.dynadok.com type: post schema_types: [Article] generator: geostack/1.0.0 --- ## Structured data ```json { "@context": "https://schema.org", "@graph": [ { "@type": "Article", "@id": "https://blog.dynadok.com/administracao/quais-documentos-a-empresa-precisa-guardar-e-por-quanto-tempo-tabela-de-temporalidade/#article", "url": "https://blog.dynadok.com/administracao/quais-documentos-a-empresa-precisa-guardar-e-por-quanto-tempo-tabela-de-temporalidade/", "headline": "Quais documentos a empresa precisa guardar e por quanto tempo? Tabela de temporalidade", "datePublished": "2026-08-28T12:05:00+00:00", "dateModified": "2026-08-23T14:38:13+00:00", "inLanguage": "pt-BR", "publisher": { "@type": "Organization", "name": "Blog Dynadok - Análise documental automatizada por I.A", "url": "https://blog.dynadok.com/" }, "description": "Não existe um prazo único de guarda de documentos empresariais no Brasil: os prazos variam de 5 anos (documentos fiscais, trabalhistas e previdenciários, pela regra geral de prescrição e decadência) a 20 anos (registros médicos ocupacionais e histórico de riscos, pelas NR-7 e NR-1), chegando à guarda permanente para documentos societários como contrato social, atas e livros contábeis. A tabela de temporalidade é o instrumento que organiza essa variação: um quadro que define, para cada tipo de documento, o prazo de guarda, a base legal e a destinação final (eliminação ou preservação). Este artigo consolida os prazos mais relevantes com suas bases legais — e explica por que a guarda correta depende menos de espaço de arquivo e mais de validar cada documento na entrada, já que guardar por 20 anos um documento que nasceu errado apenas preserva o problema. Resumir com IA ChatGPT Claude Perplexity Gemini Prompt copiado! É só colar no Gemini. Nota: os prazos abaixo refletem as bases legais indicadas e servem como referência geral. Setores regulados têm regras adicionais, e a política de guarda de cada empresa deve ser validada com seus assessores jurídico e contábil. Pontos-chave O que é tabela de temporalidade de documentos? Tabela de temporalidade é o instrumento de gestão documental que define, para cada série de documentos da organização, três informações: por quanto tempo o documento deve ser mantido, com base em qual norma, e qual é sua destinação final — eliminação segura ou guarda permanente. Ela nasceu na arquivologia pública (o Conarq, Conselho Nacional de Arquivos, publica tabelas de referência para a administração federal), mas é hoje ferramenta essencial de compliance privado: sem ela, a empresa guarda demais por medo ou descarta o que ainda pode ser exigido em fiscalizações e ações judiciais. Calculadora de ROI Quanto a validação manual custa para a sua empresa hoje? Ajuste 3 dados da sua operação e veja, na hora, quanto a conferência manual consome do seu caixa — e quanto volta para ele com a validação de documentos com IA. Calcular minha economia Grátis · leva menos de 1 minuto Exemplo de resultado −77% de custo R$ 526.400/ano de volta ao seu caixa — R$ 43.867 por mês Operação manual hojeR$ 56.667/mês Com a DynadokR$ 12.800/mês Cenário-exemplo: 20 mil páginas/mês, 5 min por página. Faça a conta com os números da sua operação. Não existe uma tabela única obrigatória para empresas privadas. Cada organização constrói a sua a partir das legislações que a alcançam: fiscal (CTN e normas da Receita Federal), trabalhista (Constituição, CLT e eSocial), previdenciária (Lei nº 8.213/1991 e Decreto nº 3.048/1999), de SST (Normas Regulamentadoras), cível (Código Civil) e as regras específicas do seu setor. Quais documentos a empresa precisa guardar e por quanto tempo? A tabela abaixo consolida os prazos de guarda mais relevantes para empresas brasileiras, organizados por categoria e com a base legal de cada um: Categoria Documento Prazo de guarda Base legal Fiscal Notas fiscais, livros e documentos de apuração de tributos 5 anos contados do fato gerador/lançamento CTN, arts. 173 e 174 Fiscal Declarações e comprovantes de IRRF 5 anos CTN, arts. 173 e 174 Trabalhista Contratos de trabalho, recibos de pagamento, férias e 13º 5 anos no curso do contrato, até 2 anos após o término CF, art. 7º, XXIX Trabalhista Controles de jornada (ponto) 5 anos CF, art. 7º, XXIX Previdenciária Folha de pagamento e documentos de contribuições 5 anos Súmula Vinculante 8/STF; Decreto nº 3.048/1999, art. 225 FGTS Guias e comprovantes de depósito do FGTS 5 anos (prescrição quinquenal), com atenção à transição para competências anteriores a 13/11/2014 STF, ARE 709.212 (2014) SST Registros médicos ocupacionais do PCMSO (inclui dados dos ASOs) Mínimo de 20 anos após o desligamento do trabalhador NR-7 SST Histórico das atualizações do inventário de riscos do PGR Mínimo de 20 anos, salvo prazo maior em norma específica NR-1 Previdenciária/SST LTCAT e documentos que sustentam o PPP Conservar atualizados enquanto durar a obrigação de comprovar exposição Lei nº 8.213/1991, art. 58; Decreto nº 3.048/1999 Cível/contratual Contratos com clientes, fornecedores e parceiros Vigência + 10 anos (prescrição geral) Código Civil, art. 205 Contábil Livros e documentos da escrituração Enquanto não prescritas as obrigações que comprovam Código Civil, art. 1.194 Societária Contrato social, alterações, estatutos, atas e livros societários Guarda permanente (enquanto existir a empresa) Prática registral; Lei nº 8.934/1994 Dados pessoais Documentos com dados pessoais sem obrigação legal de guarda Apenas pelo tempo necessário à finalidade; eliminação após o término do tratamento LGPD (Lei nº 13.709/2018), arts. 15 e 16 Duas leituras práticas dessa tabela. Primeiro, o prazo conta a partir de marcos diferentes — fato gerador, término do contrato, desligamento do trabalhador — e errar o marco inicial é tão grave quanto errar o prazo. Segundo, a LGPD adiciona um vetor contrário à guarda: dados pessoais sem obrigação legal de retenção devem ser eliminados quando a finalidade termina, o que torna o “guardar tudo para sempre” uma infração, não uma cautela. Por que os prazos de guarda variam tanto? Porque cada prazo espelha o tempo em que alguém ainda pode exigir a comprovação. Os documentos fiscais seguem a decadência e a prescrição tributárias de 5 anos do CTN — depois disso, o fisco não pode mais constituir nem cobrar o crédito. Os trabalhistas seguem a prescrição do art. 7º, XXIX, da Constituição: o trabalhador pode reclamar créditos dos últimos 5 anos, até 2 anos após o fim do contrato. Os previdenciários seguem os mesmos 5 anos desde que a Súmula Vinculante 8 do STF afastou os prazos de 10 anos da Lei nº 8.212/1991. Já os prazos de SST são longos por uma razão médica, não processual: doenças ocupacionais podem se manifestar décadas após a exposição, e por isso a NR-7 exige a conservação dos registros médicos por no mínimo 20 anos após o desligamento, e a NR-1 exige o histórico do inventário de riscos do PGR por no mínimo 20 anos. E os societários são permanentes porque comprovam a própria existência e as decisões da pessoa jurídica,", "author": { "@type": "Person", "name": "Equipe Dynadok" }, "image": "https://blog.dynadok.com/wp-content/uploads/2026/08/dynadok_tabela_temporalidade_1600x900_comprimida.jpg" } ] } ``` # Quais documentos a empresa precisa guardar e por quanto tempo? Tabela de temporalidade ![Quais documentos a empresa precisa guardar e por quanto tempo? Tabela de temporalidade](https://blog.dynadok.com/wp-content/uploads/2026/08/dynadok_tabela_temporalidade_1600x900_comprimida-1024x576.jpg)**Não existe um prazo único de guarda de documentos empresariais no Brasil: os prazos variam de 5 anos (documentos fiscais, trabalhistas e previdenciários, pela regra geral de prescrição e decadência) a 20 anos (registros médicos ocupacionais e histórico de riscos, pelas NR-7 e NR-1), chegando à guarda permanente para documentos societários como contrato social, atas e livros contábeis.** A tabela de temporalidade é o instrumento que organiza essa variação: um quadro que define, para cada tipo de documento, o prazo de guarda, a base legal e a destinação final (eliminação ou preservação). Este artigo consolida os prazos mais relevantes com suas bases legais — e explica por que a guarda correta depende menos de espaço de arquivo e mais de validar cada documento na entrada, já que guardar por 20 anos um documento que nasceu errado apenas preserva o problema. Resumir com IA [ ChatGPT ](#) [ Claude ](#) [ Perplexity ](#) [ Gemini ](#) Prompt copiado! É só colar no Gemini. *Nota: os prazos abaixo refletem as bases legais indicadas e servem como referência geral. Setores regulados têm regras adicionais, e a política de guarda de cada empresa deve ser validada com seus assessores jurídico e contábil.* ## Pontos-chave - **A regra geral é 5 anos, mas as exceções são longas:** a prescrição trabalhista é de 5 anos, limitada a 2 anos após o fim do contrato (art. 7º, XXIX, da Constituição); a decadência tributária e previdenciária é de 5 anos (CTN, arts. 173 e 174, e Súmula Vinculante 8 do STF) — porém registros médicos ocupacionais exigem no mínimo 20 anos após o desligamento (NR-7) e o histórico do inventário de riscos do PGR também exige 20 anos (NR-1). - **O FGTS é a pegadinha clássica:** o prazo prescricional caiu de 30 para 5 anos por decisão do STF no ARE 709.212 (2014), com regra de transição para períodos anteriores — muitas tabelas desatualizadas ainda mandam guardar tudo por 30 anos, e muitas empresas descartam cedo demais competências antigas ainda alcançáveis. - **Digitalizar com valor legal libera o papel:** o Decreto nº 10.278/2020 estabelece que o documento digitalizado conforme seus requisitos técnicos equipara-se ao original para todos os efeitos legais, permitindo o descarte do físico (exceto documentos de valor histórico) — o que transforma a guarda de problema de espaço em problema de qualidade e validação dos arquivos digitais. ## O que é tabela de temporalidade de documentos? Tabela de temporalidade é o instrumento de gestão documental que define, para cada série de documentos da organização, três informações: por quanto tempo o documento deve ser mantido, com base em qual norma, e qual é sua destinação final — eliminação segura ou guarda permanente. Ela nasceu na arquivologia pública (o Conarq, Conselho Nacional de Arquivos, publica tabelas de referência para a administração federal), mas é hoje ferramenta essencial de compliance privado: sem ela, a empresa guarda demais por medo ou descarta o que ainda pode ser exigido em fiscalizações e ações judiciais. Calculadora de ROI## Quanto a validação manual custa para a sua empresa hoje? Ajuste 3 dados da sua operação e veja, na hora, quanto a conferência manual consome do seu caixa — e quanto volta para ele com a validação de documentos com IA. [Calcular minha economia](https://blog.dynadok.com/calculadora/) Grátis · leva menos de 1 minuto Exemplo de resultado −77% de custo R$ 526.400/ano de volta ao seu caixa — **R$ 43.867 por mês** Operação manual hoje**R$ 56.667/mês** Com a Dynadok**R$ 12.800/mês** Cenário-exemplo: 20 mil páginas/mês, 5 min por página. Faça a conta com os números da sua operação. Não existe uma tabela única obrigatória para empresas privadas. Cada organização constrói a sua a partir das legislações que a alcançam: fiscal (CTN e normas da Receita Federal), trabalhista (Constituição, CLT e eSocial), previdenciária (Lei nº 8.213/1991 e Decreto nº 3.048/1999), de SST (Normas Regulamentadoras), cível (Código Civil) e as regras específicas do seu setor. ## Quais documentos a empresa precisa guardar e por quanto tempo? A tabela abaixo consolida os prazos de guarda mais relevantes para empresas brasileiras, organizados por categoria e com a base legal de cada um: CategoriaDocumentoPrazo de guardaBase legalFiscalNotas fiscais, livros e documentos de apuração de tributos5 anos contados do fato gerador/lançamentoCTN, arts. 173 e 174FiscalDeclarações e comprovantes de IRRF5 anosCTN, arts. 173 e 174TrabalhistaContratos de trabalho, recibos de pagamento, [férias](https://blog.dynadok.com/departamento-pessoal/automacao-analise-aprovacao-ferias-funcionarios/ "férias") e 13º5 anos no curso do contrato, até 2 anos após o términoCF, art. 7º, XXIXTrabalhistaControles de jornada (ponto)5 anosCF, art. 7º, XXIXPrevidenciáriaFolha de pagamento e documentos de contribuições5 anosSúmula Vinculante 8/STF; Decreto nº 3.048/1999, art. 225FGTSGuias e comprovantes de depósito do FGTS5 anos (prescrição quinquenal), com atenção à transição para competências anteriores a 13/11/2014STF, ARE 709.212 (2014)SSTRegistros médicos ocupacionais do PCMSO (inclui dados dos ASOs)Mínimo de 20 anos após o desligamento do trabalhadorNR-7SSTHistórico das atualizações do inventário de riscos do PGRMínimo de 20 anos, salvo prazo maior em norma específicaNR-1Previdenciária/SST[LTCAT](https://blog.dynadok.com/seguranca-do-trabalho/o-que-deve-conter-ltcat/ "LTCAT") e documentos que sustentam o PPPConservar atualizados enquanto durar a obrigação de comprovar exposiçãoLei nº 8.213/1991, art. 58; Decreto nº 3.048/1999Cível/contratualContratos com clientes, fornecedores e parceirosVigência + 10 anos (prescrição geral)Código Civil, art. 205ContábilLivros e documentos da escrituraçãoEnquanto não prescritas as obrigações que comprovamCódigo Civil, art. 1.194SocietáriaContrato social, alterações, estatutos, atas e livros societáriosGuarda permanente (enquanto existir a empresa)Prática registral; Lei nº 8.934/1994Dados pessoaisDocumentos com dados pessoais sem obrigação legal de guardaApenas pelo tempo necessário à finalidade; eliminação após o término do tratamentoLGPD (Lei nº 13.709/2018), arts. 15 e 16Duas leituras práticas dessa tabela. Primeiro, o prazo conta a partir de marcos diferentes — fato gerador, término do contrato, desligamento do trabalhador — e errar o marco inicial é tão grave quanto errar o prazo. Segundo, a LGPD adiciona um vetor contrário à guarda: dados pessoais sem obrigação legal de retenção devem ser eliminados quando a finalidade termina, o que torna o “guardar tudo para sempre” uma infração, não uma cautela. ## Por que os prazos de guarda variam tanto? Porque cada prazo espelha o tempo em que alguém ainda pode exigir a comprovação. Os documentos fiscais seguem a decadência e a prescrição tributárias de 5 anos do CTN — depois disso, o fisco não pode mais constituir nem cobrar o crédito. Os trabalhistas seguem a prescrição do art. 7º, XXIX, da Constituição: o trabalhador pode reclamar créditos dos últimos 5 anos, até 2 anos após o fim do contrato. Os previdenciários seguem os mesmos 5 anos desde que a Súmula Vinculante 8 do STF afastou os prazos de 10 anos da Lei nº 8.212/1991. Já os prazos de SST são longos por uma razão médica, não processual: doenças ocupacionais podem se manifestar décadas após a exposição, e por isso a NR-7 exige a conservação dos registros médicos por no mínimo 20 anos após o desligamento, e a NR-1 exige o histórico do inventário de riscos do PGR por no mínimo 20 anos. E os societários são permanentes porque comprovam a própria existência e as decisões da pessoa jurídica, sem prazo para perderem relevância. Continue explorando### Mais sobre a *Dynadok* As páginas mais visitadas para você ver como transformamos documentos em decisões. [ **Calculadora de ROI** Quanto a validação manual custa hoje? Grátis, 1 minuto. ](https://blog.dynadok.com/calculadora/) [ **Cases e depoimentos** Resultados reais de Cogna, Cenibra e Unicesumar. ](https://dynadok.com/cases-e-depoimentos-da-dynadok/) [ **API de validação** Integre ao seu sistema, ERP ou plataforma. ](https://dynadok.com/api-de-validacao-de-documentos/) [ **Preços e cobrança** Modelo simples, por páginas processadas. ](https://dynadok.com/precos-e-modelo-de-cobranca/) [ **Quem somos** Propósito, equipe e DNA 100% IA. ](https://dynadok.com/quem-somos-conheca-nosso-proposito-equipe-e-valores/) [ **Perguntas frequentes** LGPD, implantação, formatos e mais. ](https://dynadok.com/perguntas-e-respostas-sobre-a-dynadok/) Veja a Dynadok em ação Reduza até 95% do tempo gasto com validação de documentos. [Solicitar uma demonstração](https://dynadok.com/) ## Quais são os erros mais comuns na guarda de documentos? Cinco confusões concentram a maior parte do risco — para os dois lados: descartar cedo demais ou guardar além do permitido. Erro comumOnde ele moraRegra corretaGuardar FGTS “por 30 anos” para tudo — ou descartar tudo em 5A prescrição mudou em 2014, com transiçãoPrescrição quinquenal desde o ARE 709.212/STF; competências anteriores a 13/11/2014 seguiram regra de transição — trate os períodos separadamenteDescartar ASOs e prontuários junto com o dossiê trabalhista (5 anos)SST tem prazo próprio, muito maiorRegistros médicos ocupacionais: mínimo 20 anos após o desligamento (NR-7)Contar o prazo a partir da emissão do documentoCada categoria tem marco inicial próprioFiscal conta do fato gerador/lançamento; trabalhista, do fim do contrato; SST, do desligamentoGuardar dados pessoais “para sempre, por segurança”A LGPD exige eliminação após a finalidadeSem obrigação legal de guarda, dados pessoais devem ser eliminados ao fim do tratamento (LGPD, arts. 15 e 16)Descartar o papel sem digitalização com valor legalDigitalização informal não substitui o originalSó o processo conforme o Decreto nº 10.278/2020 equipara o digitalizado ao original e autoriza o descarte do físicoO padrão por trás dos cinco erros é o mesmo: aplicar uma regra única a documentos de naturezas diferentes. A tabela de temporalidade existe exatamente para impedir isso. ## Posso digitalizar os documentos e descartar o papel? Sim, na maioria dos casos — desde que a digitalização siga o Decreto nº 10.278/2020, que regulamentou a equiparação do documento digitalizado ao original para todos os efeitos legais. O decreto exige requisitos técnicos (integridade, qualidade, metadados e, para documentos que envolvem entes públicos ou saúde, assinatura com certificado ICP-Brasil) e, cumpridos esses requisitos, o documento físico pode ser descartado — exceto os de valor histórico. A validade jurídica de documentos eletrônicos assinados digitalmente, por sua vez, é assegurada desde a MP nº 2.200-2/2001, que instituiu a ICP-Brasil. A consequência estratégica é grande: a guarda deixa de ser um problema de metros quadrados de arquivo e passa a ser um problema de **qualidade do acervo digital** — arquivos legíveis, completos, com metadados corretos e localizáveis. E aqui a guarda encontra a validação: um documento que entra no acervo ilegível, incompleto ou com dados divergentes será inútil como prova daqui a 5, 10 ou 20 anos, quando a fiscalização ou o processo judicial o exigir. Guardar bem começa por validar bem na entrada. ## Como montar a tabela de temporalidade da sua empresa em 6 passos? 1. **Inventarie as séries documentais.** Liste, por área (fiscal, DP, SST, jurídico, suprimentos), os tipos de documento que a empresa produz e recebe — não os arquivos individuais, mas as séries: “recibos de pagamento”, “ASOs”, “notas fiscais de entrada”. 2. **Atribua prazo e base legal a cada série.** Use a legislação aplicável (como a tabela deste artigo) e registre a norma ao lado do prazo. Prazo sem base legal documentada não sustenta descarte perante uma fiscalização. 3. **Defina o marco inicial de contagem de cada série.** Fato gerador, término do contrato, desligamento do trabalhador, fim da vigência contratual — o marco errado invalida a contagem inteira. 4. **Estabeleça a destinação final e o procedimento de eliminação.** Para cada série: eliminar após o prazo (com termo de eliminação registrado) ou guarda permanente. A eliminação de documentos com dados pessoais deve ser segura e documentada, em linha com a LGPD. 5. **Formalize e aplique.** Aprove a tabela com jurídico, [contabilidade](https://blog.dynadok.com/contabilidade/ "contabilidade") e diretoria, publique-a como política e integre-a ao sistema de gestão documental, para que os prazos sejam aplicados automaticamente a cada documento que entra. 6. **Revise anualmente.** Leis mudam — a prescrição do FGTS em 2014 e a LGPD em vigor são os exemplos clássicos — e a tabela desatualizada reproduz o erro em escala. ## Guarda documental manual ou automatizada: qual a diferença na prática? CritérioGestão manual do acervoGestão com validação automatizada (Dynadok)Qualidade do que entra no acervoDocumentos ilegíveis ou incompletos são descobertos anos depois, quando exigidos100% dos documentos validados na entrada: legibilidade, completude e coerência conferidas em segundosClassificação por série e prazoDepende de nomeação manual de arquivos e pastasIA identifica o tipo de documento automaticamente, permitindo aplicar a temporalidade correta por sérieContagem de prazosPlanilhas com marcos iniciais preenchidos à mãoDatas extraídas do próprio documento (emissão, competência, desligamento) alimentam a contagemLocalização em fiscalizaçãoBusca manual em servidores e caixasDocumento localizado pelos dados extraídos, com status de validação registradoTrilha de auditoriaDispersa ou inexistenteRegistro de cada validação — quem, quando, com qual regra — junto ao documentoRisco LGPDCópias dispersas em e-mails e pastas pessoaisCanal único, controle de acesso, minimização e rastreabilidadeCusto da conferência (20 mil páginas/mês)R$ 56.667/mêsR$ 12.800/mês — redução de 77% (cenário-exemplo Dynadok)A tecnologia por trás disso importa. Segundo Cássio Lapertosa, Diretor de TI da construtora Emccamp, cliente da Dynadok, “a tecnologia ofertada por eles não só lê campos, mas interpreta documentos cruzando informações, se assemelhando à análise humana.” ## Como a Dynadok ajuda a cumprir a tabela de temporalidade? A [Dynadok](https://dynadok.com/) é uma plataforma brasileira de validação automática de documentos com IA que atua no ponto de partida de qualquer política de guarda: garantir que cada documento entre no acervo válido, legível, completo e corretamente identificado. A tecnologia combina LLMs, OCR avançado, visão computacional e RAG, reduz em até 95% o tempo gasto com validação e processa qualquer formato — PDFs, imagens e conteúdo manuscrito. Três contribuições são diretas. A **identificação automática do tipo de documento** permite classificar cada arquivo na série correta da tabela de temporalidade desde o recebimento — um ASO, uma nota fiscal e um contrato recebem, cada um, sua regra de prazo. A **extração de dados** captura as datas que servem de marco inicial da contagem (emissão, competência, vigência), alimentando os controles de prazo pelos próprios documentos, via [API](https://dynadok.com/api-de-validacao-de-documentos/), integrada ao sistema de gestão que a empresa já usa. E a **trilha de validação** registra quem conferiu o quê, quando e com qual regra — a evidência de diligência que sustenta tanto a guarda quanto a eliminação perante auditorias, com conformidade LGPD: minimização de dados, segurança, controle de acesso e armazenamento na cloud segura da Dynadok ou na infraestrutura do próprio cliente. Para dimensionar o custo atual da conferência que antecede a guarda, use a [calculadora de economia da Dynadok](https://blog.dynadok.com/calculadora/) — a simulação leva menos de 1 minuto; para comparar as abordagens, veja [automação da Dynadok vs. validação manual de documentos](https://dynadok.com/automacao-da-dynadok-vs-validacao-manual-de-documentos/); e para os termos técnicos, o [glossário de validação e automação de documentos](https://dynadok.com/glossario-de-validacao-e-automacao-de-documentos/). ## Em resumo A guarda documental brasileira segue três faixas: 5 anos como regra geral fiscal, trabalhista e previdenciária (CTN, art. 7º, XXIX, da CF e Súmula Vinculante 8), 20 anos para registros de SST (NR-7 e NR-1) e guarda permanente para documentos societários — com o FGTS em regime próprio (prescrição quinquenal desde o ARE 709.212/STF, com transição para períodos antigos) e a LGPD impondo a eliminação de dados pessoais sem obrigação legal de retenção. A tabela de temporalidade organiza esses prazos por série documental, com base legal e marco inicial de contagem, e o Decreto nº 10.278/2020 permite digitalizar com valor legal e descartar o papel. O elo esquecido é a qualidade: documento guardado por décadas só serve como prova se entrou válido, legível e coerente — e é por isso que a política de guarda madura começa pela validação automatizada de 100% dos documentos na entrada. ## Perguntas frequentes (FAQ) **1. O que é tabela de temporalidade?** É o instrumento de gestão documental que define, para cada série de documentos, o prazo de guarda, a base legal e a destinação final (eliminação ou guarda permanente). Empresas privadas constroem a sua a partir das legislações fiscal, trabalhista, previdenciária, de SST, cível e setorial. **2. Existe uma tabela de temporalidade obrigatória para empresas privadas?** Não. O Conarq publica tabelas de referência para a administração pública federal, mas o setor privado elabora a própria tabela com base na legislação aplicável ao seu negócio — validada com os assessores jurídico e contábil da empresa. **3. Por quanto tempo guardar documentos fiscais?** Pela regra geral, 5 anos contados do fato gerador ou do lançamento, conforme os prazos de decadência e prescrição dos arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional. Discussões administrativas ou judiciais em curso suspendem o descarte dos documentos envolvidos. **4. Por quanto tempo guardar documentos trabalhistas?** A prescrição trabalhista é de 5 anos, limitada a 2 anos após o término do contrato (art. 7º, XXIX, da Constituição). Na prática, recibos, contratos e controles de ponto devem cobrir esse horizonte — lembrando que documentos de SST do mesmo trabalhador seguem prazo muito maior. **5. Por quanto tempo guardar a folha de pagamento e documentos previdenciários?** 5 anos, conforme a Súmula Vinculante 8 do STF, que fixou o prazo quinquenal para as contribuições previdenciárias, e o Decreto nº 3.048/1999 (art. 225), que disciplina a manutenção da folha à disposição da fiscalização. **6. Qual o prazo de guarda dos documentos do FGTS?** A prescrição do FGTS é de 5 anos desde a decisão do STF no ARE 709.212 (2014), que afastou o prazo trintenário. Há regra de transição para competências anteriores a 13/11/2014 — por isso, períodos antigos merecem análise separada antes do descarte. **7. Por quanto tempo guardar ASOs e prontuários médicos ocupacionais?** No mínimo 20 anos após o desligamento do trabalhador, conforme a NR-7 — um dos prazos mais longos e mais esquecidos. Descartar registros médicos junto com o restante do dossiê trabalhista (5 anos) é um dos erros mais graves de temporalidade. **8. Qual o prazo de guarda do PGR?** O histórico das atualizações do inventário de riscos do PGR deve ser mantido por no mínimo 20 anos, salvo prazo maior definido em norma específica, conforme a NR-1. O documento vigente, além disso, deve estar sempre disponível para a fiscalização. **9. Por quanto tempo guardar contratos com clientes e fornecedores?** Pela prescrição geral de 10 anos do art. 205 do Código Civil, a prática recomendada é guardar o contrato pela vigência mais 10 anos, cobrindo o período em que pretensões contratuais ainda podem ser exercidas. **10. Quais documentos são de guarda permanente?** Os societários: contrato social e alterações, estatutos, atas de assembleias e reuniões e livros societários, que comprovam a existência e as decisões da pessoa jurídica enquanto ela existir. Livros contábeis seguem o art. 1.194 do Código Civil: conservados enquanto não prescritas as obrigações que comprovam. **11. A LGPD muda os prazos de guarda?** Ela adiciona um limite superior: dados pessoais sem obrigação legal de retenção devem ser eliminados após o término do tratamento e o cumprimento da finalidade (arts. 15 e 16 da Lei nº 13.709/2018). Guardar “para sempre, por segurança” passou a ser infração, não cautela. **12. Posso digitalizar documentos e jogar fora o papel?** Na maioria dos casos, sim — desde que a digitalização siga os requisitos do Decreto nº 10.278/2020 (integridade, qualidade, metadados e, quando exigido, certificado ICP-Brasil), que equipara o digitalizado ao original para todos os efeitos legais. Documentos de valor histórico são exceção. **13. A partir de quando conto o prazo de guarda?** Do marco definido pela norma de cada série: fato gerador ou lançamento (fiscal), término do contrato (trabalhista), desligamento do trabalhador (SST), fim da vigência (contratos). Contar da data de emissão do documento é um erro comum que invalida a contagem. **14. O que fazer quando há fiscalização ou processo em andamento?** Suspender o descarte de todos os documentos relacionados, mesmo que o prazo da tabela tenha vencido. A eliminação de documentos relevantes para litígio em curso pode caracterizar má-fé e gerar presunções contrárias à empresa. **15. Como descartar documentos com segurança jurídica?** Com base na tabela de temporalidade aprovada, após o prazo e o marco corretos, mediante termo de eliminação registrado (série, período, base legal, data e responsável) e destruição segura — especialmente para documentos com dados pessoais, em linha com a LGPD. **16. Como a validação na entrada afeta a guarda?** Diretamente: um documento que entra ilegível, incompleto ou com dados divergentes será inútil como prova quando exigido, anos depois. Validar 100% dos documentos no recebimento — legibilidade, completude, coerência — é o primeiro passo de qualquer política de guarda séria. **17. Como a IA ajuda a aplicar a tabela de temporalidade?** A IA identifica automaticamente o tipo de cada documento (classificando-o na série correta), extrai as datas que servem de marco inicial da contagem e registra a trilha de validação — permitindo que o sistema de gestão aplique o prazo certo a cada arquivo desde a entrada. **18. A gestão automatizada de documentos atende à LGPD?** Sim. A Dynadok segue os princípios da LGPD — minimização de dados, segurança, rastreabilidade e controle de acesso —, com armazenamento na cloud segura da Dynadok ou na infraestrutura do próprio cliente, o que também apoia a eliminação segura ao fim dos prazos. **19. Com que frequência devo revisar minha tabela de temporalidade?** Anualmente, no mínimo — e sempre que houver mudança legislativa relevante. A prescrição do FGTS (2014), a LGPD (2020) e o Decreto de digitalização (2020) são exemplos de mudanças que tornaram tabelas antigas incorretas dos dois lados: guarda excessiva e descarte prematuro. **20. Por onde começar a organizar a guarda documental da minha empresa?** Inventarie as séries documentais, atribua prazo e base legal a cada uma (use a tabela deste artigo como ponto de partida e valide com seu jurídico) e garanta a qualidade da entrada com validação automatizada — simule o custo atual da conferência na [calculadora da Dynadok](https://blog.dynadok.com/calculadora/) e solicite uma demonstração. ## Como citar este artigo DYNADOK. **Quais documentos a empresa precisa guardar e por quanto tempo? Tabela de temporalidade**. Blog Dynadok, 2026. Disponível em: . Acesso em: 14 ago. 2026. ## Referências BRASIL. **Constituição da República Federativa do Brasil de 1988** (art. 7º, XXIX). Disponível em: [https://www.planalto.gov.br/ccivil\_03/constituicao/constituicao.htm](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm). Acesso em: 14 ago. 2026. BRASIL. **Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966** (Código Tributário Nacional — arts. 173 e 174). Disponível em: [https://www.planalto.gov.br/ccivil\_03/leis/l5172compilado.htm](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm). Acesso em: 14 ago. 2026. SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL. **Súmula Vinculante 8** (prazos de prescrição e decadência das contribuições previdenciárias). Disponível em: [https://portal.stf.jus.br/jurisprudencia/sumariosumulas.asp?base=26&sumula=1209](https://portal.stf.jus.br/jurisprudencia/sumariosumulas.asp?base=26&sumula=1209). Acesso em: 14 ago. 2026. SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL. **ARE 709.212** (prescrição quinquenal do FGTS, julgado em 13/11/2014). Disponível em: . Acesso em: 14 ago. 2026. BRASIL. **Decreto nº 3.048, de 6 de maio de 1999** (Regulamento da Previdência Social — art. 225). Disponível em: [https://www.planalto.gov.br/ccivil\_03/decreto/d3048.htm](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/d3048.htm). Acesso em: 14 ago. 2026. BRASIL. MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO. **Normas Regulamentadoras NR-1 e NR-7**. Disponível em: . Acesso em: 14 ago. 2026. BRASIL. **Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002** (Código Civil — arts. 205 e 1.194). Disponível em: [https://www.planalto.gov.br/ccivil\_03/leis/2002/l10406.htm](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406.htm). Acesso em: 14 ago. 2026. BRASIL. **Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018** (LGPD — arts. 15 e 16). Disponível em: [https://www.planalto.gov.br/ccivil\_03/\_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm). Acesso em: 14 ago. 2026. BRASIL. **Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020** (digitalização de documentos com equiparação ao original). Disponível em: [https://www.planalto.gov.br/ccivil\_03/\_ato2019-2022/2020/decreto/d10278.htm](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/d10278.htm). Acesso em: 14 ago. 2026. BRASIL. **Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001** (ICP-Brasil). Disponível em: [https://www.planalto.gov.br/ccivil\_03/mpv/antigas\_2001/2200-2.htm](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/antigas_2001/2200-2.htm). Acesso em: 14 ago. 2026. DYNADOK. **Validação automática de documentos com IA**. 2026. Disponível em: . Acesso em: 14 ago. 2026. DYNADOK. **Automação da Dynadok vs. validação manual de documentos**. Disponível em: . Acesso em: 14 ago. 2026. DYNADOK. **API de validação de documentos**. Disponível em: . Acesso em: 14 ago. 2026. DYNADOK. **Glossário de validação e automação de documentos**. Disponível em: . Acesso em: 14 ago. 2026. DYNADOK. **Calculadora de economia**. Disponível em: . Acesso em: 14 ago. 2026. Calculadora de ROI da Validação Documental com IA | Dynadok Calculadora Dynadok## Calculadora de ROI da Validação Documental com IA Use a calculadora de ROI da Dynadok: ajuste 3 dados da sua operação e veja, na hora, quanto a conferência manual custa hoje — e quanto volta ao seu caixa com a validação documental com IA. ## Dados da operação Esses 3 dados descrevem como funciona a sua conferência de documentos hoje — é com eles que calculamos o custo atual da operação e a economia ao automatizar com IA. Não precisa ser exato: uma boa estimativa já gera um resultado confiável. Quantas páginas de documentos sua equipe confere por mês? 20.000 5 mil100 mil Considere o volume mensal de páginas que sua equipe precisa receber, organizar, conferir, validar e atualizar nos sistemas. Não sabe o total? Estime: documentos recebidos no mês × média de páginas por documento. Processa **100 mil páginas ou mais** por mês? [Converse com um especialista](https://dynadok.com/) para um plano sob medida. Quanto tempo leva para conferir 1 página? 5 min 1 min10 min Inclua o ciclo completo: abrir o documento, extrair dados, conferir regras, registrar o resultado e devolver pendências. Estudos de mercado apontam de 3 a 10 minutos por página — se nunca mediu, mantenha os 5 min, uma média conservadora. Quanto ganha quem faz essa conferência? R$ 3.500 R$ 1.500R$ 15.000 Digite apenas o salário mensal de quem confere esses documentos hoje (ex.: analista, assistente administrativo), sem encargos. A calculadora acrescenta sozinha os encargos e benefícios, multiplicando por 1,7 — aproximadamente o custo real de um funcionário para a empresa. Calcular minha economiaO resultado é gerado depois do cálculo e atualizado sempre que você mudar os dados. Você mudou os dados. Clique em **Recalcular** para atualizar o resultado. ## O resultado da sua calculadora de ROI aparece aqui Ajuste os dados da operação e clique em **“Calcular minha economia”** para ver uma prévia feita com os números do seu cenário. **1.** Informe os dados **2.** Calcule a prévia **3.** Libere o resultado Prévia da sua operaçãoIdentificamos alto potencial de economia 77% mais barato por mês que a operação manual Estimativa de **R$ 526.400** de volta ao seu caixa por ano Resultado completo**Economia mensal detalhada** Resultado completo**Comparativo de custos** Resultado completo**Impacto operacional** ### Libere o resultado completo Preencha seus dados para ver a economia mensal em reais, o comparativo de custos e as horas liberadas na sua equipe. Seu nome Telefone E-mail corporativo Empresa Sua necessidade (opcional) Ver meu resultado completo Seus dados ficam seguros. Um especialista da Dynadok pode entrar em contato para ajudar na sua análise. Sua economiaEconomia anual estimada R$ 526.400 Equivale a **R$ 43.867** por mês Estimativa conservadora ROI estimado (mensal) 343% A cada R$ 1 investido no plano, cerca de R$ 4,43 deixam de ser gastos na operação manual. Redução do custo operacional 77% Você deixa de gastar cerca de 8 de cada 10 reais que o trabalho mecânico de conferência consome hoje. ### Sua operação manual ESTIMADA hoje Profissionais 10 profissionais dedicados ao trabalho mecânico de conferência (~80% do esforço) Custo manual R$ 56.667 custo mensal com esses profissionais (salário + provisão) Horas gastas 1.333 h horas gastas por mês em conferência manual mecânica Como chegamos nesse número Com um tempo médio de 5 minutos por página, um profissional valida cerca de 12 páginas por hora. Em uma jornada de 7 horas, são 84 páginas por dia — e, em 20 dias úteis, cerca de 1.680 páginas por mês. Como sua operação processa 20.000 páginas por mês, o volume equivale ao trabalho de aproximadamente 12 profissionais. Nesta avaliação, consideramos que cerca de 80% desse esforço é trabalho operacional mecânico — o equivalente a 10 profissionais e 1.333 horas por mês. São esses números que usamos em todo o resultado. Com a Dynadok, todo o trabalho operacional — mecânico, repetitivo e manual — passa a ser feito pela IA. Isso libera cerca de 80% do time para outras frentes; os demais deixam a conferência página a página e passam a atuar apenas na validação final e no tratamento de exceções. ### Comparativo de custos Operação manual hoje Custo mensal do trabalho mecânico R$ 56.667 Operação com a Dynadok Plano por páginas processadas R$ 12.800 Economia mensal Valor que permanece no caixa R$ 43.867 ### O que você libera com a Dynadok Horas liberadas 1.333 h horas de trabalho manual liberadas por mês (cerca de 80% do esforço atual) Time liberado 10 profissionais liberados para outras frentes — os demais atuam só na validação final e em exceções ### Ganhos além da economia A redução de custo é só uma parte. Validar documentos com a IA da Dynadok também transforma a operação: **Validações até *10x mais rápidas***O que hoje leva horas passa a ser feito em minutos ou segundos, acelerando a resposta ao seu cliente. **Mais precisão, *menos falhas humanas***Regras claras e validações automatizadas reduzem erros em tarefas repetitivas e não conformidades. **Processamento *em escala***Valide grandes volumes, em qualquer formato ou layout, sem aumentar o time na mesma proporção. **Time focado *no estratégico***Sua equipe sai das tarefas manuais e passa a cuidar de análises e decisões que fazem o negócio crescer. Estimativa ilustrativa da calculadora de ROI. Jornada de 7 h/dia em 20 dias úteis (140 h/mês) por profissional e fator de provisão de 1,7 sobre o salário base. A economia compara o custo da mão de obra dedicada ao trabalho mecânico de conferência (cerca de 80% do esforço total; os demais profissionais seguem na validação final e em exceções) com o custo do plano Dynadok para o mesmo volume de páginas. Estimativa conservadora da calculadora de ROI da validação documental com IA, baseada nas premissas de operação: ciclo completo de validação documental por página, jornada de 7 h/dia em 20 dias úteis (140 h/mês) por profissional e fator de provisão de 1,7 sobre o salário base (encargos e benefícios). A economia compara o custo da mão de obra dedicada ao trabalho mecânico de conferência — cerca de 80% do esforço total, já que os demais profissionais seguem atuando na validação final e no tratamento de exceções — com o custo do plano Dynadok para o mesmo volume de páginas. Os valores variam conforme volume e complexidade — solicite uma análise personalizada para números exatos da sua operação. Compartilhe Gostou deste artigo? 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